Про затвердження Положення про порядок підготовки, планування та проведення закупівель товарів, робіт і послуг виконавчим комітетом, виконавчими органами, комунальними підприємствами, установами, організаціями Миколаївської міської ради - Розпорядження міського голови

МИКОЛАЇВСЬКИЙ МІСЬКИЙ ГОЛОВА

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

Миколаїв

від 27 березня 2024 № 62р

Про затвердження Положення про порядок підготовки,
планування та проведення закупівель товарів, робіт і
послуг виконавчим комітетом, виконавчими органами,
комунальними підприємствами, установами, організаціями
Миколаївської міської ради

З метою підвищення виконавської дисципліни, економічного та раціонального витрачання коштів Миколаївської міської територіальної громади, оптимізації закупівельної діяльності та уніфікації процесу оформлення заявок на потребу у закупівлях виконавчого комітету, виконавчих органів, комунальних підприємств, установ, організацій Миколаївської міської ради, керуючись ст. 42 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»:

1. Затвердити Положення про порядок підготовки, планування та проведення закупівель товарів, робіт і послуг виконавчим комітетом, виконавчими органами, комунальними підприємствами, установами, організаціями Миколаївської міської ради (додається).

2. Визнати таким, що втратило чинність, розпорядження Миколаївського міського голови від 26.11.2021 № 395р «Про затвердження Положення про порядок підготовки, узгодження, планування та проведення закупівель товарів, робіт і послуг виконавчим комітетом та виконавчими органами Миколаївської міської ради» з доповненнями, внесеними розпорядженням Миколаївського міського голови від 01.09.2023 № 188р «Про внесення доповнення до розпорядження Миколаївського міського голови від 26.11.2021 № 395р «Про затвердження Положення про порядок підготовки, узгодження, планування та проведення закупівель товарів, робіт і послуг виконавчим комітетом та виконавчими органами Миколаївської міської ради».

3. Контроль за виконанням даного розпорядження покласти на міського голову, заступників міського голови відповідно до розподілу обов'язків.

Міський голова О. СЄНКЕВИЧ

ЗАТВЕРДЖЕНО

розпорядження міського голови

від 27 березня 2024

№ 62р

ПОЛОЖЕННЯ

про порядок підготовки, планування та проведення

закупівель товарів, робіт і послуг виконавчим комітетом, виконавчими органами, комунальними підприємствами, установами, організаціями Миколаївської міської ради

1. Загальні положення

1.1. Положення про порядок підготовки, планування та проведення закупівель товарів, робіт і послуг виконавчим комітетом, виконавчими органами, комунальними підприємствами, установами, організаціями Миколаївської міської ради (далі – Положення) встановлює загальний порядок підготовки, планування та проведення закупівель товарів, робіт і послуг виконавчим комітетом, виконавчими органами, комунальними підприємствами, установами, організаціями Миколаївської міської ради.

1.2. Скорочення:

CMR – міжнародна товарно-транспортна накладна;

ДБН – державні будівельні норми;

ДВФКНПК – департамент внутрішнього фінансового контролю, нагляду та протидії корупції Миколаївської міської ради;

НД – нормативний документ;

РП – річний план, план;

ВК/ВО – виконком/виконавчий орган Миколаївської міської ради;

КП (У,О) – комунальні підприємства, установи, організації (у тому числі, що підпорядковані головним розпорядникам бюджетних коштів) Миколаївської міської ради;

УО – уповноважена особа;

ТМЦ – товарно-матеріальні цінності;

ТТН – товарно-транспортна накладна;

ДКСУ – державна казначейська служба України;

Закон – Закон України «Про публічні закупівлі»;

Особливості - Особливості здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України “Про публічні закупівлі”, на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (в редакції постанови Кабінету Міністрів України від 12.05.2023 № 471);

Інструкція П-6 – «Інструкція про порядок приймання продукції виробничо-технічного призначення та товарів народного споживання за кількістю»;

Інструкція П-7 – «Інструкція про порядок приймання продукції виробничо-технічного призначення та товарів народного споживання за якістю»;

ДСТУ – державні стандарти України.

1.3. У цьому Положенні наведені нижче терміни вживаються у такому значенні:

Аварійна (термінова) заявка - це письмова заявка, яка готується та використовується ВК/ВО, КП (У,О) у разі виникнення надзвичайних, аварійних, непередбачених ситуацій.

Акт – документ, що відображає результати проведеного комісійного приймання.

Візуальний огляд – контроль, здійснюваний в основному за допомогою органів чуття і, в разі необхідності, засобів контролю, номенклатура яких встановлена відповідною документацією.

Вхідний контроль – здійснення контролю за ТМЦ, що надходять від Постачальника, для визначення відповідності встановленим вимогам щодо кількості, якості, комплектності, асортименту та придатності ТМЦ для використання з тією ціллю, з якою їх придбали, з метою недопущення отримання ТМЦ, що не відповідають технічним умовам та/або завданням, специфікаціям, умовам укладених Договорів, супровідним документам, встановленим ДСТУ, іншим НД.

Договір про закупівлю/Договір – господарський Договір, що укладається між замовником і учасником за результатами проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі, а на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування на умовах, передбачених Особливостями, та передбачає платне надання послуг, виконання робіт або придбання товару.

Замовники - ВК/ВО, КП (У,О), які здійснюють закупівлі товарів, робіт і послуг відповідно до Закону та Особливостей.

Заявка про потребу у закупівлі – документ, що складається замовником, в якому зазначається інформація, у т. ч. щодо:

- найменування предмета закупівлі (з вказанням всіх номенклатурних позицій товарів, послуг, необхідних для закупівлі);

- обґрунтування необхідності здійснення закупівлі;

- кількість товарів (фізична одиниця виміру), робіт чи послуг, технічні, якісні характеристики предмета закупівлі;

- обґрунтування кількісних, технічних та якісних характеристик предмета закупівлі;

- джерело фінансування;

- код предмета закупівлі відповідно до діючого державного класифікатора, код КПКВК тощо;

- розмір бюджетного призначення за кошторисом або очікувана вартість закупівлі (з належним обґрунтуванням проведених розрахунків).

Комісія – уповноважена група осіб, що здійснює колегіальне (комісійне) приймання ТМЦ або виконаних робіт/послуг, у разі виявлення будь-яких недоліків.

Коригувальні заходи – дії, спрямовані на усунення причини виявленої невідповідності.

Невідповідність – невиконання визначених вимог (стандартів, технічних умов, інструкцій, умов Договорів).

Нормативний документ – документ, який встановлює правила, загальні принципи або характеристики, що стосуються різноманітних видів діяльності або їх результатів.

Послуги – будь-який предмет закупівлі, крім товарів і робіт, зокрема транспортні послуги, освоєння технологій, наукові дослідження, науково-дослідні або дослідно-конструкторські розробки, медичне та побутове обслуговування, найм (оренда), лізинг, а також фінансові та консультаційні послуги, поточний ремонт, поточний ремонт з розробленням проєктної документації.

Предмет закупівлі – товари, роботи чи послуги, що закуповуються замовником у межах єдиної процедури закупівлі або в межах проведення спрощеної закупівлі, щодо яких учасникам дозволяється подавати тендерні пропозиції/пропозиції або пропозиції на переговорах (у разі застосування переговорної процедури закупівлі). Предмет закупівлі визначається замовником у порядку, встановленому центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері публічних закупівель, із застосуванням Єдиного закупівельного словника, затвердженого у встановленому законодавством порядку.

Приховані роботи – будівельні роботи, результати яких закриваються подальшими роботами і потребують перед цим підтвердження їх відповідності вимогам проєктної документації.

Проєктна документація на будівництво/проєктна документація – документація, що складається з креслень, графічних та текстових матеріалів, інженерних та кошторисних розрахунків, які визначають містобудівні, об’ємно-планувальні, архітектурні, конструктивні, технічні та технологічні рішення, вартісні показники конкретного об’єкта будівництва. Її надають для проведення експертизи для визначення її відповідності вимогам законодавства України у сфері будівництва, будівельних норм і правил та нормативних документів.

Роботи – розроблення проєктної документації, науково-проєктної документації на реставрацію пам’яток архітектури та містобудування, будівництво нових, розширення, реконструкція, капітальний ремонт та реставрація існуючих об’єктів і споруд виробничого та невиробничого призначення, роботи з будівництва об’єктів з розробленням проєктної документації, роботи з нормування в будівництві, геологорозвідувальні роботи, технічне переоснащення діючих підприємств та супровідні роботам послуги, у тому числі геодезичні роботи, буріння, сейсмічні дослідження, аеро- і супутникова фотозйомка та інші послуги, що включаються до кошторисної вартості робіт, якщо вартість таких послуг не перевищує вартості самих робіт.

Товари – продукція, об’єкти будь-якого виду та призначення, у тому числі сировина, вироби, устаткування, технології, предмети у твердому, рідкому і газоподібному стані, а також послуги, пов’язані з постачанням таких товарів, якщо вартість таких послуг не перевищує вартості самих товарів.

Технічне завдання на закупівлю - документ, що складається замовником, в якому зазначається інформація, передбачена п. 2.7 даного Положення.

Якість продукції – сукупність властивостей продукції, які обумовлюють її придатність задовольнити певні потреби відповідно до її призначення.

1.4. Обмін документами в рамках цього Положення здійснюється у відповідності до Інструкції з діловодства в електронній формі в Миколаївській міській раді та її виконавчих органах, затвердженої розпорядженням Миколаївського міського голови від 14.08.2019 № 249р, а у випадках технічної несправності системи електронного документообігу згідно з Інструкцією з діловодства в Миколаївській міській раді та її виконавчих органах, затвердженою розпорядженням Миколаївського міського голови від 14.08.2019 № 249р.

2. Механізм визначення потреби в закупівлі

2.1. Функції замовників при формуванні заявок про потребу в закупівлі:

2.1.1. проведення комплексу заходів щодо визначення необхідних видів і обсягів товарів, робіт та послуг, що підлягають закупівлі;

2.1.2. надання проєкту РП закупівель разом з проєктом технічного завдання та проєктом Договору про закупівлю, узгоджених керівником замовника, для контрольної перевірки до ДВФКНПК за 14 (чотирнадцять) робочих днів перед формуванням РП закупівель в електронній системі закупівель;

2.1.3. надання для контрольної перевірки до ДВФКНПК заявок на внесення змін до РП закупівель протягом 5 робочих днів з моменту виникнення додаткової потреби у закупівлях;

2.1.4. для контрольної перевірки до ДВФКНПК надаються проєкти РП закупівель та заявки на внесення змін до РП закупівель, по закупівлях, вартість яких дорівнює або перевищує 50 тисяч гривень;

2.1.5. у разі надання для контрольної перевірки до ДВФКНПК проєктів РП закупівель та заявок на внесення змін до РП закупівель, по закупівлях, вартість яких є меншою, ніж 50 тисяч гривень, ДВФКНПК залишає надані документи без розгляду, без додаткового повідомлення замовника про залишення документів без розгляду;

2.1.6. здійснення вибору процедури закупівлі;

2.1.7. інші функції, передбачені Законом.

2.2. Функції ДВФКНПК при формуванні замовниками заявок про потребу в закупівлях, вартість яких дорівнює або перевищує 50 тисяч гривень:

2.2.1. вибіркова контрольна перевірка (у т.ч. перевірка правильності визначення потреби та очікуваної вартості предмета закупівлі), проєктів РП закупівель замовників протягом 7 робочих днів з дня, наступного за днем отримання такого проєкту РП (аварійна (термінова) заявка розглядається ДВФКНКП протягом 3 робочих днів з дня, наступного за днем отримання заявки):

2.2.1.1. у разі наявності зауважень, ДВФКНПК повертає такий проєкт РП на доопрацювання замовнику (про наявність або відсутність зауважень складається відповідний висновок ДВФКНПК, за формою, передбаченою у додатках до цього Положення);

2.2.1.2. замовник протягом 5 робочих днів з дня, наступного за днем отримання відповідного висновку, усуває зауваження та повідомляє (письмово) ДВФКНПК про прийняття та узгодження правок згідно з наданими зауваженнями, або у випадку незгоди із зауваженнями, ініціює розгляд таких зауважень у профільного заступника міського голови в найкоротший термін, за участі ДВФКНПК, про що повідомляє ДВФКНПК у строк, не пізніше 2 робочих днів до дати розгляду.

За результатами розгляду зауважень профільним заступником міського голови, у разі прийняття позиції замовника, на відповідній заявці про потребу у закупівлі/аварійній (терміновій) заявці накладається резолюція з грифом «Погоджено», що надає замовнику право проводити закупівлю.

У разі прийняття позиції ДВФКНПК, профільним заступником міського голови накладається резолюція з грифом «На доопрацювання», що вказує на необхідність надання замовником повторної заявки до ДВФКНПК у відповідності до вимог п. 2.1 р. 2 цього Положення, з урахуванням зауважень, наданих ДВФКНПК.

2.2.1.3. замовники, які мають зауваження до відповідного висновку ДВФКНПК, але не ініціювали їх розгляд у профільного заступника міського голови, протягом 7 робочих днів з дня, наступного за днем отримання відповідного висновку, подають до ДВФКНПК заяву із зазначенням своїх заперечень, доводів і міркувань.

2.2.1.4. ДВФКНПК, протягом 7 робочих днів з дня, наступного за днем отримання такої заяви, розглядає її та повідомляє замовника про прийняті за її розглядом висновки.

2.2.1.5. у разі необрання до контрольної перевірки проєкту РП закупівлі, ДВФКНПК письмово повідомляє про це замовника протягом 7 робочих днів з дня, наступного за днем отримання такого проєкту РП;

2.2.1.6. термін дії висновку ДВФКНПК щодо контрольної перевірки проєкту річного плану (плану) закупівлі (про відсутність зауважень) складає 25 робочих днів з дати реєстрації такого висновку.

2.2.1.7. у разі, якщо замовником до закінчення терміну дії висновку ДВФКНПК не розпочато проведення закупівлі, замовник повторно здійснює заходи, передбачені п. 2.1 даного Положення.

2.3. У якості підстави для планування закупівель товарів, робіт та послуг використовують наступні види заявок:

2.3.1. планова заявка використовується для планування закупівель товарів, робіт і послуг на підставі наявної потреби у закупівлі в ході здійснення господарського забезпечення;

2.3.2. заявка про зміни використовується для внесення змін у оприлюднений РП закупівель товарів, робіт і послуг на підставі обґрунтованих змін наявної потреби у закупівлі;

2.3.3. аварійна (термінова) заявка використовується у разі виникнення надзвичайних, аварійних чи непередбачених ситуацій, у зв’язку з якими виникає потреба у проведенні термінової закупівлі.

2.4. Аварійна (термінова) заявка може бути оформлена тільки за наявності підстав, визначених Законом.

2.4.1. У разі виникнення аварійної ситуації замовник складає аварійну (термінову) заявку з належним обґрунтуванням терміновості проведення такої закупівлі, кількісних, технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, бажаного постачальника (у разі укладання прямого договору) та направляє її на узгодження профільному заступнику міського голови.

2.4.2. У разі накладення профільним заступником міського голови підпису з резолюцією «погоджено» дана аварійна (термінова) заявка направляється до ДВФКНПК для відпрацювання в рамках вимог пп. 2.2.1 п. 2.2 даного Положення.

2.4.3. У разі негативної резолюції профільного заступника міського голови, аварійна заявка не розглядається ДВФКНПК.

2.5. Забороняється придбання товарів, робіт і послуг до/без проведення процедур закупівель/спрощених закупівель, визначених Законом, а також укладення Договорів про закупівлю, які передбачають оплату замовником товарів, робіт і послуг до/без проведення процедур закупівель/спрощених закупівель, визначених Законом. Замовник не має права ділити предмет закупівлі на частини з метою уникнення проведення процедури відкритих торгів/спрощених закупівель або застосування цього Закону, зокрема положень ч.3 ст. 10 цього Закону.

2.6. Забороняється придбання товарів, робіт і послуг до/без проведення процедури закупівлі відкриті торги з особливостями/використання електронного каталогу (у разі закупівлі товару), та укладення договорів про закупівлю, які передбачають оплату замовником товарів, робіт і послуг до/без проведення процедури закупівлі відкриті торги з особливостями/використання електронного каталогу (у разі закупівлі товару), крім випадків, передбачених п.п. 9 і 13 Особливостей. Замовник не має права ділити предмет закупівлі на частини з метою уникнення проведення процедури закупівлі відкриті торги з особливостями/використання електронного каталогу (у разі закупівлі товару) (на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування).

2.7. Технічне завдання на закупівлю товарів, робіт чи послуг повинно містити:

2.7.1. найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код замовника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань, його категорія;

2.7.2. назву предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником (у разі поділу на лоти такі відомості повинні зазначатися стосовно кожного лота) та назви відповідних класифікаторів предмета закупівлі і частин предмета закупівлі (лотів) (за наявності);

2.7.3. кількість та місце поставки товарів, обсяг і місце виконання робіт чи надання послуг (з належним обґрунтуванням наведених показників);

2.7.4. умови та строк поставки товарів, виконання робіт, надання послуг;

2.7.5. очікувану вартість предмета закупівлі та/або розмір бюджетного призначення (з належним обґрунтуванням наведених показників);

2.7.6. умови оплати;

2.7.7. гарантійний строк;

2.7.8. розмір, вид та умови надання забезпечення тендерних пропозицій (якщо замовник вимагає його надати);

2.7.9. математичну формулу для розрахунку приведеної ціни (у разі її застосування);

2.7.10. підтвердження визначення очікуваної вартості/розміру бюджетного призначення, з обов’язковим обґрунтуванням технічних/якісних/кількісних характеристик предмета закупівлі та додаванням підтверджуючих документів (розрахунків).

2.7.11. Параметри ТМЦ, що закуповуються, повинні містити достатню інформацію про технологічні і технічні особливості («ДСТУ», «ТУ», креслення, каталожний номер), розміри, кількість ТМЦ та іншу інформацію, необхідну для якісного опрацювання заявки.

2.7.12. Параметри робіт/послуг, що закуповуються, повинні містити: короткий опис суті необхідних робіт/послуг, терміни і період виконання робіт/послуг, переліки та обсяги робіт (дефектний акт, кошторисні розрахунки тощо), найменування документів, яким повинна відповідати якість виконаних робіт/послуг (при наявності), загальну кошторисну вартість, наявність бюджету фінансування тощо.

2.7.13. У технічному завданні на закупівлю товарів, робіт чи послуг може зазначатися інша інформація, яка підтверджує обґрунтованість визначення потреби в закупівлі товарів, робіт чи послуг та очікуваної вартості та/або розміру бюджетного призначення.

2.7.14. Технічні вимоги до предмета закупівлі та/або кваліфікаційні вимоги до учасників процедури закупівлі зі способами їх підтвердження можуть також зазначатися в окремому документі, який буде публікуватися одночасно з оголошенням про проведення закупівель (документація закупівель). Вказані вимоги не повинні носити дискримінаційний характер та сприяти зниженню конкуренції. У разі, якщо технічні вимоги обґрунтовано містять посилання на конкретні торговельну марку чи фірму, джерело походження товару або виробника, має бути зазначено «або еквівалент».

2.7.15. Відповідальність за своєчасне надання достовірної інформації та повного комплекту документів за заявками на потребу в закупівлі товарів, робіт чи послуг несе замовник.

3. Планування та проведення закупівель

3.1. Закупівля здійснюється УО відповідно до РП закупівель, які безоплатно оприлюднюються на вебпорталі уповноваженого органу з питань закупівель.

3.2. Закупівля може починатися тільки після оприлюднення УО РП закупівель та змін до нього в електронній системі закупівель.

3.3. РП формується УО на підставі і в межах затверджених заявок на потребу у закупівлі товарів, робіт чи послуг, необхідних для реалізації затверджених планових задач, у тому числі:

3.3.1. виробничих програм (з урахуванням усіх закупівель, які формують кошторис витрат на проведення виробничої та адміністративно-господарської діяльності);

3.3.2. ремонтних програм (планів ремонтів і технічного обслуговування);

3.3.3. інвестиційних програм;

3.3.4. інших програм і планів, спрямованих на реалізацію потреб.

3.4. Корегування затвердженого РП може здійснюватися:

3.4.1. у зв’язку з корегуванням інвестиційної, ремонтної, виробничої, інших програм і заходів;

3.4.2. у зв’язку з обґрунтованими змінами потреб у товарах, роботах чи послугах;

3.4.3. у зв’язку зі змінами в обсягах фінансування.

3.5. Корегування РП проводиться тільки після надання заявки на корегування РП та доповідної записки замовника, в якій вказуються об’єктивні причини внесення змін із зазначенням заходів, вжитих для недопущення подібних ситуацій у майбутньому, до ДВФКНПК та узгодження з профільним заступником міського голови.

3.6. Закупівлі здійснюються відповідно до Закону, Особливостей (на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування), інших нормативно-правових актів, які регулюють процедури закупівель, рішень Миколаївської міської ради та виконавчого комітету Миколаївської міської ради, розпоряджень/доручень Миколаївського міського голови.

3.6.1. Відкриті торги – основна процедура закупівель, здійснюється відповідно до Закону.

3.6.2. Конкурентний діалог, переговорна процедура закупівлі здійснюються відповідно до Закону.

3.6.3. Торги з обмеженою участю є однією з процедур закупівель, проводяться в два етапи та застосовуються у разі потреби попередньої перевірки кваліфікації учасників шляхом проведення кваліфікаційного відбору та якщо оголошення про проведення торгів з обмеженою участю оприлюднюється відповідно до ч. 3 ст. 10 Закону.

3.6.4. Спрощена закупівля – закупівля, яка здійснюється у разі, якщо вартість предмета закупівлі товару (товарів), послуги (послуг) менше ніж 200 тисяч гривень, а робіт – 1,5 мільйона гривень (для замовників, визначених у пп. 1-3 ч. 1 ст. 2 Закону) / якщо вартість предмета закупівлі товару (товарів), послуги (послуг) менше ніж 1 мільйон гривень, а робіт – 5 мільйонів гривень (для замовників, визначених у п. 4 ч. 1 ст. 2 Закону).

3.6.5. Допорогова закупівля – закупівля, якщо вартість предмета закупівлі товару (товарів), послуги (послуг) та робіт не більше ніж 50 тисяч гривень.

3.6.6. Відкриті торги з особливостями – процедура закупівлі товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту, предмет закупівлі яких визначається відповідно до п. 3 р. II Порядку визначення предмета закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 15.04.2020 № 708 (далі - послуги з поточного ремонту), вартість яких становить або перевищує 100 тисяч гривень, послуг з поточного ремонту, вартість яких становить або перевищує 200 тисяч гривень, робіт, вартість яких становить або перевищує 1,5 мільйона гривень (застосовується на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, з урахуванням Особливостей).

3.6.7. Використання електронного каталогу – закупівля товарів, вартість яких становить або перевищує 100 тисяч гривень (застосовується на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, з урахуванням Особливостей).

3.6.8. Здійснення закупівель шляхом застосування відкритих торгів з особливостями або шляхом використання електронного каталогу для закупівлі товарів з урахуванням певних вартісних меж на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування відбувається відповідно до вимог Особливостей та Координаційних заходів щодо проведення публічних закупівель комунальними підприємствами, установами, організаціями та виконавчими органами Миколаївської міської ради, затверджених рішенням виконавчого комітету Миколаївської міської ради від 10.04.2023 № 202 (з урахуванням доповнення, внесеного рішенням виконавчого комітету Миколаївської міської ради від 22.11.2023 № 1364).

3.7. Замовники після проведення процедур закупівель/спрощених процедур оприлюднюють укладені Договори та всі додатки до них через електронну систему закупівель.

4. Підготовка, узгодження проєктів Договорів про закупівлю

4.1. УО самостійно готує або звертається до фахівців замовника з метою підготовки проєкту договору про закупівлю до оголошення закупівлі (незалежно від різновиду такої закупівлі), який узгоджується із уповноваженим спеціалістом замовника, що відповідає за юридичну роботу (в частині Договірних відносин), із уповноваженим спеціалістом замовника, що відповідає за ведення бухгалтерського обліку (в частині узгодження проєкту договору про закупівлю у відповідності до вимог ДКСУ) іншими профільними спеціалістами (за необхідності) також до оголошення закупівлі (незалежно від різновиду такої закупівлі).

4.2. Підписаний, зі сторони учасника закупівлі, проєкт договору про закупівлю, який отримується фахівцями замовника, візується в УО, перевіряється та візується спеціалістом замовника, що відповідає за юридичну роботу (в частині Договірних відносин), уповноваженим спеціалістом замовника, що відповідає за ведення бухгалтерського обліку (в частині відповідності проєкту договору про закупівлю вимогам ДКСУ). Після проведення всіх вищезазначених процедур, Договір надається до уповноваженої на підписання Договорів особи замовника на підпис.

Усі Договори, додаткові угоди та додатки в обов’язковому порядку повинні проходити внутрішню реєстрацію у замовника, що їх укладає перед проведенням закупівлі за винятком випадків укладення додаткових угод, у відповідності до проведених закупівель у випадках, передбачених Законом. Такі додаткові угоди реєструються після їх отримання замовником та проходження процедур, передбачених п. 4.2 цього Положення.

4.3. Замовник після підписання договору уповноваженою на підписання Договорів особою замовника направляє Договір на реєстрацію до ДКСУ.

4.4. Після реєстрації договору в ДКСУ замовник направляє контрагенту другий примірник підписаного договору та заявку на постачання товарів, робіт чи послуг в порядку передбаченому договором.

5. Вхідний контроль та приймання ТМЦ

5.1. Загальні Положення:

5.1.1. Основною метою вхідного контролю є попередження надходження до замовника невідповідних за кількістю, якістю та комплектністю ТМЦ.

5.1.2. Замовники мають самостійно розробити та затвердити на підприємстві (в організації/установі) нормативний документ, що встановлюватиме порядок організації вхідного контролю та приймання ТМЦ.

5.1.3. Завданнями вхідного контролю є:

- своєчасне вжиття заходів згідно з Інструкцією П-6 або умовами Договору в разі виявлення невідповідності фактичної кількості ТМЦ, даним зазначеним вантажовідправником;

- своєчасне вжиття заходів згідно з інструкцією П-7 або умовами Договору, в разі виявлення ТМЦ, що не відповідає за якістю або комплектністю вимогам нормативної документації або Договору;

- ведення обліку та аналіз даних про фактичний рівень якості отриманих ТМЦ.

5.1.4. У загальному порядку приймання ТМЦ по кількості, комплектності та якості здійснюють співробітники замовника, відповідальні за приймання, складування, зберігання та видачу ТМЦ.

5.1.5. У разі виявлення недоліків щодо кількості, комплектності або якості ТМЦ під час приймання створюється комісія.

5.1.6. Вхідний контроль ТМЦ, які надходять до замовника, проводять відповідно до вимог наступних документів:

- договору та додатків до нього на поставку ТМЦ (є основним документом, згідно з яким здійснюється приймання ТМЦ за кількістю, комплектністю та якістю, у випадку якщо в ньому прописані правила такого приймання);

- ДСТУ 9027:2020 Системи управління якістю. Настанови щодо вхідного контролю продукції;

- Інструкція П-6;

- Інструкція П-7;

- інші документи, в яких викладені правила приймання ТМЦ за кількістю, комплектністю та якістю.

5.1.7. Вхідний контроль комісійно здійснюється за участі наступних осіб:

- представник замовника, який ініціював закупівлю ТМЦ (у випадках виявлення недоліків по комплектності або якості);

- представники замовника, які приймають, складають, зберігають та видають ТМЦ;

- представник замовника, що використовує ТМЦ (у випадках виявлення недоліків по якості);

- представник незалежної фахової (експертної) організації або торгово-промислової палати (у разі необхідності та/або випадках, коли це передбачено умовами Договору);

- представник ДВФКНПК (необов’язково, за рішенням ДВФКНПК);

- інші технічні фахівці (у разі необхідності, у випадках, якщо вони передбачені штатним розписом замовника.

5.1.8. Для проведення вхідного контролю ТМЦ, безпосередньо в ВК/ВО, КП (У,О), керівник призначає відповідальну за вхідний контроль посадову особу розпорядженням (наказом) або вносить зміни до посадової інструкції з обов’язковим встановленням додаткової відповідальності за несвоєчасне надання інформації до ДВФКНПК згідно з п. 5.2.1 цього Положення.

5.1.9. Про дату та час проведення приймання ТМЦ, відповідальна посадова особа замовника повідомляє членів комісії, не пізніше 15:00 доби, що передує добі приймання, за винятком випадків (обґрунтованих) необхідності термінового приймання, у такому разі строк може бути зменшено;

5.1.10. Для ТМЦ, вхідний контроль яких, крім візуального, передбачає інший вид контролю, замовник, який є споживачем ТМЦ, самостійно, у разі необхідності, розробляє методики вхідного контролю для внутрішнього користування.

Методики повинні включати наступні розділи:

- перелік супровідної документації;

- спосіб маркування та складування;

- характеристики (комплектність, габарити, хімічний склад, щільність тощо) і нормативні документи, якими вони визначені;

- спосіб контролю (візуальний огляд, випробування, лабораторний аналіз, виміри, розрахунки, суцільний, вибірковий тощо) і можливість його проведення в умовах складування ТМЦ;

- спосіб відбору зразків (проб) і обсяг вибірки або проби відповідно до вимог НД і/чи Договорів (контрактів);

- спосіб визначення кількості.

5.1.11. Відповідальність за виконання вхідного контролю покладається на відповідальну особу, а у випадку виявлення недоліків та комісійного приймання ТМЦ, на всіх членів комісії, які беруть участь у прийманні ТМЦ, призначених за розпорядчим документом замовника.

5.1.12. Представники ДВФКНПК здійснюють вибірковий контроль за належною роботою співробітників замовника, відповідальних за приймання, складування, зберігання та видачу ТМЦ або комісії і мають право бути присутніми під час приймання будь-яких ТМЦ, що надходять на адресу замовників.

5.2. Організація і порядок проведення вхідного контролю ТМЦ:

5.2.1. Кожну декаду замовники формують перелік ТМЦ, приймання яких буде проводитися в наступній декаді місяця, і направляють його електронною поштою на адресу ДВФКНПК, стосовно ТМЦ приймання яких неможливо спрогнозувати на декаду, інформування ДВФКНПК у тому ж порядку здійснюється не пізніше ніж за 1 (одну) добу до приймання.

До зазначеного переліку необхідно включати усі поставки ТМЦ вартістю від 30 000,00 (тридцять тисяч гривень 00 коп.) грн за предметом закупівлі.

5.2.2. Приймання ТМЦ за кількістю та комплектністю здійснюється у день доставки таких ТМЦ, якщо інше не передбачено умовами Договору. За якістю ТМЦ можуть прийматися як в день доставки, так і після надходження ТМЦ на адресу замовника.

Зазначені умови діють лише у випадку доставки ТМЦ постачальником (його представником) на склад замовника.

У випадку самовивозу, за кількість, асортимент та якість, як правило, відповідає уповноважена особа, що отримувала ТМЦ на складі постачальника (або на інших умовах вказаних у Договорі).

5.2.3. Функція координації роботи комісії покладається на керівника замовника – організатора з приймання ТМЦ, що постачаються.

5.2.4. Керівник замовника, в якому проходить вхідний контроль ТМЦ, під час комісійного приймання ТМЦ організовує проведення необхідних для контролю операцій (розтин тари, вивантаження, кантування, зачистка обладнання тощо).

5.2.5. Перед проведенням вхідного контролю ТМЦ, замовник надає комісії наступні документи:

- копію Договору і специфікації;

- видаткові та транспортні документи на ТМЦ (накладна, ТТН, CMR, коносамент, у разі відсутності документа на продукцію, що надходить по імпорту – копія інвойсу);

- оригінал або завірену постачальником копію документа підприємства-виготовлювача (за наявності);

- документи, що підтверджують якість та безпечність товару (декларація про відповідність, сертифікат якості, паспорт на виріб, сертифікат відповідності, гігієнічний висновок тощо);

- при надходженні продукції за імпортом – копії вантажної митної декларації, декларації відповідності або сертифіката відповідності, сертифіката походження;

- ескізи і креслення – при поставці нестандартного обладнання і виробів, у разі потреби, або на вимогу одного або кількох членів комісії;

- інші документи, передбачені умовами Договору, але не передбачені цим переліком.

Відсутність зазначених документів або деяких з них не припиняє приймання ТМЦ (якщо наявні документи надають можливість вірогідно встановити відповідність поставлених ТМЦ документам). У цьому випадку складається акт, в якому вказується, які документи відсутні.

5.2.6. Порядок проведення вхідного контролю:

5.2.6.1. перевірка наявності необхідної супровідної документації, що засвідчує якість, комплектність і кількість ТМЦ;

5.2.6.2. контроль цілісності і відповідності упаковки вимогам НД або договорам, наявність пломб і відбитків, запірно-пломбувальних пристроїв на упаковці або ТМЦ (якщо передбачено умовами поставки);

5.2.6.3. контроль відповідності фактичної кількості та комплектності ТМЦ даним, зазначеним у супровідних документах;

5.2.6.4. технічний візуальний огляд, що проводиться за явними (видимими) ознаками невідповідності:

- зовнішній вигляд ТМЦ;

- відповідність маркування на товарі або упаковці;

- відповідність номерів, нанесених на обладнанні, номерам у документах, що підтверджують якість;

- збереження вантажу;

- при необхідності наявність метрологічного забезпечення;

- оцінка якості покриття ТМЦ, якщо останнє обумовлюється технічною документацією на виріб;

- попередня звірка геометричних розмірів з урахуванням наявних у замовника засобів вимірювальної техніки;

- відповідність кресленням, документам, що підтверджують якість продукції;

5.2.6.5. контроль технічних параметрів проводиться за рішенням представника замовника, який приймає, складає, зберігає та видає ТМЦ за умови звичайного приймання ТМЦ або комісії у випадках комісійного приймання, відповідно до вимог методик;

5.2.6.6. підпис уповноваженої особи замовника, у видаткових та транспортних документах є підставою вважати ТМЦ прийнятими без зауважень та подальших розрахунків за отримані ТМЦ.

5.2.6.7. результати вхідного контролю, у випадку виявлення недоліків по кількості, комплектності та якості, комісія оформляє актом приймання продукції, у випадку відсутності представника постачальника, такий акт складається одностороннім;

5.2.6.8. за необхідності проведення технічного контролю, можливого лише в лабораторних умовах або спеціалізованою організацією (відповідним спеціалістом), що має право проводити відповідні дослідження та надавати висновки, що визнаються іншими контролюючими органами, у тому числі судами (перевірка твердості поверхні виробу в лабораторних умовах, перевірка твердості хімічного складу матеріалу, перевірка геометричних розмірів, що вимагає застосування засобів вимірювання з відповідним класом точності), яка може бути проведена, тільки сторонньою підрядною організацією, дане відбивається в акті або документах на товар із позначкою «попереднє приймання», в залежності від виду приймання продукції (комісійне або звичайне приймання);

5.2.6.9. акт приймання продукції (односторонній) з поміткою «попереднє приймання», є підставою для наступного проведення додаткового контролю, але не є підставою, для прийняття ТМЦ в роботу. Відповідальність за організацію додаткових видів контролю несе замовник.

Відбір зразків (проб) від ТМЦ проводиться комісійно і підтверджується актом (усі процедури такого контролю проводяться лише після приймання ТМЦ замовником, порядок компенсації витрат на такі процедури обов’язково повинен бути описаний у Договорі);

5.2.6.10. у випадку звичайного приймання ТМЦ про проведений технічний контроль уповноважений на приймання ТМЦ невідкладно інформує керівника замовника у письмовому вигляді з наданням результатів та запропонованими заходами. У випадку комісійного приймання, замовник терміново подає голові комісії результати додаткового контролю у формі акта відповідності технічним вимогам, зазначеним у нормативній і технічній документації на виріб. Відповідальним за оформлення акта є замовник (усі процедури такого контролю проводяться лише після приймання ТМЦ замовником, порядок компенсації витрат на такі процедури обов’язково повинен бути описаний у Договорі);

5.2.6.11. при отриманні позитивних результатів вхідного контролю оформляється остаточний акт, який є підставою для прийняття ТМЦ в роботу або введення устаткування в експлуатацію, та оплати за отримані ТМЦ. У разі комісійного приймання, акт складає уповноважена особа, підписує його у учасників комісії, та затверджує у керівника замовника або уповноваженої ним особи, а в разі звичайного приймання акт складає особа уповноважена на приймання, складування, зберігання, видачу ТМЦ та затверджує його у керівника замовника або уповноваженої ним особи;

5.2.6.12. результати вхідного контролю фіксуються в журналі обліку надходження ТМЦ посадовими особами замовника: відповідає або не відповідає вимогам НД та умовам Договору.

5.2.7. При виявленні невідповідності ТМЦ, що надійшли, особа, відповідальна за приймання, складання, зберігання та видачу ТМЦ, діє в наступному порядку:

- подальше приймання припиняється;

- продукцію залишають на відповідальне зберігання (або на інших умовах, передбачених Договором) в умовах, які запобігають погіршенню її якості та змішуванню з іншими однорідними вантажами, відзначають на трафареті або упаковці інформацію про дату зупинення приймання;

- проводять позначку «відповідальне зберігання» в журналі обліку ТМЦ;

- інформують керівника замовника або уповноважену ним особу, який збирає комісію;

- оформлюють акт приймання продукції;

- відповідальність за відповідальне зберігання покладають на керівника замовника або особу, ним уповноважену.

5.2.8. При виявленні прихованих дефектів ТМЦ, тобто таких, які не могли бути виявлені при звичайній для даної продукції перевірці якості, та виявлені в процесі монтажу, випробування, використання і зберігання, використання ТМЦ зупиняють, створюється комісія, яка складає акт про приховані дефекти ТМЦ, в строк не пізніше 5-ти робочих днів з дати виявлення недоліків в межах встановленого гарантійного терміну (при наявності такого терміну). Подальші дії повинні бути виконані відповідно до п 6.2.7 цього Положення.

5.2.9. Про виявлені невідповідності кількості, комплектності або якості ТМЦ, замовник обов’язково сповіщає ДВФКНПК та викликає уповноваженого представника постачальника, або фахову (експертну) організацію для участі в спільному прийманні і складанні двостороннього акта (в залежності від того, що передбачено Договором):

5.2.9.1. У повідомленні про виклик постачальника повинно бути зазначено:

- найменування ТМЦ та перелік невідповідностей, виявлених під час приймання;

- кількість продукції, яка не відповідає вимогам НД та Договору.

5.2.9.2. Повідомлення про виклик представника постачальника направляють не пізніше 24 годин після виявлення невідповідності.

5.2.10. Після прибуття представника постачальника, замовник організовує комісію з приймання продукції зі складанням дво- або багатостороннього акта (в залежності від кількості сторін, що беруть участь, наявності третьої, незацікавленої особи, експертної організації), який затверджується при невідповідності поставленої продукції керівником замовника. У разі відмови постачальника від направлення представника для спільної оцінки якості, кількості, комплектності взяття участі в спільному прийманні, у Договорі необхідно в обов’язковому порядку передбачати порядок дій замовника, зокрема можливість одностороннього приймання та складання одностороннього акта, який буде мати однакову юридичну силу для обох сторін Договору, за умови безпідставного ухилення від взяття участі в прийманні ТМЦ, а також передбачити за необхідності випадки та можливість запрошення експерта ТПП або представника незалежної експертної організації, порядок оплати їх робіт/послуг, та компенсації таких робіт/послуг відповідно. Про дату і час комісійного пред’явлення постачальнику невідповідних ТМЦ, замовник інформує ДВФКНПК. Витрати на такі заходи, як правило, покладаються на постачальника у випадку якщо буде підтверджено наявність дефектів по кількості, якості комплектності, а у випадку відсутності таких дефектів на замовника (інша процедура розподілу таких витрат може бути прописана в Договорі, що є пріоритетною в застосуванні).

5.2.10.1. Дво- або багатосторонній акт оформляють в трьох примірниках, один примірник передають постачальнику; один екземпляр замовнику; один екземпляр ДВФКНПК; замовник веде реєстрацію актів в журналі, в якому вказують: номер акта, дату складання акта, постачальника ТМЦ, причину невідповідності. Відповідальним за складання актів є замовник.

5.2.11. За результатами аналізу якості ТМЦ, замовники зобов’язані проаналізувати документи, складені в результаті комісійного приймання ТМЦ, зробити висновки, документально оформити та вчинити коригувальні заходи, спрямовані на виключення повторного постачання дефектних за якістю/кількістю/комплектністю ТМЦ, з наданням інформації в ДВФКНПК про заплановані коригувальні заходи, строки їх здійснення та про результати здійснення коригувальних заходів, після проведення таких заходів.

5.2.12. Інформування ДВФКНПК про приймання ТМЦ у всіх вищевказаних випадках здійснюється з метою контролю за належним прийманням ТМЦ відповідальними особами, а також для контролю за належним комісійним прийманням ТМЦ. ДВФКНПК має право у зверненні до профільного заступника міського голови описати ситуацію щодо неналежного приймання та надати свої рекомендації для коригування приймання ТМЦ.

5.3. Управління невідповідними ТМЦ, що надходять до замовників.

5.3.1. ТМЦ, що надійшли до замовників, вважають невідповідними у випадках:

- відсутності на момент контролю супровідних документів (передбачаються Договором);

- пошкодження тари (упаковки), якщо це призвело до погіршення якості або зменшення кількості ТМЦ;

- пошкодження або відсутності пломб (обладнання), якщо вони передбачені заводом-виробником (вказані в паспорті або сертифікаті на обладнання) або передбачені умовами Договору;

- відсутності на виробах відповідного маркування, передбаченого виробником;

- невідповідності вимогам НД або умовам Договору;

- поставки контрафактних (підробка під марку певного виробника), якщо це підтверджено відповідними професійними дослідженнями.

5.3.2. Повернення постачальнику невідповідних ТМЦ організовує замовник.

5.3.3. Позасудове врегулювання спору з постачальником щодо повернення ТМЦ, що не відповідає за якістю та відшкодування збитків у зв’язку з їх постачанням, здійснює замовник. У разі якщо після вжиття заходів щодо претензійного (іншого позасудового) врегулювання майнові права замовника не відновлені, претензійні матеріали передаються до відділу юридичного супроводження замовника для судового врегулювання спору.

6. Організація приймання робіт та послуг

6.1. Загальні Положення.

6.1.1. Як правило, приймання робіт та послуг здійснюється уповноваженою на приймання та підписання підтверджуючих таке приймання робіт та послуг, документів, особою замовника (крім випадків, передбачених Договором, державними нормами, ДСТУ, ТУ, ДБН, СОУ, за якими приймання робіт та послуг здійснюється виключно комісійно), а у випадках виявлення дефектів робіт та послуг, звичайне приймання зупиняється, про виявлені недоліки сповіщає керівник замовника, який створює комісію та подальше приймання здійснюється виключно комісією.

6.1.2. Про дату та час проведення приймання замовник повідомляє членів комісії не пізніше 15:00 доби, що передує добі приймання, за винятком випадків (обґрунтованих) необхідності термінового приймання, у такому разі строк може бути зменшено.

6.1.3. Основною метою приймання робіт/послуг є попередження надходження та прийняття замовником невідповідних за обсягами та якістю робіт/послуг та використаних для виконання робіт/послуг ТМЦ (якщо роботи/послуги передбачають таку перевірку).

6.1.4. Завданням з приймання робіт/послуг є (у тому числі і комісійного):

6.1.4.1. своєчасне вжиття заходів для запобігання невиконанню (часткового невиконанню) виконавцем невідповідних за обсягами та якістю робіт/послуг;

6.1.4.2. ведення обліку та аналіз даних про фактичний рівень обсягів та якості отриманих робіт/послуг.

6.1.5. Усі категорії закупівель робіт/послуг підлягають прийманню за такими заздалегідь визначеними критеріями:

6.1.5.1. обсяг, якість та термін виконання робіт/послуг (у т. ч. приховані роботи);

6.1.5.2. заміри, розрахунки тощо;

6.1.5.3. наявність супровідної документації.

6.1.6. Для проведення приймання замовник забезпечує членів комісії, які беруть участь у прийманні робіт/послуг, наступною документацією:

6.1.6.1. договір (контракт зі специфікаціями), проєктну документацію;

6.1.6.2. документацію на використані виконавцем ТМЦ (сертифікати, накладні);

6.1.6.3. акти прихованих робіт.

6.1.7. Приймання робіт/послуг виконується комісією з обов’язковим дотриманням таких вимог:

6.1.7.1. при прийманні присутній представник виконавця робіт/послуг;

6.1.7.2. результати приймання оформлюються документально з підписанням акта;

6.1.7.3. рішення про приймання приймається колегіально у відповідності з ДБН, нормативними документами України та локальними нормативними актами.

6.1.8. Приймання робіт/послуг здійснюється комісією під головуванням керівника замовника, або особи, уповноваженої ним на виконання таких дій у складі:

6.1.8.1. представник замовника, який ініціював закупівлю робіт/послуг;

6.1.8.2. представник замовника, відповідальний за виконані обсяги робіт/послуг, використані ТМЦ;

6.1.8.3. представник незалежної експертної організації або торгово-промислової палати (у випадках, коли це передбачено умовами Договору);

6.1.8.4. представник ДВФКНПК (не обов’язково, за рішенням ДВФКНПК);

6.1.8.5. інші технічні фахівці (за необхідності, у тому числі представники організацій, що здійснювали технічний та авторський нагляд тощо).

Для проведення приймання робіт чи послуг, безпосередньо у замовника, керівник замовника, призначає відповідального або вносить зміни до посадової інструкції.

6.1.9. Відповідальність за виконання приймання робіт/послуг покладається в першу чергу на уповноважену на приймання особу, а у випадку комісійного приймання також на всіх членів комісії, які беруть участь у прийманні робіт/послуг, призначених наказом або розпорядженням або вимогами посадових інструкцій.

Представники ДВФКНПК беруть вибіркову участь у прийманні робіт/послуг, за узгодженням, і мають право бути присутніми під час приймання будь-яких робіт/послуг, що виконуються для замовника.

6.1.10. Роботи/послуги виконуються у суворій відповідності до затвердженої проєктної документації та чинних в Україні нормативних документів. Виконання всіх робіт/послуг здійснюється суворо за умовами Договору (специфікацій до Договору) та ДБН.

6.1.11. Замовник контролює використання виконавцем робіт/послуг ТМЦ, які мають характеристики, передбачені проєктною документацією, або заздалегідь погоджені із замовником для використання на цьому об’єкті; і на які є відповідні документально підтверджені характеристики їх якості (паспорти, сертифікати), за умови використання ТМЦ виконавця.

6.1.12. Документи (паспорти, сертифікати якості) на ТМЦ виконавця робіт/послуг зберігаються замовником на час дії гарантійного терміну, визначеного умовами укладеного Договору.

Відсутність зазначених супровідних документів або деяких з них не припиняє приймання комісією робіт/послуг. У цьому випадку складається акт про фактичну кількість і комплектність використаних ТМЦ, в якому вказується, які документи відсутні.

6.1.13. Технагляд за виконуваними роботами/послугами здійснюють відповідальні особи згідно з Договором та відповідно до ДБН.

6.1.14. Авторський нагляд проводиться відповідно до Настанови щодо проведення авторського нагляду за будівництвом (ДСТУ-Н Б А.2.2-11:2014).

6.1.15. За умов виконання прихованих робіт уповноважений представник замовника, який курирує даний об’єкт, в обов’язковому порядку за добу до наміченої дати виконання прихованих робіт повідомляє уповноважену на приймання особу замовника про дату, місце, час і характер передбачуваних до виконання прихованих робіт. Приховані роботи подаються зазначеному представнику та відображаються в акті прихованих робіт в момент, що передує наступним роботам, з обов’язковим зазначенням переліку обсягу виконаних робіт і фактичної витрати ТМЦ, за підписом представників підрядника, замовника згідно з ДБН А.3.1-5:2016 Організація будівельного виробництва, і в обов’язковому порядку пред’являються під час приймання актів виконаних робіт/послуг. Представник ДВФКНПК у прийманні прихованих робіт бере вибіркову участь за узгодженням.

6.1.16. Виконані роботи/послуги, якість яких не відповідає вимогам Замовника, не приймаються. Недоліки виправляються за рахунок виконавця згідно з умовами Договору.

6.1.17. Роботи, фактично не виконані на момент приймання комісією, виключаються з акта виконаних робіт/послуг і сплаті не підлягають.

6.1.18. Усі роботи, що виконуються з відхиленнями від проєктної документації, без погодження з проєктною організацією і замовником, не приймаються і оплаті не підлягають.

6.2. Організація і порядок проведення приймання робіт/послуг.

6.2.1. Замовник формує перелік робіт/послуг, приймання яких буде проводитися в наступній декаді місяця, і направляють його за електронною поштою на адресу ДВФКНПК, стосовно робіт/послуг приймання яких неможливо спрогнозувати на декаду, інформування ДВФКНПК в тому ж порядку здійснюється не пізніше ніж за 1 (одну) добу до приймання.

До зазначеного переліку необхідно включати усі приймання робіт/послуг вартістю від 50 000,00 грн (п’ятдесяти тисяч гривень 00 коп.) за кожним предметом закупівлі.

6.2.2. Після надання виконавцем акта виконаних робіт/послуг на адресу замовника, останній призначає дату проведення приймання, але не пізніше
2-х днів, з моменту надання акта.

Про дату та час проведення приймання, замовник повідомляє членів комісії та ДВФКНПК, не пізніше 15:00 доби, що передує добі приймання.

6.2.3. Функція координації роботи комісії покладається на замовника.

6.2.4. ДВФКНПК має право перенести час і дату приймання робіт/послуг, але не пізніше, ніж на один робочий день від призначеної дати приймання, попередньо повідомивши про це керівника замовника.

6.2.5. Перед проведенням приймання робіт/послуг відповідальна особа замовника надає комісії наступні документи:

6.2.5.1. копію Договору, специфікації до Договору;

6.2.5.2. проєктну документацію;

6.2.5.3. документ, що підтверджує права власності виконавця робіт/послуг на ТМЦ, використані в процесі надання робіт/послуг (накладна);

6.2.5.4. оригінал або завірену постачальником копію документа підприємства-виробника, що підтверджує якість поставлених ТМЦ (сертифікат якості, паспорт на вироби, сертифікат відповідності або інші документи, що підтверджують якість продукції);

6.2.5.5. інші документи, передбачені умовами Договору (контракту), але не передбачені цим переліком.

6.2.6. Відповідальні спеціалісти виконавця за фактом виконаних робіт, наданих послуг оформлюють і подають на погодження замовнику акти приймання виконаних робіт/послуг та акти на оприбуткування та використання ТМЦ, використання технічних ресурсів за формами: для робіт за формами
№ КБ-2в; КБ-3 у кількості 3 примірників; акти надання послуг оформлюються у довільній формі у кількості 3-х примірників.

6.2.7. Оформлений акт приймання виконаних робіт/послуг у комплекті з актами передачі, оприбуткування і використання ТМЦ повинні відповідати наступним вимогам:

6.2.7.1. Оформлення актів виконаних робіт тільки за затвердженими формами: № КБ-2в; КБ-3; акти наданих послуг оформлюються у довільній формі.

6.2.7.2. Наявність обов’язкових реквізитів первинного документа.

6.2.7.3. Записи здійснюються чорнилом темного кольору: синьою пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів тощо.

6.2.7.4. Вільні рядки повинні бути прокреслені.

6.2.7.5. Містити підпис, П.І.П/б та дати підписання, передбачені формою.

Примітка: Усі примірники актів мають містити ідентичну інформацію.

6.2.8. Оформлення актів приймання виконаних робіт/послуг здійснюється замовником і виконавцем робіт/послуг безпосередньо після фактичного завершення робіт/послуг.

6.2.9. У разі виявлення невідповідностей (обсяги, якість) при прийманні робіт/послуг складається Протокол (Акт) перевірки, який підписують усі члени комісії.

6.2.10. Керівник замовника при виконанні робіт/послуг забезпечує своєчасне надання відповідальній особі, що займається веденням бухгалтерського обліку у ВК/ВО, КП (У,О), а також УО підписаних актів приймання виконаних робіт/послуг безпосередньо після їх підписання сторонами Договору.

6.2.11. Процес погодження актів виконаних робіт/послуг особами, що беруть участь в узгодженні робіт/послуг:

6.2.11.1. На актах виконаних робіт/послуг відповідальний фахівець замовника підписом підтверджує обсяги робіт/послуг, їх якість, фактичне використання ТМЦ, машин і механізмів, правильність відображення у формі ціни і вартості витрачених ТМЦ.

6.2.11.2. Бухгалтер замовника приймає до обліку акти виконаних робіт/послуг і підтверджує відповідність наданих документів вимогам первинного обліку.

6.2.12. Склад осіб, які візують акти виконаних робіт/послуг (у випадках комісійного приймання):

6.2.12.1. Керівник замовника (за напрямком діяльності).

6.2.12.2. Уповноважений спеціаліст замовника.

6.2.12.3. Представник ДВФКНПК (у разі участі в роботі комісії).

6.2.13. Перелік документів, який є обов'язковим додатком до актів виконаних робіт/послуг:

6.2.13.1. Акти прихованих робіт.

6.2.13.2. Акти КБ-2в, КБ-3.

6.2.13.3. Довідка-розрахунок витрат, пов'язаних з відрядженням для виконання робіт виконавцем, з пояснювальними документами.

6.2.13.4. Копії сертифікатів якості на матеріали та копії паспортів на конструкції виконавця, що передаються при виконанні робіт.

6.2.13.5. Сервісні книжки з відмітками про надані послуги, акти дефектації та документи на запасні частини, повернені зі станції після проведення технічного обслуговування та ремонтів автотранспорту.

6.2.13.6. Звіти, технічні висновки, акти обстежень при проведенні робіт з обстеження чи експертизи.

6.2.13.7. Сертифікати або посвідчення про проходження навчання, курсів підвищення кваліфікації тощо.

6.2.13.8. Калькуляції витрат.

6.2.13.9. Виконавча документація згідно з ДБН А.3.1-5:2016 Організація будівельного виробництва.

6.2.14. У разі виявлення невиконання чи завищення обсягів робіт/послуг, чи неякісних робіт/послуг за результатами приймання робіт/послуг, замовник зобов’язаний проаналізувати документи складені в результаті комісійного приймання робіт/послуг, зробити висновки, документально оформити та вчинити коригувальні заходи, спрямовані на виключення повторного постачання неякісних робіт/послуг, з наданням інформації в ДВФКНПК про заплановані коригувальні заходи, строки їх здійснення та про результати здійснення коригувальних заходів, після проведення таких заходів.

6.2.15. Інформування ДВФКНПК про приймання робіт/послуг у всіх вищевказаних випадках здійснюється з метою контролю за належним прийманням робіт/послуг відповідальними особами, а також для контролю за належним комісійним прийманням робіт/послуг. ДВФКНПК має право у зверненні до профільного заступника міського голови описати ситуацію щодо неналежного приймання та надати свої рекомендації для коригування приймання робіт/послуг.

7. Відповідальність

Порушення (невиконання або неналежне виконання) цього Положення є порушенням виконавської дисципліни і підставою для притягнення винного працівника до відповідальності в порядку, передбаченому чинним законодавством України.

__________________________________________________

З Р А З О К

БЛАНК

ЗАТВЕРДЖЕНО

Директор департаменту

___________________

Ім’я ПРІЗВИЩЕ

ВИСНОВОК

щодо контрольної перевірки

проєкту річного плану (плану) закупівлі

замовника ___________________________________ (вказати назву)

за період ______________________________________ __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(У випадку відсутності зауважень у висновку необхідно вказати, що за результатами контрольної перевірки проєктів РП недоліків не виявлено, зауваження відсутні. У випадку виявлення недоліків вказати, що було виявлено).

Виконавець ___________________________ Ім’я ПРІЗВИЩЕ

(Підпис)

ПОГОДЖЕНО

Керівник відділу _________________________ Ім’я ПРІЗВИЩЕ

(Підпис)

Додаток 1

до Положення

Керівнику замовника

____________________________

ЗАЯВКА

про потребу у закупівлі

(планова/зміни/термінова (аварійна))

Шановний ________________________________!

(у т.ч. вказати найменування предмета закупівлі (з вказанням всіх номенклатурних позицій товарів, послуг, необхідних для закупівлі); обґрунтування необхідності здійснення закупівлі; кількість товарів (фізична одиниця виміру), робіт чи послуг, технічні, якісні характеристики предмета закупівлі; обґрунтування кількісних, технічних та якісних характеристик предмета закупівлі; джерело фінансування; код предмета закупівлі відповідно до діючого державного класифікатора, код КПКВК тощо; розмір бюджетного призначення за кошторисом або очікувана вартість закупівлі (з належним обґрунтуванням проведених розрахунків).

Прошу Вас дати вказівку відповідним підрозділам здійснити закупівлю.

Додаток:___________________________________________________________

З повагою

________________________________ _____________________

(начальник підрозділу) (П.І.П/б)

ПОГОДЖЕНО:

_______________________________ ______________________

Додаток 2

до Положення

ЗАТВЕРДЖУЮ

_____________________________

(посада керівника, назва замовника)

«___»________20__р.__________

(підпис, П.І.П/б керівника замовника)

АКТ №____________

приймання продукції

«___»_____________20____р.

Місце складання акта приймання продукції: ________________________________________________________________________________________________________________________________________

Час початку приймання продукції______год._____хв. Дата «_____»___________20_____р.

Час закінчення приймання продукції_____год.____хв. Дата «_____»___________20_____р.

Ми, комісія, що підписалася нижче, у складі:

ознайомлена з Інструкцією про порядок приймання продукції виробничо - технічного призначення і товарів народного споживання за якістю П - 7 (за кількістю П - 6)

Постачальник та його адреса:

________________________________________________________________________________________________________________________________________

Відправник та його адреса:

________________________________________________________________________________________________________________________________________

Номер накладної (CMR), дата_______________________________________

Номер транспортного засобу________________________________________

Документ про якість_______________________________________________

найменування продукції і кількість за документами постачальника ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

фактична кількість (при прийманні): ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

продукція поставлена по НД ______________________________________

продукція перевірена по НД ______________________________________

висновки комісії:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Члени комісії попереджені про відповідальність за підписання акта, який містить недостовірні відомості

Підписи членів комісії:

__________________________________________________________________

(підпис /дата / П.І.П/б)

__________________________________________________________________

(підпис /дата / П.І.П/б)

__________________________________________________________________

(підпис /дата / П.І.П/б)

__________________________________________________________________

(підпис /дата / П.І.П/б)

__________________________________________________________________

(підпис /дата / П.І.П/б)

Додаток 3

до Положення

ЗАТВЕРДЖУЮ

_______________________________________

(посада керівника, назва замовника)

«___»________20__р.____________________

(підпис, П.І.П/б керівника замовника)

АКТ № _______________

приймання робіт та послуг

«___»_____________20____р.

Місце складання акта приймання продукції: _______________________

__________________________________________________________________

Час початку приймання робіт/послуг ____год.______хв. Дата «_____»___________20_____р.

Час закінчення приймання робіт/послуг _____год._____хв. Дата «_____»___________20_____р.

Ми, комісія, що підписалася нижче, у складі:

Представника Виконавця (підрядника)______________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________

В особі:________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________

діючого на підставі довіреності або посвідчення про відрядження:______

________________________________________________________________________________________________________________________________________

комісія ознайомлена з умовами договору та технічними регламентами/умовами (ДСТУ, ДБН) для приймання робіт/послуг за кількістю та якістю.

продовження додатка 3 (зворотний бік)

Постачальник та його адреса:

Дані про виконані роботи/послуги ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

фактична кількість (при прийманні) ____________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

Роботи/послуги за договором _____________________________________

Роботи/послуги виконані _________________________________________

проведений чи ні відбір проб, куди вони спрямовані __________________

висновки комісії:

Члени комісії попереджені про відповідальність за підписання акта, який містить недостовірні відомості

Підписи членів комісії:

__________________________________________________________________

(підпис /дата / П.І.П/б)

__________________________________________________________________

(підпис /дата / П.І.П/б)

__________________________________________________________________

(підпис /дата / П.І.П/б)

__________________________________________________________________

(підпис /дата / П.І.П/б)

__________________________________________________________________

(підпис /дата / П.І.П/б)

Додаток 4

до Положення

ЖУРНАЛ ОБЛІКУ НАДХОДЖЕННЯ ТМЦ

Дата надходження ТМЦ	Найменування ТМЦ	Номер транспортного засобу	Кількість	Документ про якість	Результат вхідного контролю	Номер та дата вхідного контролю	Підпис відповідальної особи
1	2	3	4	5	6	7	8

перейти до списку