МИКОЛАЇВСЬКИЙ МІСЬКИЙ ГОЛОВА

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

14 серпня 2019                                                                                     № 249р

Про затвердження Інструкції

з  діловодства в електронній формі

в  Миколаївській міській раді та її

виконавчих органах, Інструкції

з   діловодства в Миколаївській

міській раді та її виконавчих органах

З метою встановлення загальних правил діловодства у Миколаївській міській раді та її виконавчих органах, відповідно до Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 № 55 “Деякі питання документування управлінської діяльності”, Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (зі змінами), керуючись п.п. 19, 20 ч. 4 ст. 42 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”:

1. Затвердити Інструкцію з діловодства в електронній формі в Миколаївській міській раді та її виконавчих органах (додається).

2. Затвердити Інструкцію з діловодства в Миколаївській міській раді та її виконавчих органах (додається).

3. Заступникам міського голови, керуючому справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради, керівникам виконавчих органів міської ради:

3.1. Організувати вивчення вищезазначених Інструкцій та забезпечити їх неухильне виконання посадовими особами місцевого самоврядування.

3.2. Рекомендувати керівникам підприємств, установ, організацій комунальної форми власності взяти до виконання вищезазначені Інструкції.

4. Розпорядження міського голови від 14.05.2013 № 92р “Про затвердження Інструкції з діловодства у Миколаївській міській раді та її виконавчих органах”, від 21.12.2017 № 396р “Про затвердження Порядку роботи з електронними документами та документами у сканованій формі у Миколаївській міській раді, її виконавчих органах” визнати такими, що втратили чинність.

5. Контроль за виконанням даного розпорядження покласти на керуючого справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради.

Міський голова                                                                                    О. СЄНКЕВИЧ

ЗАТВЕРДЖЕНО

розпорядження

міського голови

від 14 серпня 2019

№  249р

ІНСТРУКЦІЯ

з діловодства в електронній формі

в Миколаївській міській раді та її виконавчих органах

I. Загальні положення

1. Інструкція з діловодства в електронній формі в Миколаївській міській раді та її виконавчих органах (далі – Інструкція в електронній формі) визначає:

вимоги до документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в Миколаївській міській раді та її виконавчих органах (далі – установа);

порядок проходження електронного документа з моменту його створення або одержання і до моменту відправлення або передавання до архівного підрозділу установи;

загальні засади функціонування та використання системи електронної взаємодії виконавчих органів міської ради (далі – система взаємодії);

оперативний інформаційний обмін з використанням службової електронної пошти.

Інструкція в електронній формі встановлює загальні правила здійснення моніторингу стану виконання управлінських рішень.

Інструкція в електронній формі поширюється на всі електронні документи, що створюються, відправляються або одержуються установою.

Особливості організації діловодства з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, діловодства за зверненнями громадян, запитами на публічну інформацію визначаються окремими нормативно-правовими актами та не можуть регулюватися цією Інструкцією в електронній формі.

Вимоги цієї Інструкції в електронній формі до роботи з первинно-обліковою, фінансовою, звітно-статистичною, науково-технічною документацією поширюються лише в частині загальних принципів роботи з документами.

2. Основна форма провадження діловодства в установі є електронна.

Документування управлінської інформації в установі здійснюється в електронній формі із застосуванням кваліфікованого електронного підпису, кваліфікованої електронної печатки та кваліфікованої електронної позначки часу, крім випадків наявності обґрунтованих підстав для документування управлінської інформації у паперовій формі, якими визнаються:

документи, що містять інформацію з обмеженим доступом, вимога щодо захисту якої встановлена законом;

електронні документи, що не можуть бути застосовані як оригінал згідно з вимогами закону;

документи, вимога щодо опрацювання яких у паперовій формі встановлена актами Кабінету Міністрів України.

3. Загальні засади документування управлінської інформації в установі, особливості ведення діловодства у паперовій формі визначаються Інструкцією з діловодства в Миколаївській міській раді та її виконавчих органах.

Діловодство у паперовій формі допускається лише для документів, визначених пунктом 2 Інструкції в електронній формі.

4. До електронних документів, підписаних (погоджених) із застосуванням кваліфікованого електронного підпису або засвідчених кваліфікованою електронною печаткою, вимагати відтворення візуального підпису або відбитка печатки незалежно від особливостей оформлення документів не допускається.

5. Проходження в діловодстві установи одного і того ж документа в електронній та паперовій формі не допускається.

6. В Інструкції в електронній формі терміни вживаються у такому значенні:

1) електронний аудіовізуальний документ – електронний документ, зміст якого представлено у вигляді відеоряду, зображення і/або запису звуку, для фіксування і/або відтворення яких застосовують відповідну апаратуру, на який накладено кваліфікований електронний підпис;

2) бланк електронного документа (бланк) – уніфікована форма електронного документа установи з відповідними реквізитами та полями постійної і змінної інформації;

3) візуалізація – процес відтворення даних у формі, що є сприйнятною людиною;

4) витяг – засвідчена копія частини тексту електронного документа, який містить певний обсяг інформації або запису реєстру;

5) візування проєкту електронного документа (візування) – накладання посадовою особою кваліфікованого електронного підпису на проєкт електронного документа для засвідчення факту погодження цією особою завізованого проєкту документа;

6) електронний документообіг установи – обіг (проходження) службових електронних документів з моменту їх створення або одержання до завершення виконання, відправлення, знищення або передавання до архіву установи;

7) електронна копія електронного документа – візуальне подання електронного документа в електронній формі без кваліфікованих електронних підписів, якими його було завізовано та/або підписано, відповідність та правовий статус якої засвідчено кваліфікованою електронною печаткою;

8) електронна копія оригіналу паперового документа (фотокопія) – візуальне подання паперового документа в електронній формі, отримане шляхом сканування (фотографування) паперового документа, відповідність оригіналу та правовий статус якого засвідчено кваліфікованою електронною печаткою установи;

9) електронний внутрішній опис документів справи – окремий обліковий електронний документ, що містить перелік заголовків до текстів електронних документів справи із зазначенням порядкових номерів документів, їх реєстраційних індексів, дат, кількості сторінок та найменування файлів відповідних електронних документів;

10) електронний журнал – окремий реєстр системи електронного документообігу установи, що містить записи про зареєстровані документи, об’єднані за певною ознакою або групою ознак;

11) електронна резолюція – реквізит, який створений у системі електронного документообігу установи та який вноситься до реєстраційно-моніторингової картки електронного документа і нерозривно пов’язаний із нею. Електронна резолюція містить стислий зміст доручення (вказівки) посадової особи щодо його виконання та пов’язаний з нею кваліфікований електронний підпис цієї посадової особи. Електронна резолюція є єдиною допустимою електронною формою реалізації доручень, виданих в електронній формі, візуалізація якої визначається Інструкцією з діловодства установи;

12) електронна справа – сукупність файлів електронних документів, що входять до неї, електронного внутрішнього опису та засвідчувального напису справи;

13) електронний довідник – електронно-довідковий перелік прикладного характеру, в якому зібрано типові набори даних;

14) електронне повідомлення – автоматично або у разі необхідності автоматизовано створена та передана в електронній формі інформація про доставку/ отримання/ відмову в реєстрації/ реєстрацію електронного документа адресатом та інше;

15) індикатори стану виконання документів – визначені критерії етапів проходження документів в установі з метою їх моніторингу;

16) контроль – комплекс заходів, що здійснюються для перевірки та оцінки виконання поставлених завдань (управлінських рішень);

17) система моніторингу – комплексна автоматизована система безперервного збору, обробки, систематизації та аналізу інформації про стан виконання управлінських рішень (електронних документів) в установі;

18) опис справ в електронній формі – довідник в електронній формі, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації в межах архівного фонду;

19) паперова копія оригіналу електронного документа – візуальне подання електронного документа у паперовій формі, яке засвідчене в порядку, встановленому Інструкцією в електронній формі;

20) підписання проєкту електронного документа (підписання) – накладання уповноваженою особою (уповноваженими особами), зазначеною (зазначеними) у реквізитах підписувача такого документа, кваліфікованого електронного підпису (підписів) на проєкт електронного документа для засвідчення факту його затвердження;

21) погоджувач – посадова особа, що здійснює візування (погодження) проєкту документа;

22) правовий статус – набрання електронними даними юридичної сили;

23) примірник електронного документа – файл, який містить набір даних, тотожний оригіналу електронного документа;

24) проєкт електронного документа – документ в електронній формі до накладення кваліфікованого електронного підпису уповноваженою особою (уповноваженими особами), зазначеною (зазначеними) у реквізитах підписувача такого документа;

25) редакційна правка – будь-яке редагування проєкту електронного документа, виконуване виконавцем, погоджувачем або підписувачем;

26) реєстратор – працівник служби діловодства установи або особа, на яку покладено функції реєстрації документів, уповноважені на здійснення реєстрації вхідних та/або внутрішніх, та/або вихідних документів в установі;

27) реєстраційно-моніторингова картка – картка в електронній формі, що містить вичерпну інформацію про створення, одержання, проходження, виконання, відправлення, зберігання та знищення документа незалежно від форми його створення;

28) реквізит електронного документа – інформація, зафіксована в електронному документі та реєстраційно-моніторинговій картці для його ідентифікації, організації обігу та надання йому юридичної сили;

29) система електронного документообігу – сукупність програмно-технічних засобів, призначених для автоматизації організації роботи з електронними документами у діловодстві установи;

30) служба діловодства – структурний підрозділ або відповідальна особа установи, що забезпечує реєстрацію, облік, організацію документообігу службових документів, зберігання документаційного фонду або його частини до передавання на зберігання до архівного підрозділу установи, або відповідальна особа установи, на яку покладено виконання завдань і функцій цієї служби;

31) служба контролю – підрозділ або посадова особа, відповідальні за здійснення моніторингу стану виконання управлінських рішень та контролю за відповідністю їх виконання поставленому завданню;

32) службова електронна пошта – електронна пошта (поштова скринька) працівника установи, сформована з використанням доменного імені у домені gov.ua для обміну управлінською інформацією, яка не має юридичної сили;

33) уповноважена особа – особа, яка наділена правом вчиняти дії та відповідає згідно із законодавством за наслідки їх вчинення;

34) управлінська інформація – сукупність необхідних даних, які сприятимуть вирішенню управлінських рішень;

35) управлінське рішення – будь-яке завдання, визначене посадовою особою або колегіальним органом в межах повноважень та спрямоване на досягнення поставлених цілей;

36) формування електронних справ – групування виконаних електронних документів у справи відповідно до номенклатури справ установи.

Інші терміни вживаються у значенні, наведеному в Законах України “Про електронні документи та електронний документообіг”, “Про електронні довірчі послуги”, “Про Національний архівний фонд та архівні установи”.

7. Організація електронного документообігу в установі покладається на її службу діловодства, яка забезпечує:

розроблення в установі єдиного порядку документування управлінської інформації та роботи з документами незалежно від форми їх створення;

розроблення номенклатури справ установи;

реєстрацію та облік документів;

надання методичної допомоги та контроль за дотриманням установленого порядку роботи з електронними документами в структурних підрозділах установи;

організацію документообігу, формування справ, їх зберігання та підготовку для передавання до архівного підрозділу установи;

впровадження та нагляд за дотриманням структурними підрозділами установи вимог інструкцій з діловодства та національних стандартів;

проведення регулярних перевірок стану діловодства в установі, а також в установах, що належать до сфери її управління;

використання системи електронного документообігу, ведення та актуалізацію електронних довідників в установі;

дотримання вимог до підготовки електронних та паперових документів та організації роботи з ними;

організацію нагляду за станом збереження документаційного фонду установи в електронній формі та користування ним;

інформаційну взаємодію з виконавчими органами Миколаївської міської ради та комунальними підприємствами, установами через систему електронного документообігу (далі – СЕДО);

розроблення типових маршрутів проходження документів в установі;

перевірку правильності відомостей, внесених до реєстраційно-моніторингової картки електронного документа за зведеною номенклатурою справ установи, та уточнення цих відомостей за експертизою цінності електронного документа;

ініціювання та проведення в установі підвищення кваліфікації працівників установи з питань діловодства.

8. Установи можуть організовувати діловодство на підставі власної інструкції з діловодства (далі – інструкція з діловодства установи), що розробляється на підставі Інструкцій, затверджених цим розпорядженням, та з урахуванням інших актів законодавства.

9. Служба діловодства розробляє інструкцію з діловодства установи, якою одночасно регламентується питання організації діловодства у паперовій та електронній формах.

10. Діловодство установи, організація обміну електронними документами з іншими установами здійснюються виключно з використанням системи електронного документообігу установи, інтегрованої до системи взаємодії.

11. Система електронного документообігу установи повинна відповідати вимогам законодавства до форматів даних, сервісу інтеграції до системи взаємодії та вимогам нормативно-правових актів у сфері захисту інформації.

12. Використання кваліфікованої електронної позначки часу під час накладання кваліфікованого електронного підпису або кваліфікованої електронної печатки є обов’язковим.

13. Технічне супроводження системи електронного документообігу в установі та його програмно-апаратне забезпечення, відповідальність за збереженість документів та сформованих справ, забезпечення функціонування єдиного масиву електронних документів, а також формування структури електронних довідників у системі електронного документообігу покладаються на структурний підрозділ з питань інформаційного забезпечення або інформаційних технологій (далі – служба інформаційних технологій).

Забезпечення захисту інформації, що обробляється в системі електронного документообігу установи, покладається на структурний підрозділ з питань захисту інформації або працівника установи, на якого покладається виконання завдань та функцій структурного підрозділу з питань захисту інформації.

II. Міжвідомчий обмін електронними документами

14. Обмін електронними документами через систему взаємодії здійснюється виключно з дотриманням вимог до встановлених форматів даних електронного документообігу в установах.

Обмін документами поза системою взаємодії допускається лише щодо документів, до яких можуть бути застосовані обґрунтовані підстави, визначені пунктом 2 цієї Інструкції.

15. Система взаємодії забезпечує гарантовану доставку електронних документів від їх відправників до їх одержувачів (адресатів).

16. Користувачі системи взаємодії відповідають за повноту та достовірність інформації, внесеної ними до системи.

Приймання вхідних електронних документів

17. Електронні документи, що надходять до установи через систему взаємодії, приймаються службою діловодства.

18. Електронний документ, що завантажився із системи взаємодії до системи електронного документообігу, вважається доставленим адресату.

19. Попередній розгляд електронного документа здійснюється в електронній формі службою діловодства установи з використанням системи електронного документообігу.

Під час попереднього розгляду визначається:

чи має електронний документ бути допущений до реєстрації;

чи потребує розгляду керівництвом установи або надсилання після реєстрації за належністю до виконавчих органів міської ради відповідно до функціонального розподілу обов’язків в установі;

чи належить до електронних документів термінового розгляду (опрацювання).

20. Попередній розгляд електронних документів повинен здійснюватися у день надходження (доставки) або не пізніше 10 години наступного робочого дня у разі їх надходження (доставки) після закінчення робочого дня, у вихідні, святкові та неробочі дні. Доручення установ вищого рівня розглядаються першочергово.

21. За результатами попереднього розгляду отриманий через систему взаємодії електронний документ підлягає реєстрації, крім випадків, коли:

порушено вимоги щодо форми підготовки (пункт 2 цієї Інструкції в електронній формі);

електронний документ надійшов не за адресою;

електронний документ надійшов повторно;

заявлений склад електронного документа не відповідає фактичному;

реквізити вхідного електронного документа не збігаються з реквізитами, зазначеними в електронному документі;

відсутній пов’язаний з електронним документом кваліфікований електронний підпис підписувача чи пов’язана з ним кваліфікована електронна печатка установи, наявність якої на ньому передбачена цією Інструкцією в електронній формі;

на документ накладено кваліфікований електронний підпис особи, яка не є підписувачем документа або особою, що виконує його обов’язки;

пов’язані з електронним документом кваліфіковані електронні підписи та/або печатки неможливо перевірити з дотриманням вимог частини другої статті 18 Закону України “Про електронні довірчі послуги”;

відсутня кваліфікована електронна позначка часу;

візуальна форма електронного документа не придатна для сприймання її змісту людиною.

У цих випадках служба діловодства відмовляє у реєстрації такого електронного документа із зазначенням однієї з наведених підстав.

Надсилання вихідних електронних документів

22. Надсилання електронних документів через систему взаємодії їх адресатам здійснюється автоматично, за фактом їх завантаження із системи електронного документообігу установи в систему взаємодії одразу після їх реєстрації.

Під час завантаження автоматично створюються примірники електронних документів у кількості, що відповідає заявленому в реєстраційно-моніторинговій картці переліку адресатів, для їх подальшого персоналізованого надсилання відповідним адресатам.

Не може бути відправлений через систему взаємодії електронний документ, цілісність якого не підтверджено кваліфікованим електронним  підписом або кваліфікованою електронною печаткою згідно з вимогами цієї Інструкції в електронній формі або який оформлено з порушенням вимог пунктів 117 та 118 цієї Інструкції в електронній формі.

23. Із системи електронного документообігу установи до системи взаємодії завантажуються зареєстровані електронні документи або засвідчені електронні копії документів.

Із вебмодуля системи взаємодії до системи взаємодії завантажуються електронні копії документів, засвідчені кваліфікованими електронними печатками, створення, засвідчення та внесення до вебмодуля яких здійснює реєстратор.

24. Електронний документ вважається одержаним адресатом з моменту надходження відправнику електронного повідомлення із зазначеним часом про доставку цього документа адресату.

У разі ненадходження відправнику протягом шести годин з моменту відправки електронного документа, електронного повідомлення про доставку цього документа адресату вважається, що такий документ адресатом не одержано. У такому випадку відправник вживає всіх можливих заходів до забезпечення одержання адресатом відповідного документа в електронній формі.

У разі одержання від адресата електронного повідомлення про відмову в реєстрації електронного документа відправником вживаються заходи для усунення підстав відмови і забезпечення повторного надсилання такого документа в електронній формі.

Відхилення адресатом електронного документа без зазначення підстав, що визначені у пункті 21 цієї Інструкції, вважається свідомим порушенням.

Додаткове підтвердження факту отримання електронного документа адресатом не вимагається.

Журнал обміну електронних документів

25. Журнал обміну є окремим електронним реєстром у складі системи електронного документообігу, який формується із переліку записів про проходження примірників електронних документів через систему взаємодії.

26. Журнал обміну складається з таких розділів:

надіслані – номер і дата реєстрації електронного документа, адресат, короткий зміст, вид, дата і час надсилання, а також атрибути електронного повідомлення;

отримані – вихідні номер і дата реєстрації електронного документа, кореспондент, дата і час доставки;

зареєстровані – складові, аналогічні до складових розділу отриманих, а також номер і дата реєстрації електронного документа установою-адресатом та прізвище, ім’я, по батькові реєстратора, найменування структурного підрозділу, відповідального за виконання документа в установі, прізвище, ім’я, по батькові, телефон та службова електронна пошта його керівника, прізвище, ім’я, по батькові працівника, відповідального за виконання документа в установі, його телефон та службова електронна пошта;

відмовлено в реєстрації – до атрибутів розділу отриманих додаються дата і підстава відмови, прізвище, ім’я, по батькові та телефон реєстратора, яким здійснено відмову.

27. Електронні повідомлення автоматично вносяться до журналу обміну та додаються до відповідних записів про проходження примірників електронних документів через систему взаємодії та реєстраційно-моніторингових карток відповідних електронних документів.

Електронне повідомлення автоматично генерується системою електронного документообігу та надсилається відправнику одразу за фактом доставки, отримання, реєстрації, відмови у реєстрації електронного документа адресатом.

Електронні повідомлення не потребують окремої їх реєстрації та візуалізації.

28. Електронні повідомлення мають такі обов’язкові атрибути:

про надсилання – статусне електронне повідомлення “Надіслано” та дата і час надсилання;

про доставку – статусне електронне повідомлення “Доставлено” та дата і час доставки;

про реєстрацію – статусне електронне повідомлення “Зареєстровано” та номер і дата реєстрації електронного документа;

про відмову у реєстрації – статусне електронне повідомлення “Відмова у реєстрації”, дата, час, підстава відмови, прізвище, ім’я, по батькові та телефон реєстратора, яким здійснено відмову.

Також система взаємодії має здійснювати оперативне інформування користувача системи взаємодії про:

позитивний результат технічної перевірки системою взаємодії надісланого користувачем системи взаємодії документа та його постановку в чергу на завантаження до системи електронного документообігу адресата;

кількість документів, що стоять в черзі на завантаження до системи електронного документообігу користувача.

Особливості електронної взаємодії без застосування системи взаємодії

29. Інформаційний обмін між працівниками установ здійснюється лише з використанням службової електронної пошти.

30. Інформаційний обмін здійснюється з метою:

попереднього погодження редакції проєктів спільних електронних документів, зокрема співрозроблення проєктів актів;

доведення управлінської інформації до відома, зокрема про плани та роботу відповідних установ;

інформування про прийняті установою управлінські рішення;

з’ясування стану опрацювання установою електронних документів, що надійшли на їх розгляд.

31. Інформація з листування службовою електронною поштою може використовуватися для підтвердження виконаних дій.

32. Інформаційний обмін службовою електронною поштою не має юридичної сили.

33. Інформаційний обмін службовою електронною поштою не допускається щодо інформації з обмеженим доступом.

III. Організація електронного документообігу

34. Організація документообігу установи здійснюється за допомогою системи електронного документообігу, що інтегрується із системою взаємодії.

35. Система електронного документообігу повинна забезпечувати проходження електронних документів та електронних копій документів та взаємозв’язок із системами електронного документообігу інших установ.

Облік обсягу електронного документообігу

36. Облік обсягу електронного документообігу здійснюється в автоматизованому режимі системою електронного документообігу установи.

37. Підсумкові дані обліку обсягу документообігу подаються в електронній формі (додаток 1).

Реєстрація документів

38. Вхідні, внутрішні, вихідні, інші документи незалежно від форми їх створення, підготовлені в установі, реєструються в системі електронного документообігу.

39. Для забезпечення реєстрації документів в електронній та паперовій формах (далі – документи) в автоматизованому режимі заповнюється реєстраційно-моніторингова картка, до якої вносяться всі обов’язкові, додаткові та у разі потреби інші реквізити документа відповідно до вимог Інструкції з діловодства.

40. Реєстраційно-моніторингова картка електронного документа створюється системою електронного документообігу в електронній формі.

41. До обов’язкових реквізитів, що вносяться в реєстраційно-моніторингову картку, належать: вид документа, індекс та заголовок електронної справи, кореспондент (установа-відправник), підписувач документа та кваліфікований електронний підпис підписувача або кваліфікована електронна печатка установи-відправника, адресат (перелік установ, яким адресовано документ), вихідні номер та дата (реєстраційні атрибути кореспондента), вхідні номер та дата (реєстраційні атрибути адресата), вихідний номер та дата реєстрації (реєстраційні атрибути установи), короткий зміст документа, структурний підрозділ, відповідальний за виконання завдання та/або підготовку документа в установі із зазначенням його індексу, прізвища, імені, по батькові, номера телефону та службової електронної пошти його керівника, електронні резолюції, відповідальний виконавець (згідно з резолюцією) із зазначенням його прізвища, імені, по батькові, номера телефону та службової електронної пошти, строк та позначка про виконання електронного документа, кількість сторінок супровідного листа та кількість сторінок додатків, посилання на вже зареєстровані документи (історія питання), індикатори стану виконання документа та строки виконання індикаторів.

42. До додаткових реквізитів, що вносяться до реєстраційно-моніторингової картки, належать: внутрішнє переадресування електронного документа між структурними підрозділами установи, наявність і перелік додатків, проміжні строки виконання, інформація про зміну та перенесення строків виконання, припинення моніторингу електронного документа, електронні повідомлення системи взаємодії, код документа згідно з тематичним класифікатором установи, строк передавання до архівного підрозділу установи, позначка про належність документа до документів термінового розгляду, строк зберігання електронного документа (відповідно до номенклатури справ).

43. Допускається введення установою інших реквізитів електронного документа, які не звужують та не змінюють застосування обов’язкових та додаткових його реквізитів.

44. Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції установи здійснюється службою діловодства установи централізовано в єдиній системі.

Порядок реєстрації окремих видів документів визначається Інструкцією з діловодства установи.

45. Факсограми та інші електронні документи, що надходять електронною поштою без/з кваліфікованим електронним підписом (кваліфікованою електронною печаткою), реєстрації не підлягають.

46. У системі електронного документообігу формується єдина централізована база реєстраційних даних в електронній формі, за допомогою якої працівники забезпечуються інформацією про всі документи установи і їх місцезнаходження.

47. Порядок внесення реквізитів до реєстраційно-моніторингової картки та їх розміщення визначається Інструкцією з діловодства.

Реєстрація вхідних документів

48. Реєстрація вхідної кореспонденції здійснюється реєстратором лише після проведення попереднього розгляду документа.

49. Не допускається проведення подвійної реєстрації електронного документа у системі електронного документообігу.

50. На документ, що надійшов у паперовій формі, після реєстрації шляхом проставлення на ньому штампу з реєстраційним індексом або шляхом друку наноситься його штрих-код або QR-код, присвоєний системою електронного документообігу, та створюється фотокопія, яку реєстратор вносить до реєстраційно-моніторингової картки.

51. Вхідний документ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, що надійшов у паперовій формі, після реєстрації та створення фотокопії реєстратором передається безпосередньо в структурний підрозділ установи, визначений в установленому порядку відповідальним за виконання цього документа, лише для зберігання з подальшим формуванням у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ.

Перевірка кваліфікованого електронного підпису

52. Перевірка кваліфікованого електронного підпису чи печатки здійснюється з дотриманням Порядку використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19 вересня 2018 р. № 749.

53. В установі організовується централізоване сховище кваліфікованих сертифікатів відкритих ключів або застосовується онлайн-перевірка сертифікатів відкритих ключів безпосередньо з електронного переліку кваліфікованих сертифікатів відкритих ключів кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг.

54. Перевірка та підтвердження кваліфікованого електронного підпису та/або печатки здійснюється з дотриманням вимог частини другої статті 18 Закону України “Про електронні довірчі послуги”.

Реєстрація вихідних документів

55. Реєстрація вихідних електронних документів здійснюється в автоматизованому режимі під час їх підписання. Інструкцією з діловодства установи може бути передбачена автоматична реєстрація всіх або окремих видів документів за фактом їх підписання.

56. Надсилання документів, незалежно від форми їх створення, здійснюється через систему взаємодії.

У разі створення документа у паперовій формі адресату надсилається лише його фотокопія через систему взаємодії, крім випадку надсилання документів установі чи особі, які не є користувачами системи взаємодії, та документів, визначених пунктом 2 цієї Інструкції в електронній формі.

57. Якщо адресат не є користувачем системи взаємодії, реєстратор установи створює паперову копію електронного документа, засвідчує її печаткою установи та надсилає за належністю згідно з вимогами Інструкції з діловодства.

58. У разі надсилання фотокопії документа через систему взаємодії оригінал вихідного документа в паперовій формі (лише для документів постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання) передається в структурний підрозділ установи (автору документа) тільки для зберігання з подальшим формуванням у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ без передачі їх адресату.

59. Перевірку внесених у реєстраційно-моніторингову картку обов’язкових та додаткових реквізитів вихідного документа здійснює система електронного документообігу в автоматичному режимі.

Кваліфікована електронна печатка

60. Перелік електронних документів, які потребують засвідчення кваліфікованою електронною печаткою, визначається Інструкцією з діловодства на підставі актів законодавства.

61. Наказом (розпорядженням) керівника установи визначаються порядок використання кваліфікованої електронної печатки та уповноважені посадові особи, відповідальні за її застосування.

Кількість кваліфікованих електронних печаток, що використовуються установою, не обмежується.

Установам надається право засвідчувати електронні копії документів, зокрема на вимогу органів судової влади та правоохоронних органів.

Організація передавання документів та визначення їх виконавців

62. Зареєстрований документ за фактом внесення реєстратором в реєстраційно-моніторингову картку відповідального за розгляд документа: міського голови (далі – керівник установи), секретаря міської ради (далі – секретар ради), першого заступника міського голови, заступників міського голови (далі – заступники керівника установи), керуючого справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради (далі – керуючий справами) згідно з розподілом обов’язків або керівника виконавчого органу міської ради (далі – керівник виконавчого органу), який розглядає документ в установі першим (далі – первинний розгляд), автоматично передається на розгляд через систему електронного документообігу.

Документ автоматично та одночасно надходить на розгляд одній чи декільком посадовим особам (секретарю ради, заступникам керівника установи або керівникам виконавчих органів), які визначені виконавцями (співвиконавцями) зазначеного документа.

63. Документи одразу після їх реєстрації передаються на первинний розгляд.

Керівнику установи або особі, що виконує його обов’язки, на первинний розгляд передаються документи, що надійшли від Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, звернення депутатів всіх рівнів та доручення (листи) установ вищого рівня тощо.

Секретарю ради, заступникам керівника установи, керуючому справами згідно з розподілом обов’язків на первинний розгляд передаються акти органів державної влади, документи, що надійшли від територіальних органів, звернення депутатів місцевих рад, організацій, установ та підприємств, що належать до сфери управління установи, організаційно-розпорядчі та програмні документи загальнодержавного характеру тощо.

Первинний розгляд проєктів актів, внесених установі на спільне розроблення, інших документів здійснюється керівниками самостійних виконавчих органів або особами, що виконують їх обов’язки, в межах їх компетенції.

Електронна резолюція

64. Посадова особа, яка здійснює первинний розгляд електронного документа, накладає на нього електронну резолюцію, в якій визначає головного виконавця, відповідального за організацію виконання документа в установі, та у разі необхідності співвиконавців і строк його виконання.

В електронній резолюції обов’язково зазначаються всі виконавчі органи міської ради, які беруть участь в опрацюванні документа та погодженні проєкту відповіді.

Посадові особи, які одночасно розглядають електронний документ, накладають на нього електронні резолюції, в яких визначають відповідальних виконавців та у разі необхідності співвиконавців у межах відповідного виконавчого органу міської ради.

65. Електронна резолюція складається з таких реквізитів: прізвище, власне ім’я виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, електронний цифровий підпис посадової особи.

В електронній резолюції до електронного документа, що не має строку виконання, зазначення строку виконання не вимагається.

Електронна резолюція може доповнюватися іншими реквізитами за необхідності.

Неконкретні (“прискорити”, “поліпшити”, “активізувати”, “звернути увагу” тощо) електронні резолюції не допускаються.

66. Усі електронні резолюції, накладені на електронний документ, вносяться до його реєстраційно-моніторингової картки і нерозривно пов’язані із нею. Електронна резолюція, яка є наслідком виконання електронної резолюції вищого рівня, додатково містить логічне посилання на відповідну електронну резолюцію (дерево електронних резолюцій).

67. На електронну резолюцію посадової особи накладається кваліфікований електронний підпис цієї ж посадової особи.

68. До накладання електронної резолюції встановлюються такі особливості:

виконавцями електронної резолюції керівника установи визначаються секретар ради, заступники керівника установи, керуючий справами, голови адміністрацій районів згідно з розподілом обов’язків та повноваженнями, які координують діяльність відповідного виконавчого органу міської ради та у разі потреби мають право доповнити зазначену резолюцію, не змінюючи суті доручення керівника установи та його головного виконавця, далі – виконавчі органи міської ради в особі їх керівників, про що система електронного документообігу автоматично інформує;

виконавцями резолюції секретаря ради, заступників керівника установи, керуючого справами визначаються керівники підпорядкованих виконавчих органів, які входять до складу виконавчих органів, чию діяльність координує відповідний секретар ради, заступник керівника установи, керуючий справами, про що система електронного документообігу автоматично інформує керівників відповідних виконавчих органів;

виконавцями резолюції керівника виконавчого органу визначаються спеціалісти відповідного виконавчого органу міської ради, про що система електронного документообігу автоматично інформує керівників відповідних підпорядкованих виконавчих органів міської ради, що входять до складу цього виконавчого органу;

виконавцем резолюції керівника установи, секретаря ради, заступників керівника установи, керуючого справами може бути будь-який підпорядкований відповідному керівнику працівник установи, до компетенції якого належить зазначене в резолюції питання. Про визначення в резолюції виконавця система електронного документообігу автоматично інформує керівництво виконавчого органу та підпорядкованого виконавчому органу міської ради даного працівника;

електронною резолюцією може бути визначено головного виконавця, співвиконавців, строки виконання, отримувачів документа “до відома”.

69. Електронні документи надходять до їх виконавців виключно через систему електронного документообігу на підставі накладених на них електронних резолюцій.

Документ, виконавцями якого є кілька виконавчих органів міської ради або структурних підрозділів (посадових осіб), надходить одночасно до всіх його виконавців, визначених електронною резолюцією чи переліком розсилки, створеним реєстратором або автором документа.

70. Керівники виконавчих органів міської ради або структурних підрозділів установи опрацьовують електронні документи, отримані внаслідок їх передавання через систему електронного документообігу за належністю, на підставі накладених на них електронних резолюцій.

У разі необхідності керівник виконавчого органу міської ради або структурного підрозділу установи має право делегувати своєму заступнику розгляд частини електронних документів, які надходять на опрацювання до виконавчого органу міської ради  або структурного підрозділу.

71. Система електронного документообігу автоматично фіксує факти передавання електронних документів виконавцям в реєстраційно-моніторинговій картці із зазначенням інформації про виконавців, яким передано документ.

72. Зміна головного виконавця здійснюється в системі електронного документообігу на підставі резолюції керівника, який здійснював первинний розгляд електронного документа.

73. Якщо для електронного документа не встановлено строків виконання, а його опрацювання не потребує підготовки проєкту документа на його виконання, відповідальний виконавець має право після ознайомлення з документом внести в реєстраційно-моніторингову картку інформацію про спосіб виконання цього документа (питання вирішено в робочому порядку, взято участь у нараді тощо), закрити його “до справи”.

Якщо електронний документ розіслано працівникам установи для ознайомлення через систему електронного документообігу установи, працівники вносять відмітку про їх ознайомлення, а у разі розсилання для ознайомлення під підпис – підтверджують накладанням кваліфікованого електронного підпису. У такому випадку в системі електронного документообігу установи автоматично генерується лист ознайомлення з документом, у якому зазначається перелік посадових осіб установи, яким було передано відповідний документ з позначкою про ознайомлення, у такому форматі: прізвище та власне ім’я, дата надходження електронного документа, дата ознайомлення (кваліфікована електронна позначка часу).

IV. Документування управлінської інформації в електронній формі

Загальні вимоги до створення документів

74. Документування управлінської інформації в електронній формі полягає у створенні електронних документів, в яких фіксується інформація про управлінські рішення з дотриманням установлених цією Інструкцією в електронній формі правил.

75. Реквізити, визначені цією Інструкцією в електронній формі, вносяться в реєстраційно-моніторингову картку.

Бланки документів

76. Організаційно-розпорядчі документи установи оформлюються на бланках, що створюються в електронній формі згідно з вимогами цієї Інструкції в електронній формі.

77. Бланки генеруються системою електронного документообігу установи в автоматичному режимі на підставі обраних автором проєкту критеріїв типового бланка для обраного виду електронного документа.

Для генерації типового бланка застосовуються критерії: вид, тип документа, підписувач тощо.

78. Бланки кожного виду генеруються на основі поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим способом (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів).

79. Для підготовки документів в електронній формі система електронного документообігу установи генерує такі види бланків документів, у тому числі спеціалізований бланк для створення різних видів документів для листування іноземними мовами (додатки 2-9):

80. Документ у разі необхідності друкується разом із бланком, згенерованим системою електронного документообігу без застосування бланків, виготовлених друкарським способом.

81. Бланки документів, створених у електронній формі, не нумеруються та не потребують обліку.

Дата підписання, засвідчення та реєстрації

82. Дата підписання визначається кваліфікованою електронною позначкою часу, що невід’ємно пов’язана з кваліфікованим електронним підписом.

83. Дата засвідчення визначається кваліфікованою електронною позначкою часу, що невід’ємно пов’язана з кваліфікованою електронною печаткою.

84. Дата реєстрації вихідного документа автоматично формується системою електронного документообігу установи у реєстраційно-моніторинговій картці під час його підписання.

85. Обов’язковому датуванню у реєстраційно-моніторинговій картці підлягають усі службові відмітки, пов’язані з проходженням та виконанням документа (резолюції, відмітки про виконання документа, надсилання його до справи тощо).

Оформлення додатків

86. На додатках, що затверджуються відповідними актами (положення, інструкції, правила, порядки тощо), проставляється гриф затвердження відповідно до пункту 92 цієї Інструкції в електронній формі. У відповідних пунктах розпорядчої частини документа робиться посилання: “що додається” або “(додається)”.

87. На додатках до наказу, положення, правил, інструкції тощо проставляється відмітка у верхньому правому куті першої сторінки додатка, яка включає номер додатка, заголовок нормативно-правового акта та посилання на відповідну структурну одиницю, наприклад:

Супровідні матеріали довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер, наприклад:

Реєстраційний індекс документів

88. Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, застосовується реєстраційний індекс головного виконавця.

89. Під час візуалізації документа місце розташування реєстраційного індексу визначається згідно з формою згенерованого бланка.

90. Під час візуалізації документа система електронного документообігу установи відтворює та візуалізує разом із документом образ штрих-коду або QR-коду (для державної реєстрації актів лише QR-код), який обов’язково містить:

дату реєстрації та реєстраційний індекс документа;

реквізит підписувача (підписувачів) та дату підписання з кваліфікованої електронної позначки часу (лише для QR-коду);

дані про погодження (лише для актів).

91. Під час реєстрації паперових документів використовується штрих-код або QR-код, а під час реєстрації актів – лише QR-код.

Гриф затвердження документа

92. У разі коли електронний документ затверджується рішенням, наказом, розпорядженням, гриф затвердження складається із слова “ЗАТВЕРДЖЕНО”, назви (у називному відмінку) виду документа, яким затверджується створений документ, із зазначенням дати його затвердження і номера, наприклад:

Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження складається із слова “ЗАТВЕРДЖУЮ”, найменування посади, підпису, власного імені і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:

Гриф затвердження візуалізується у правому верхньому кутку першої сторінки документа.

Дані про виконання документів

93. Відмітка про закінчення виконання документа вноситься до реєстраційно-моніторингової картки та містить автоматично згенеровані системою електронного документообігу слова “До справи”, номер справи, а також короткі відомості про його виконання, наприклад:

або

Особливості оформлення деяких видів документів

Протоколи

94. Протоколи складаються в електронній формі відповідно до Інструкції з діловодства або рішення колегіального органу.

95. У разі ведення аудіовізуальної фіксації засідання відповідний запис підписується кваліфікованим електронним підписом секретаря колегіального органу (далі – секретар) або уповноваженої особи та додається до протоколу.

96. Протоколи та витяги з них засвідчуються кваліфікованою електронною печаткою установи, яку накладає служба діловодства, і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Перелік розсилки складає секретар.

Службові листи

97. Службовий лист в електронній формі оформлюється на бланку, автоматично згенерованому системою електронного документообігу установи.

98. Датою листа є дата його реєстрації у службі діловодства.

Документи про службові відрядження

99. Для реєстрації відряджень ведеться окремий електронний журнал (додаток 10), під час внесення запису про відрядження до якого система електронного документообігу установи здійснює автоматичне делегування повноважень в системі від однієї посадової особи до іншої на час такого відрядження.

Підготовка проєктів електронних документів

100. За підготовлений проєкт електронного документа відповідальним є автор документа.

За організацію виконання електронного документа відповідають особи, зазначені в електронній резолюції, накладеній за результатами первинного розгляду документа.

101. Підготовка проєкту електронного документа здійснюється з урахуванням таких вимог:

проєкт електронного документа готується автором документа в системі електронного документообігу установи;

у разі наявності супровідних матеріалів до проєкту електронного документа вони додаються до проєкту електронного документа виключно в електронній формі (зокрема табличні та графічні матеріали, фотокопії документів, завантажені у систему у файлах форматів, визначених актами законодавства);

внесення до проєкту електронного документа посилання на документ(и), на виконання якого(их) створено відповідний проєкт;

внесення до реєстраційно-моніторингової картки в автоматизованому режимі індексу справи за номенклатурою справ, до якої відноситься електронний документ, що створюється;

зазначення обов’язкового статусу призначення проєкту (ініціативний, інформаційний, проміжна відповідь, подання про зміну строку, запит на додаткову інформацію, остаточне виконання);

формулювання проєкту доручення до документа здійснюється у тексті документа, до якого планується видання відповідного доручення, у формі конкретного завдання із зазначенням строку його виконання та виконавців, наприклад: департаменту забезпечення діяльності виконавчих органів Миколаївської міської ради; керівникам виконавчих органів міської ради тощо;

формування переліку погоджувачів та підписувачів у реєстраційно-моніторинговій картці.

102. Ім’я файла вихідного проєкту електронного документа, супровідних та інших матеріалів до нього повинно мати стислу уніфіковану назву, яка чітко виходить із приналежності вмісту файла, наприклад:

Візування та погодження проєктів електронних документів

103. Погодження проєкту електронного документа полягає у його візуванні уповноваженими особами, зазначеними в реєстраційно-моніторинговій картці, згідно з Інструкцією з діловодства, що забезпечується системою електронного документообігу установи на підставі сформованого переліку погоджувачів, зазначених у реєстраційно-моніторинговій картці.

104. Інформація про погодження, відхилення або повернення автоматично вноситься до реєстраційно-моніторингової картки.

105. Погодження та підписання проєкту електронного документа здійснюється у такому порядку:

проєкт електронного документа спочатку візується його автором, керівником структурного підрозділу (відповідального підрозділу) та/або керівником підпорядкованого структурного підрозділу та уповноваженими особами інших виконавчих органів міської ради або структурних підрозділів, зазначеними в реєстраційно-моніторинговій картці;

проєкт електронного документа візується секретарем ради, заступником керівника установи, керуючим справами, який координує роботу виконавчого органу міської ради, відповідального за підготовку проєкту електронного документа (погодження інших заступників керівника установи, які координують роботу заінтересованих підрозділів, не вимагається);

у разі погодження проєктів рішень міської ради, виконкому міської ради, розпоряджень (наказів) в електронній формі зазначені проєкти візуються уповноваженим представником юридичної служби за результатами проведення юридичної експертизи та керівником структурного підрозділу (спеціалістом) з питань запобігання та виявлення корупції;

проєкт електронного документа візується всіма посадовими особами (погоджувачами), наявність візи яких передбачено в реєстраційно-моніторинговій картці, при цьому візування проєкту електронного документа не затверджує зазначений документ;

проєкт підписується керівником (підписувачем), який затверджує електронний документ.

106. Не погоджений у відповідному порядку проєкт електронного документа не передається на підписання (затвердження).

107. Уповноважені особи інших виконавчих органів міської ради за фактом надходження до них через систему електронного документообігу установи проєкту електронного документа беруть участь у його опрацюванні в частині, що стосується їх компетенції.

108. Свою позицію щодо опрацьованого проєкту електронного документа уповноважена особа заінтересованого виконавчого органу міської ради доводить до відома відповідального виконавчого органу міської ради через систему електронного документообігу установи. Відповідна позиція має бути чітко обґрунтованою, а у разі необхідності викладена у тексті проєкту електронного документа в режимі виправлень (у вигляді нової редакції його окремих положень).

У разі внесення редакційних правок до проєкту електронного документа система електронного документообігу установи:

зберігає поточну версію проєкту електронного документа (без редакційних правок) з усіма накладеними на неї кваліфікованими електронними підписами (що підтверджуються) в архіві версій проєкту електронного документа;

створює нову версію проєкту електронного документа (без кваліфікованих електронних підписів), яка стає поточною версією проєкту електронного документа і до якої зберігаються всі внесені редакційні правки.

Усі версії проєкту зберігаються в архіві версій в реєстраційно-моніторинговій картці. Редагування версій, збережених в архіві реєстраційно-моніторингової картки, блокується. Редагування поточної версії блокується після затвердження документа.

109. Погодження проєкту електронного документа (за виключенням наказів керівника установи) здійснюється в такому порядку:

проєкт електронного документа візується його автором, після чого система електронного документообігу установи автоматично одночасно надсилає його на ознайомлення керівнику структурного підрозділу (відповідального підрозділу) та/або керівнику підпорядкованого структурного підрозділу, секретарю ради, заступнику керівника установи, керуючому справами, який координує роботу відповідального виконавчого органу міської ради, та уповноваженим особам інших виконавчих органів міської ради, зазначених у реєстраційно-моніторинговій картці;

погоджувач, зазначений у реєстраційно-моніторинговій картці, протягом визначеного автором документа строку, залежно від обсягу та/або виду документа, має ознайомитися з проєктом електронного документа та у разі наявності зауважень вносить їх до проєкту електронного документа;

якщо погоджувач протягом зазначеного в реєстраційно-моніторинговій картці строку не погодив та не вніс зауважень до проєкту електронного документа, система електронного документообігу автоматично вносить до реєстраційно-моніторингової картки інформацію про погодження цього проєкту за замовчуванням. Погоджувач є відповідальним за відповідне погодження.

Автоматичне погодження електронних документів (погодження за замовчуванням) не стосується проходження їх юридичної експертизи.

110. У разі погодження проєкту електронного документа уповноважена особа іншого виконавчого органу міської ради, зазначеного в реєстраційно-моніторинговій картці, візує проєкт електронного документа.

111. Після візування всіма зазначеними в реєстраційно-моніторинговій картці погоджувачами система електронного документообігу установи автоматично надсилає проєкт електронного документа на підписання зазначеному в реєстраційно-моніторинговій картці підписувачу.

Юридична експертиза

112. Юридична експертиза проходить у електронній формі з використанням системи електронного документообігу установи.

113. За результатами юридичної експертизи у разі наявності зауважень до проєкту електронного документа уповноважена особа юридичної служби готує висновок в електронній формі.

114. Висновок вноситься до системи електронного документообігу установи як внутрішній документ, логічно пов’язаний із проєктом, до якого він підготовлений, за підписом уповноваженої особи юридичної служби.

115. У разі відсутності зауважень до проєкту електронного документа уповноважена особа юридичної служби візує проєкт електронного документа в системі електронного документообігу установи.

Підписання проєктів електронних документів

Підписувач

116. Посадові особи є підписувачами проєктів електронних документів в межах своїх повноважень.

117. Підписувачем проєктів електронних документів, що надсилаються до Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, депутатів всіх рівнів, є міський голова або особа, що виконує його обов’язки, а також за дорученням міського голови може підписуватися заступником міського голови, керуючим справами.

Підписувачем проєктів електронних документів, що надсилаються установам і територіальним органам вищого рівня, та листів/доручень установам, організаціям й підприємствам, що належать до сфери управління установи, громадянам, а також листів щодо розроблення проєктів актів, є міський голова або особа, що виконує його обов’язки, секретар ради, заступники міського голови, керуючий справами згідно з розподілом повноважень.

Підписувачем проєктів електронних документів, що надсилаються установам нижчого рівня, територіальному органу установи, організаціям та підприємствам, що належать до сфери управління установи, є керівник самостійного виконавчого органу міської ради згідно з визначеною компетенцією або особа, що виконує його обов’язки, якщо їм надане таке право.

Підписувачем проєктів доповідних і службових записок є керівник структурного підрозділу установи згідно з визначеною компетенцією або особа, що виконує його обов’язки.

118. Не допускається підписання в установі проєктів електронних документів, оминаючи установу, до сфери управління якої вона належать.

119. Реквізит підписувача складається з найменування посади особи, яка підписує електронний документ, власного імені і прізвища, наприклад:

120. Проєкти електронних документів підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі, коли за зміст проєкту електронного документа відповідальні кілька осіб – двома або більше посадовими особами. При цьому реквізити посадових осіб – підписувачів розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:

або

121. У разі підписання проєкту спільного електронного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх реквізити розміщуються на одному рівні, наприклад:

122. У разі відсутності посадової особи, реквізити підписувача якої зазначено у проєкті електронного документа, автором проєкту створюється новий примірник проєкту, в якому змінюються лише реквізити підписувача, після чого відповідний примірник без повторного погодження вноситься на підпис особі, що виконує її обов’язки.

Керівник установи

123. У разі коли підписувачем електронного документа є керівник установи, погоджений проєкт електронного документа надходить до уповноваженої особи патронатної чи іншої служби або до уповноваженої особи, що організовує та забезпечує роботу керівника установи (далі – служба керівника).

124. Уповноважена особа служби керівника:

перевіряє проєкт електронного документа на предмет його відповідності вимогам щодо підготовки відповідних проєктів;

перевіряє наявність усіх накладених на проєкт електронного документа кваліфікованих електронних підписів;

визначає проєкт електронного документа відповідним для передавання його на підписання керівнику установи та у разі визначення його таким передає його керівнику установи на підпис.

125. У разі коли керівник установи або уповноважена особа служби керівника вносить до проєкту електронного документа редакційні правки, система електронного документообігу установи автоматично створює нову версію проєкту електронного документа, яка за рішенням керівника установи може бути підписана без повторного погодження.

126. Після підписання документа керівником установи в електронній формі він автоматизовано реєструється та автоматично надсилається через систему взаємодії.

Підписання проєкту документа секретарем ради, заступником керівника установи, керуючим справами, керівником виконавчого органу міської ради

127. У разі коли підписувачем документа є секретар ради, заступник керівника установи, керуючий справами або керівник виконавчого органу міської ради, відповідний електронний документ після погодження в установленому Інструкцією з діловодства порядку надходить через систему електронного документообігу установи до відповідного підписувача або уповноваженої особи, що організовує та забезпечує його роботу, а у разі коли підписувачем документа є керівник виконавчого органу міської ради - безпосередньо до відповідного підписувача.

128. Відхилений підписувачем проєкт повертається системою електронного документообігу установи його автору із зазначенням вмотивованої причини відхилення.

Особливості погодження проєктів електронних документів в установі

129. Процедура погодження проєкту електронного документа контролюється його автором, а у разі його відсутності особою, яка виконує його обов’язки.

130. У разі надходження проєкту електронного документа на погодження погоджувач повинен ознайомитися із змістом проєкту, завізувати проєкт електронного документа (у разі згоди з пропонованою редакцією тексту проєкту електронного документа) або внести зауваження та пропозиції до нього.

131. Зауваження і пропозиції до проєкту електронного документа, що мають узагальнений (концептуальний) характер, можуть викладатися в окремому коментарі, що вноситься до реєстраційно-моніторингової картки, та підписуються кваліфікованим електронним підписом особи, яка створила коментар.

132. Зауваження і пропозиції до проєкту електронного документа вносяться в режимі редакційних правок безпосередньо до тексту проєкту електронного документа або виділяються шрифтом чи кольором, відмінним від шрифту чи кольору основного тексту проєкту електронного документа, та із зазначенням автора відповідних правок (режим виправлення).

133. Зауваження і пропозиції щодо відповідності нормативно-правовим актам мають вноситися із зазначенням конкретних невідповідностей, статей, пунктів тощо або має надаватися відповідний варіант редакції тексту, до якого є зауваження.

134. Погоджувач візує проєкт електронного документа лише у разі відсутності в нього жодних зауважень. Погоджений проєкт електронного документа автоматично передається наступному погоджувачу згідно з переліком погоджувачів та підписувачів, зазначених у реєстраційно-моніторинговій картці.

Погодження із зауваженнями не допускається, крім випадків погодження проєктів актів, порядок погодження яких визначено законодавством.

135. У разі внесення будь-яких редакційних правок до проєкту електронного документа система електронного документообігу установи автоматично відкликає його з погодження та повертає проєкт електронного документа автору.

136. Автор проєкту електронного документа після повернення йому відхиленого проєкту документа здійснює його доопрацювання, за результатами якого:

приймає (повністю або частково) надані зауваження, пропозиції, редакційні правки та надсилає на повторне погодження нову версію проєкту електронного документа;

вмотивовано відхиляє надані зауваження та пропозиції із зазначенням підстав у відповідному коментарі, що вноситься до реєстраційно-моніторингової картки, з накладанням кваліфікованого електронного підпису автора проєкту, після чого повертає проєкт електронного документа на погодження у попередній його редакції без необхідності його перевізування погоджувачами, якими проєкт було погоджено.

137. Погоджувач, яким отримано проєкт електронного документа, повинен його погодити або повернути із вмотивованими зауваженнями та пропозиціями протягом визначених строків.

138. Якщо у позиціях виконавця та співвиконавця є розбіжності, які не можуть бути врегульовані на рівні фахівців відповідних виконавчих органів міської ради або структурних підрозділів, керівник виконавця ініціює проведення узгоджувальних нарад та консультацій з узгодження розбіжностей на рівні керівництва відповідних виконавчих органів міської ради або структурних підрозділів. Результати узгоджувальної наради оформлюються протоколом, який готує та вносить в систему електронного документообігу установи автор проєкту, як логічно пов’язаний із документом, щодо якого скликалась узгоджувальна нарада.

Зазначений протокол візується в системі електронного документообігу установи всіма учасниками наради та підписується керівниками виконавчих органів міської ради або структурних підрозділів, у яких були розбіжності.

Реєстраційно-моніторингова картка зареєстрованого протоколу містить посилання на електронний документ, щодо якого його було створено.

Домовленості, досягнуті під час узгоджувальної наради та викладені у її протоколі, є обов’язковими для виконання всіма учасниками процесу погодження розбіжностей.

139. Проєкт електронного документа вважається погодженим та може бути підписаний лише після того, як його буде завізовано всіма погоджувачами, зазначеними в реєстраційно-моніторинговій картці.

140. У разі потреби система електронного документообігу установи генерує лист зовнішнього або внутрішнього погодження.

Особливості підготовки деяких видів електронних документів

Проєкти рішень Миколаївської міської ради та виконавчого комітету Миколаївської міської ради

141. Підготовка проєктів рішень Миколаївської міської ради (далі – рішення міської ради) та виконавчого комітету Миколаївської міської ради (рішення виконкому) включають в себе розроблення (співрозроблення), погодження та правову експертизу проєкту в електронній формі.

142. Строки розроблення проєктів рішень міської ради та виконкому визначає розробник відповідно до законодавства або встановлених завдань на його розроблення.

143. Розробником проєктів рішень міської ради та виконкому визначається виконавчий орган міської ради, до компетенції якого належить формування та/або реалізація власних або делегованих повноважень місцевого самоврядування у відповідній сфері.

Якщо питання належить до компетенції кількох виконавчих органів міської ради, розробником визначається виконавчий орган, компетенція якого у відповідній сфері є домінуючою, інші є заінтересованими виконавчими органами міської ради, які можуть взяти участь у розробленні проєкту відповідного рішення міської ради або виконкому в частині, що стосується їх компетенції, у разі прийняття такого рішення виконавцем.

Розробник:

самостійно визначає необхідність залучення заінтересованого виконавчого органу міської ради до участі в розробленні проєкту рішення міської ради або виконкому (далі – проєкт рішення);

є відповідальним за своєчасну підготовку проєкту рішення;

у разі необхідності може ініціювати утворення робочої групи на базі свого виконавчого органу міської ради із залученням фахівців заінтересованих виконавчих органів міської ради та незалежних експертів з відповідних питань.

144. У разі прийняття розробником рішення про залучення заінтересованого виконавчого органу міської ради як співрозробника (далі – орган-співрозробник) розробник не пізніше ніж протягом двох робочих днів з дня набрання чинності завданням на розроблення проєкту створює реєстраційно-моніторингову картку проєкту в системі електронного документообігу установи та повідомляє органу-співрозробнику листом, що надсилається через СЕДО, про початок розроблення проєкту рішення із зазначенням мети, сфери його дії, строків розроблення та контактних даних виконавчого органу міської ради, визначеного відповідальним за підготовку проєкту рішення від імені розробника, та його працівників, відповідальних за підготовку відповідного проєкту рішення.

Зазначений лист підписує керівник установи – розробника або особа, яка виконує його обов’язки.

145. Орган-співрозробник у п’ятиденний строк з моменту отримання листа-повідомлення про початок розроблення проєкту рішення повідомляє розробнику листом, що надсилається через СЕДО, про згоду на співрозроблення, контактні дані органу-співрозробника та його працівників, відповідальних за співрозроблення відповідного проєкту рішення.

Зазначений лист підписує керівник органу-співрозробника або особа, яка виконує його обов’язки.

146. У разі ненадходження у визначений строк від органу-співрозробника відповіді розробник за замовчуванням визнає відмову такого органу-співрозробника від участі у співрозробленні.

147. На етапі співрозроблення проєкту рішення обмін інформацією між виконавцями розробника та органу-співрозробника здійснюється через службову електронну пошту (при цьому керівники виконавчих органів міської ради зазначаються в копії листа), проведення робочих нарад та зустрічей тощо.

Розробник надсилає підготовлений проєкт рішення на службову електронну пошту працівникам органу-співрозробника, відповідальним за співрозроблення відповідного проєкту рішення.

Співрозроблення проєкту рішення здійснює відповідальний працівник органу-співрозробника без залучення на цій стадії керівництва органу.

Відповідальний працівник органу-співрозробника:

може у разі необхідності залучати до опрацювання проєкту рішення визначені ним структурні підрозділи або працівників цього ж органу;

має протягом десяти робочих днів з моменту надходження проєкту рішення на опрацювання визначитися з позицією щодо проєкту рішення та подати розробнику свої зауваження і пропозиції до нього.

Якщо на стадії співрозроблення в позиціях співрозробників виникли розбіжності, розробник організовує робочу нараду на рівні керівників виконавчих органів міської ради та безпосередніх виконавців, відповідальних за спільне розроблення, за результатами якої відповідальним підрозділом або виконавцем розробника готується акт розбіжностей за підписом керівника установи - розробника.

До акта розбіжностей не вноситься інформація про органи-співрозробники, розбіжності з якими у розробника відсутні, а також розбіжності, які було врегульовано або знято під час робочої наради.

Після закінчення співрозроблення проєкту рішення кожен орган-співрозробник у триденний строк готує акт про завершення спільного розроблення проєкту рішення за підписом керівника відповідального виконавчого органу міської ради, у якому зазначає свою позицію стосовно проєкту рішення та перелік зауважень, які не було врегульовано під час робочої наради, та надсилає його розробнику через систему взаємодії або СЕДО. Якщо відповідальний підрозділ або виконавець органу-співрозробника не надав протягом визначеного строку розробнику пропозицій та зауважень до проєкту рішення, наявність у розробника акта від такого органу-співрозробника не вимагається.

Рішення про врахування або неврахування розбіжностей, викладених у акті про завершення спільного розроблення проєкту рішення, приймає керівник установи – розробника.

148. Розробник протягом п’яти робочих днів після завершення розроблення (співрозроблення) проєкту рішення надсилає цей проєкт із супровідними матеріалами до нього на погодження до заінтересованих органів через систему взаємодії або СЕДО. Разом із проєктом рішення надсилається акт розбіжностей.

Проєкт рішення та супровідні матеріали до нього надсилаються за підписом керівника установи – розробника або особи, що виконує його обов’язки, згідно з процедурою, визначеною цією Інструкцією в електронній формі.

Заінтересований орган у визначений строк надсилає розробнику лист із позицією відповідного органу до проєкту рішення за підписом керівника заінтересованого органу або особи, що виконує його обов’язки, згідно з процедурою, визначеною цією Інструкцією в електронній формі.

149. Розробник протягом трьох робочих днів після завершення погодження проєкту рішення формує пакет документів з аркушем погодження за підписом керівника установи або особи, що виконує його обов’язки, та надсилає через систему взаємодії або СЕДО проєкт до юридичної служби для проведення правової експертизи.

150. Після проведення правової експертизи проєкт рішення разом із супровідними матеріалами до нього та аркушем погодження надсилається на розгляд та погодження посадовим особам, визначеним в аркуші погодження проєкту рішення.

151. Порядок опрацювання проєкту рішення здійснюється згідно з процедурою, визначеною Інструкцією з діловодства.

Проєкти розпоряджень (наказів)

152. Міський голова, керівники виконавчих органів міської ради, що мають статус юридичної особи (далі – керівник установи), підписують розпорядження (накази) з основної діяльності, адміністративно-господарських або кадрових питань.

Питання підготовки розпоряджень (наказів) з кадрових питань (особового складу) регулюються також іншими нормативно-правовими актами.

153. Проєкти розпоряджень (наказів) готуються та погоджуються в електронній формі відповідно до загальних вимог підготовки та погодження (аркуш погодження) проєктів електронних документів, визначених цією Інструкцією в електронній формі, на бланку, що автоматично генерується системою електронного документообігу установи.

154. Перед поданням проєктів розпоряджень (наказів) на підпис виконавець проєкту друкує його із системи електронного документообігу установи разом із згенерованим системою електронного документообігу установи бланком, на якому візуалізується автоматично сформований QR-код.

На роздрукованому проєкті розпорядження вимагається лише проставлення власноручної візи редактора та виконавця із зазначенням прізвища.

155. Підписання проєкту розпорядження (наказу) здійснюється в електронній та у разі необхідності паперовій формі. Накази з адміністративно-господарських питань готуються та підписуються лише в електронній формі.

156. Розпорядження (накази) реєструються в системі електронного документообігу установи із застосуванням відповідного проєкту електронного документа. При цьому на паперовий примірник відповідного розпорядження (наказу) проставляється номер та дата реєстрації, які було автоматично присвоєно в системі електронного документообігу установи.

Розпорядження (накази) нумеруються у порядку їх видання в межах календарного року; розпорядження (накази) з основної діяльності, з адміністративно-господарських та кадрових питань мають окрему порядкову нумерацію.

157. Ознайомлення працівників установи з розпорядженнями (наказами) здійснюється в електронній формі.

Факт доведення розпорядження (наказу) до відома посадової особи установи здійснюється засобами системи електронного документообігу установи.

158. Факт ознайомлення посадової особи установи з розпорядженням (наказом) здійснюється засобами системи електронного документообігу установи з використанням кваліфікованого електронного підпису відповідної посадової особи.

Спільні розпорядження (накази) установ

159. Порядок підготовки спільного розпорядження (наказу) кількох установ за підписом їх керівників визначається Інструкцією з діловодства.

Особливості роботи з електронними документами в органах ведення Державного реєстру виборців

160. Проєкти електронних документів органу ведення формуються програмними засобами АІТС “Державний реєстр виборців”.

161. Електронні документи тимчасового строку зберігання з часу їх створення і до знищення зберігаються в АІТС “Державний реєстр виборців”.

Знищення електронних документів після закінчення строків їх зберігання здійснюється в установленому порядку працівником органу ведення, до обов’язків якого віднесено таку функцію.

V. Моніторинг за станом виконання управлінських рішень

162. Моніторинг виконання управлінських рішень є складовою системи контролю в установі та проводиться з метою нагляду за виконавською дисципліною.

163. Моніторинг включає в себе безперервне спостереження за процесом виконання управлінських рішень та виявлення відхилень від строків виконання індикаторів.

164. Моніторинг виконання управлінських рішень здійснюється службою контролю за допомогою системи моніторингу, інтегрованої в систему електронного документообігу установи на основі даних з реєстраційно-моніторингової картки. Відповідна система забезпечує оперативний доступ до всієї інформації про стан виконання будь-якого документа, щодо якого здійснюється моніторинг та методичний аналіз відповідних даних.

165. Моніторинг проводиться шляхом збору, обробки та систематизації інформації про стан виконання управлінських рішень за визначеними індикаторами.

166. Індикаторами стану виконання управлінських рішень є момент закінчення визначених дій, наприклад: накладення електронної резолюції, створення документа, погодження документа, підписання документа, реєстрація та відправлення документа тощо.

167. Індикатори, строки виконання індикаторів та інші дані, необхідні для моніторингу в установі, вносяться в автоматичному режимі залежно від обраного статусу призначення документа та/або автоматизованому режимі до реєстраційно-моніторингової картки службою діловодства під час вхідної реєстрації документа, керівником під час первинного розгляду або автором документа під час його створення.

168. Якщо документ містить кілька окремих управлінських завдань, моніторинг виконання цих завдань здійснюється в одній реєстраційно-моніторинговій картці.

169. Після завершення роботи над документом до реєстраційно-моніторингової картки автоматично вноситься відмітка про завершення його виконання (індикатор завершення виконання) на підставі статусу призначення зареєстрованого проєкту електронного документа. Відмітка про завершення виконання документа свідчить про те, що роботу над документом закінчено.

170. Моніторинг здійснюється за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, указами Президента України, актами та дорученнями Президента України, актами Кабінету Міністрів України, листами Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини, зверненнями та запитами депутатів усіх рівнів, розпорядженнями та дорученнями голови ОДА, його заступників, протоколами колегій та нарад ОДА, рішеннями та розпорядженнями обласної ради, а також завдань, визначених розпорядчими документами та дорученнями керівництва установи, рішеннями міської ради та виконавчого комітету міської ради, щодо яких встановлено строки їх виконання, запитами на інформацію, за виконанням усіх зареєстрованих документів, у яких встановлено завдання та виконання яких підлягає обов’язковому контролю.

171. Строки виконання внутрішніх, вхідних документів обчислюються в календарних або робочих (у випадках, передбачених законодавством) днях, починаючи з наступного дня після відповідної календарної дати (реєстрації документа).

Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, строком виконання документа вважається перший робочий день після настання строку виконання.

172. У разі зміни строків виконання індикатора у реєстраційно-моніторинговій картці проставляється новий строк визначеного індикатора та зазначається причина його зміни, які вносяться уповноваженою особою служби контролю.

173. Перевірка строків виконання документів проводиться за всіма індикаторами проходження документа до закінчення строку його виконання (у разі відхилень виконавцю надсилаються попередження системою моніторингу за допомогою електронних нагадувань, що автоматично генеруються системою електронного документообігу установи) у порядку, визначеному Інструкцією з діловодства.

174. Служба контролю після виконання документа перевіряє відповідність кінцевого результату поставленому завданню, за результатом чого приймає рішення про припинення моніторингу.

Припинення моніторингу здійснюється лише на підставі зазначеної перевірки.

175. Дані про виконання документа та припинення моніторингу вносяться до реєстраційно-моніторингової картки уповноваженою особою служби контролю.

Документ може бути закритий “до справи” лише після внесеної до реєстраційно-моніторингової картки відмітки про припинення моніторингу.

176. Днем виконання завдань, визначених в актах органів державної влади і дорученнях вищих посадових осіб, та виконання запитів, звернень, іншої кореспонденції Верховної Ради України вважається день надсилання електронного документа установою через систему взаємодії, а у випадках, визначених пунктом 2 цієї Інструкції в електронній формі, – день реєстрації документа органом, який виконав відповідне завдання.

Інформаційно-довідкова робота з електронними документами

177. Інформаційно-довідкова робота з електронними документами полягає в пошуку необхідних документів з використанням системи електронного документообігу установи.

178. Для підвищення ефективності роботи пошукової системи системи електронного документообігу установи службою діловодства розробляються такі класифікаційні довідники:

класифікатор питань діяльності установи;

класифікатор видів документів;

класифікатор кореспондентів;

класифікатор резолюцій;

класифікатор виконавців;

класифікатор результатів виконання документів;

номенклатура справ.

179. Пошукова система системи електронного документообігу установи має здійснювати пошук за контекстом (ключовим словом або фразою) електронного документа, видом електронного документа, його заголовком, датою прийняття, номером та датою його реєстрації, його автором тощо.

VI. Систематизація та зберігання документів у діловодстві

Складення номенклатури справ

180. Номенклатура справ призначена для встановлення в установі єдиного порядку формування справ для документів, створених в електронній та паперовій формах, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

До номенклатури справ включаються назви справ, що формуються та відображають усі етапи роботи, яка документується в установі, зокрема справи постійних та тимчасово діючих рад, комісій, комітетів.

Строки зберігання документів (належність до справи) визначаються під час реєстрації (для вхідних документів) або створення проєкту документа автором згідно із затвердженим Мін’юстом переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів.

181. В установі складаються та ведуться номенклатури справ виконавчих органів міської ради (їх структурних підрозділів за наявності) і зведена номенклатура справ установи.

Виконавчі органи міської ради зі статусом юридичної особи складають власні номенклатури справ.

182. Номенклатура справ виконавчого органу міської ради створюється в електронній формі (додаток 11) посадовою особою, відповідальною за діловодство в підрозділі, не пізніше 15 листопада поточного року та погоджується із службою діловодства установи. Візуалізація номенклатури справ виконавчого органу міської ради здійснюється за автоматично генерованою формою, визначеною Інструкцією з діловодства.

183. Методична допомога у складенні номенклатури справ надається архівним підрозділом установи.

184. Зведена номенклатура справ установи формується системою електронного документообігу установи в автоматизованому режимі (додаток 12) на основі номенклатур справ виконавчих органів міської ради в електронній формі.

185. На підставі зведеної номенклатури справ установи в електронній формі система електронного документообігу установи автоматично здійснює її візуалізацію за формою, визначеною Інструкцією з діловодства, яка друкується та подається на схвалення експертно-перевірній комісії Державного архіву в Миколаївській області.

186. Зведена номенклатура справ зберігається та використовується системою електронного документообігу установи для автоматизації процесів формування документів у справи в установі.

187. Зведена номенклатура справ установи наприкінці кожного року (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.

188. В системі електронного документообігу установи номенклатура справ представлена у формі електронної таблиці (додатки 11-12). Графи таблиці заповнюються таким чином:

у графі 0 (лише для зведеної номенклатури справ) проставляється назва виконавчого органу міської ради, до якого відносяться записи про відповідні справи;

у графі 1 проставляється індекс кожної справи;

у графу 2 включаються заголовки справ (тому, частини);

у графі 3, яка заповнюється наприкінці календарного року, зазначається кількість справ (томів, частин);

у графі 4 зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання;

у графі 5 робляться позначки про перехідні справи; про справи, що ведуться в паперовій формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передавання справ до архівного підрозділу установи чи інших установ для їх продовження тощо.

189. Наприкінці року до номенклатури справ виконавчого органу міської ради та зведеної номенклатури справ установи складаються підсумкові записи в електронній формі про кількість фактично заведених справ та підписуються відповідальними особами згідно з Інструкцією з діловодства.

Формування електронних справ

190. Групування виконаних документів в електронні справи здійснюється централізовано в системі електронного документообігу установи відповідно до номенклатури справ.

191. Формування електронних справ здійснюється у системі електронного документообігу установи в автоматизованому режимі на підставі індексу електронної справи.

192. Електронні документи, що віднесені до однієї електронної справи, мають бути логічно пов’язані між собою за допомогою відомостей про них в системі електронного документообігу установи.

193. Під час формування електронних справ слід дотримуватися загальних правил з урахуванням таких вимог:

групувати в електронні справи документи, виконані протягом одного календарного року, крім перехідних електронних справ (ведуться протягом кількох років);

документ-відповідь групується за ініціативним (вхідним) документом;

включати в електронні справи лише оригінали електронних документів чи їх примірники або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів, зокрема електронні копії паперових оригіналів та електронні копії електронних документів;

обсяг електронної справи не обмежується кількістю електронних документів;

обсяг електронної справи (кількість документів), що містить документи постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання, повинен відповідати обсягу справи, сформованої з паперових примірників електронного документа.

Для документів постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання, створених на виконання вхідного електронного документа, головним виконавцем виготовляється паперова копія цього вхідного документа, яка зберігається у структурному підрозділі та формується у справу відповідно до затвердженої номенклатури справ.

194. Методичне керівництво та нагляд за формуванням електронних справ в установі та її структурних підрозділах здійснюються службою діловодства та архівним підрозділом установи.

Зберігання електронних документів в установі

195. В установі здійснюється централізоване зберігання електронних документів. Документи зберігаються в місцях їх створення.

196. Документи з часу створення (надходження), а також усі відомості про них до передавання їх на постійне зберігання або до їх знищення в установленому порядку зберігаються в системі електронного документообігу установи, логічно згруповані у справи згідно з номенклатурою справ.

Аудіовізуальні документи (аудіо- та відеозаписи) засідань колегіального органу, робочої групи установи у разі їх створення зберігаються у системі електронного документообігу установи. Секретар (відповідальний працівник) колегіального органу або уповноважена особа робочої групи відповідає за їх додавання у систему електронного документообігу установи.

197. За доступність, цілісність та відтворюваність електронних документів і електронних справ, що зберігаються в системі електронного документообігу установи, відповідає підрозділ установи, на який покладено обов’язки щодо технічного супроводження системи електронного документообігу установи.

198. Працівники установи мають доступ до електронних справ через систему електронного документообігу установи за дозволом керівника служби діловодства.

199. Видавання електронних справ, окремих електронних документів іншим установам здійснюється з дозволу керівника установи або особи, що виконує його обов’язки, шляхом створення примірників або копій цих документів (електронних справ).

200. У разі звернення до установи уповноваженої особи на підставі оригіналу ухвали слідчого судді, суду щодо надання тимчасового доступу до документів керівник установи невідкладно видає доручення службі діловодства, заступнику міського голови, керуючому справами за підпорядкуванням або виконавчому органу міської ради в особі його керівника забезпечити виконання ухвали. У межах реалізації доручення уповноважена особа служби діловодства:

створює та реєструє копію ухвали слідчого судді, суду після пред’явлення оригіналу такої ухвали;

надає особі, зазначеній в ухвалі, тимчасовий доступ до документів, зокрема можливість ознайомлення з ними, виготовлення паперових копій відповідних електронних документів або у разі, коли в ухвалі передбачено їх вилучення (здійснення виїмки), – створення електронних примірників відповідних електронних документів;

надає допомогу у складенні опису електронних документів, що вилучаються (виїмка яких здійснюється), який залишається в установі.

Про вилучення електронних документів складається акт (протокол) у двох примірниках, перший з яких залишається в установі, а другий передається відповідальній особі, зазначеній в ухвалі.

VII. Порядок підготовки електронних справ до передавання

для архівного зберігання

Експертиза цінності документів

201. Експертиза цінності документів в електронній формі проводиться відповідно до законодавства у сфері архівної справи та діловодства за тими ж правилами, принципами та критеріями, що і документів у паперовій формі.

202. Експертиза цінності документів проводиться в електронній формі, крім документів, визначених абзацами другим – четвертим пункту 2 цієї Інструкції в електронній формі.

203. Під час проведення експертизи цінності електронних документів здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання для надання доступу працівникам архівного підрозділу установи, блокування права інших працівників установи на редагування реєстраційно-моніторингової картки документів, які передаються на архівне зберігання, вилучення для знищення документів і електронних справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.

204. За результатами експертизи цінності електронних документів у Миколаївській міській раді та її виконавчих органах особою, відповідальною за діловодство, до 31 грудня наступного року в електронній формі складаються: описи електронних справ постійного, тривалого (понад 10 років) строків зберігання, а також готуються пропозиції до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, до яких включаються електронні справи з документами у паперовій та у разі прийняття відповідного рішення керівником установи в електронній формах.

Описи електронних справ виконавчого органу міської ради і пропозиції до акта про вилучення для знищення документів візуються укладачем опису, керівником служби діловодства установи та підписуються керівником виконавчого органу міської ради.

205. На підставі електронних описів електронних справ виконавчого органу міської ради та пропозицій до акта про вилучення для знищення документів архівним підрозділом установи в електронній формі після прийняття до архівного підрозділу установи документів виконавчих органів міської ради складаються електронні описи електронних справ постійного, тривалого (понад 10 років) строків зберігання (додаток 13) та акт в електронній формі про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (додаток 14).

206. На підставі складених в електронній формі описів справ та акта про вилучення для знищення документів установи система електронного документообігу установи автоматично здійснює їх візуалізацію за формою, визначеною Інструкцією з діловодства, яка у разі необхідності може бути роздрукована.

Процедура знищення електронних документів здійснюється лише у разі прийняття керівником установи відповідного рішення та визначається Інструкцією з діловодства установи.

Акт про вилучення для знищення документів установи, що зберігаються в електронній формі, створюється лише в електронній формі.

Номер та дата акта про вилучення для знищення документів установи присвоюються системою електронного документообігу установи після його затвердження в електронній формі.

207. У разі коли для документа за результатами проведеної експертизи цінності визначено постійний строк зберігання, відповідальною особою виготовляється паперова копія такого документа з візуалізацією реквізитів підпису особи, що підписувала даний електронний документ, яка засвідчується печаткою установи.

208. Методична допомога у складенні описів електронних справ надається архівним підрозділом установи.

Оформлення електронних справ

209. За результатами проведеної експертизи цінності відібрані електронні справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання потребують створення паперового примірника електронної справи, засвідченого згідно з Інструкцією з діловодства установи.

Паперові примірники електронної справи постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання створюють відповідальні працівники виконавчих органів міської ради (структурного підрозділу), які формували відповідні електронні справи. У разі реорганізації чи ліквідації виконавчого органу міської ради (структурного підрозділу) зазначені примірники створюють відповідальні особи їх правонаступників.

У разі ліквідації виконавчого органу міської ради (структурного підрозділу) без визначення правонаступника експертиза цінності та створення зазначених примірників здійснюється у процесі ліквідації виконавчого органу міської ради (структурного підрозділу) під час підготовки справ підрозділу для передавання до архівного підрозділу установи. У такому випадку документи тимчасового зберігання знищуються достроково, одразу після експертизи цінності.

210. Підготовка до передавання в архівний підрозділ установи паперових примірників електронних справ виконавчими органами міської ради здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства.

211. Для підготовки електронної справи для передавання до архівного підрозділу установи в автоматизованому режимі оформлюється електронна інформаційна картка архівної справи (обкладинка справи), яка містить такі відомості:

найменування виконавчого органу міської ради (структурного підрозділу);

індекс електронної справи;

номер тому електронної справи;

заголовок електронної справи (тому, частини);

кількість електронних документів;

період формування справи;

строк зберігання справи;

електронний опис документів справи (внутрішній);

відмітку про приймання-передавання електронної справи до архіву установи.

212. Створення обкладинки справи завершується візуванням діловодом виконавчого органу міської ради та підписанням керівником архівного підрозділу установи.

213. Форма обкладинки справи та візуалізація її відомостей визначається Інструкцією з діловодства з урахуванням архівних правил.

Передавання електронних справ до архівного підрозділу установи

214. Передавання електронних справ до архівного підрозділу установи полягає у наданні доступу працівникам архівного підрозділу установи та обмеження доступу (лише правом перегляду) до електронних справ іншим працівникам установи.

215. Передавання електронних справ до архівного підрозділу установи здійснюється за графіком, погодженим з керівниками виконавчих органів міської ради і затвердженим керуючим справами, але не раніше двох років з дати завершення електронних справ в діловодстві.

Надання доступу працівникам архівного підрозділу установи здійснюється згідно із зазначеним графіком в автоматизованому режимі службою інформаційних технологій.

216. Електронні справи постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання передаються до архівного підрозділу установи за електронними описами в електронній формі.

217. Під час приймання електронних справ архівним підрозділом установи проводиться перевірка електронних документів кожної справи на наявність кваліфікованих електронних підписів, кваліфікованих електронних позначок часу та цілісність даних. Перевірка здійснюється в автоматизованому режимі за внутрішнім описом електронної справи. Після внесення працівником архівного підрозділу установи у реєстраційно-моніторингову картку електронної справи відмітки про прийняття електронної справи до архівного підрозділу установи системою електронного документообігу установи автоматично обмежується іншим працівникам установи право доступу до цих електронних справ.

Якщо під час приймання-передавання електронних справ архівний підрозділ установи виявив недоліки, відповідальний працівник виконавчого органу міської ради повинен вжити заходів для усунення таких недоліків.

218. Під час приймання електронних справ архівним підрозділом установи проводиться перевірка електронних документів кожної справи на наявність кваліфікованих електронних підписів, кваліфікованих електронних позначок часу та цілісність даних. Перевірка здійснюється в автоматизованому режимі за внутрішнім описом електронної справи. Після внесення працівником архівного підрозділу установи до реєстраційно-моніторингової картки електронної справи відмітки про прийняття електронної справи до архівного підрозділу установи системою електронного документообігу установи автоматично обмежується іншим працівникам установи право доступу до цих електронних справ.

Якщо під час приймання-передавання електронних справ архівний підрозділ установи виявив недоліки, працівник структурного підрозділу повинен вжити заходів для усунення таких недоліків.

________________________________________________________

ПІДСУМКОВІ ДАНІ

обліку обсягу документообігу

за період з __.__.____ р. по __.__.____ р.

МИКОЛАЇВСЬКА МІСЬКА РАДА

РІШЕННЯ

від ______________ 20 ___ р.                      Миколаїв                                          № ____________

?

МИКОЛАЇВСЬКА МІСЬКА РАДА

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

РІШЕННЯ

від ____________ 20__ р.                             Миколаїв                                          № ____________

?

МИКОЛАЇВСЬКИЙ МІСЬКИЙ ГОЛОВА

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

від ________ 20__ р                                    Миколаїв                                          № _____________

?

МИКОЛАЇВСЬКИЙ МІСЬКИЙ ГОЛОВА

вул. Адміральська, 20, м. Миколаїв, 54001, тел./факс: (0512) 37-10-99, тел.: (0512) 37-39-17

E-mail: kancel@mkrada.gov.ua, сайт: www.mkrada.gov.ua, код згідно з ЄДРПОУ 04056612

________________________________________________________________________________

від _____ 20__ р. № ____________          На № ____________ від ______ 20__ р.

?

________________________________________________________________________________

№ _______ від ___________ 20__ р.

МИКОЛАЇВСЬКА МІСЬКА РАДА

вул. Адміральська, 20, м. Миколаїв, 54001, тел./факс: (0512) 37-10-99, тел.: (0512) 37-35-42

E-mail: sov@mkrada.gov.ua, сайт: www.mkrada.gov.ua, код згідно з ЄДРПОУ 26565573

________________________________________________________________________________

від __________ 20__ р. № _______          На № _________ від _________ 20__ р.

?

МИКОЛАЇВСЬКА МІСЬКА РАДА

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

вул. Адміральська, 20, м. Миколаїв, 54001, тел./факс: (0512) 37-10-99, тел.: (0512) 37-45-23

E-mail: kancel@mkrada.gov.ua, сайт: www.mkrada.gov.ua, код згідно з ЄДРПОУ 04056612

________________________________________________________________________________

від __________ 20__ р. № _______          На № _________ від _________ 20__ р.

?

МИКОЛАЇВСЬКА МІСЬКА РАДА

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

вул. Адміральська, 20, м. Миколаїв, 54001,

тел.: (0512) 37-45-23

E-mail: kancel@mkrada.gov.ua, сайт: www.mkrada.gov.ua,

код згідно з ЄДРПОУ 04056612

_________________________________________

від ____________ 20__ р. № ________________

На № ______________  від ____________ 20__ р.

________________________________________________________________________________

№ _______ від ___________ 20__ р.

МИКОЛАЇВСЬКА МІСЬКА РАДА

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

ДЕПАРТАМЕНТ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДІЯЛЬНОСТІ

ВИКОНАВЧИХ ОРГАНІВ МИКОЛАЇВСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ

вул. Адміральська, 20, м. Миколаїв, 54001, тел./факс: (0512)37-10-99, тел.: (0512) 37-22-49

E-mail: s.ovchynnikova@mkrada.gov.ua, сайт: www.mkrada.gov.ua,

код згідно з ЄДРПОУ 04056612

________________________________________________________________________________

від __________ 20__ р. № _______          На № _________ від _________ 20__ р.

?

МИКОЛАЇВСЬКА МІСЬКА РАДА

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

НАКАЗ

ЖУРНАЛ

реєстрації наказів про стягннення, відрядження;

з адміністративно-господарських питань

ПРИМІРНА ФОРМА

електронної таблиці номенклатури справ

виконавчого органу міської ради

Кваліфіковані електронні підписи*

Кваліфіковані електронні підписи*

____________________________________________________________________

* Вимагаються кваліфіковані електронні підписи особи, відповідальної за діловодство у підрозділі укладання, якою сформовано таблицю (складено номенклатуру), керівника підрозділу укладання та відповідального (уповноваженого) працівника архівного підрозділу установи. Підтвердження та реквізити посадової особи – підписувача візуалізуються системою під час перевірки відповідного кваліфікованого електронного підпису.

ПРИМІРНА ФОРМА

електронної таблиці зведеної номенклатури справ установи

Кваліфіковані електронні підписи**

Кваліфіковані електронні підписи*

____________________________________________________________________

* Інструмент фіксованого відбору даних зведеної номенклатури справ для поточного відображення (варіанти відбору: всі виконавчі органи міської ради, департамент забезпечення діяльності виконавчих органів Миколаївської міської ради, юридичний департамент Миколаївської міської ради, департамент економічного розвитку Миколаївської міської ради тощо).

** Вимагаються кваліфіковані електронні підписи відповідального (уповноваженого) працівника архівного підрозділу установи, яким сформовано таблицю (складено номенклатуру), керівника архівного підрозділу установи, керівника служби діловодства та керуючого справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради. Підтвердження та реквізити посадової особи – підписувача візуалізуються системою під час перевірки відповідного кваліфікованого електронного підпису.

ПРИМІРНА ФОРМА

для внесення даних опису справ постійного зберігання

в електронну таблицю системи електронного документообігу

Кваліфіковані електронні підписи***

____________________________________________________________________

* Для опису справ підрозділу.

** Для зведеного опису справ установи.

*** Для зведеного опису справ установи вимагаються кваліфіковані електронні підписи відповідального (уповноваженого) працівника архівного підрозділу установи, яким сформовано таблицю (складено опис), керівника архівного підрозділу установи та керівника служби діловодства. Для опису справ підрозділу вимагаються кваліфіковані електронні підписи особи, відповідальної за діловодство у підрозділі укладання, якою сформовано таблицю (складено опис), керівника архівного підрозділу установи та керівника підрозділу укладання. Підтвердження та реквізити посадової особи – підписувача візуалізуються системою під час перевірки відповідного кваліфікованого електронного підпису.

ПРИМІРНА ФОРМА

для внесення даних опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання

в електронну таблицю системи електронного документообігу

Кваліфіковані електронні підписи***

____________________________________________________________________ 
* Для опису справ підрозділу.

** Для зведеного опису справ установи.

*** Для зведеного опису справ установи вимагаються кваліфіковані електронні підписи відповідального (уповноваженого) працівника архівного підрозділу установи, яким сформовано таблицю (складено опис), керівника архівного підрозділу установи та керівника служби діловодства. Для опису справ підрозділу вимагаються кваліфіковані електронні підписи особи, відповідальної за діловодство у підрозділі укладання, якою сформовано таблицю (складено опис), керівника архівного підрозділу установи та керівника підрозділу укладання. Підтвердження та реквізити посадової особи – підписувача візуалізуються системою під час перевірки відповідного кваліфікованого електронного підпису.

ПРИМІРНА ФОРМА

для внесення даних акта про вилучення для знищення документів

в електронну таблицю системи електронного документообігу

Кваліфіковані електронні підписи

__________

* Необов’язкове поле.

** Особа відповідальна за діловодство у підрозділі укладання, якою сформовано таблицю (складено акт).

*** Посадова особа, яка проводила експертизу цінності.

**** Керуючий установи (для виконавчого комітету – керуючий справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради).

***** Особа служби інформаційних технологій, яка знищила (у разі наявності кваліфікованого електронного підпису).

ЗАТВЕРДЖЕНО

розпорядження

міського голови

від _________________________

№  _________________________

ІНСТРУКЦІЯ

з діловодства в Миколаївській міській раді та її виконавчих органах

I. Загальні положення

1. Ця Інструкція з діловодства в Миколаївській міській ради та її виконавчих органах (далі – Інструкція з діловодства) встановлює вимоги щодо документування управлінської інформації та організації роботи з документами, створеними у паперовій формі Миколаївською міською радою та її виконавчими органами (далі – установа).

Положення цієї Інструкції з діловодства застосовуються лише у разі наявності визначених законом або актом Кабінету Міністрів України підстав, які визнаються обґрунтованими для створення та/або опрацювання установами документів у паперовій формі.

2. Порядок здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначається окремими нормативно-правовими актами та не може регулюватися цією Інструкцією з діловодства.

3. Основні повноваження з діловодства в установі здійснюються в електронній формі, з електронними носіями інформації та визначаються Інструкцією з діловодства в електронній формі в Миколаївській міській раді та її виконавчих органах (далі – Інструкція в електронній формі).

Не допускається одночасне проходження одного і того ж документа в електронній та паперовій формі.

4. Відповідальність за організацію діловодства та дотримання вимог цієї Інструкції з діловодства покладається:

у Миколаївської міській раді – на начальника управління апарату Миколаївської міської ради;

у виконавчому комітеті Миколаївської міської ради – на керуючого справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради (далі – керуючий справами);

у виконавчих органах Миколаївської міської ради – на їх керівників.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, постановах Верховної Ради України, актах та дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем’єр-міністра України, актах центральних і місцевих органів виконавчої влади (далі – акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб), а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, інших консультативних, дорадчих органів при Президенті України, Кабінету Міністрів України (далі – запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, інших консультативних, дорадчих органів при Президенті України, Кабінету Міністрів України), погодження проєктів розпорядчих актів Миколаївської міської ради, її виконкому, Миколаївського міського голови відповідають заступники міського голови згідно з розподілом функціональних обов’язків та керуючий справами.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у виконавчих органах міської ради відповідають їх керівники.

За підготовлений проєкт документа відповідальним є його автор (виконавець).

5. Методичне керівництво організацією діловодства здійснюється: в Миколаївській міській раді – начальником управління апарату Миколаївської міської ради, у виконавчому комітеті Миколаївської міської ради – керуючим справами, в інших виконавчих органах Миколаївської міської ради – їх керівниками.

6. Організація діловодства у Миколаївській міській раді покладається на управління апарату Миколаївської міської ради, у виконавчому комітеті Миколаївської міської ради – на департамент забезпечення діяльності виконавчих органів Миколаївської міської ради, в інших виконавчих органах Миколаївської міської ради – на загальні відділи, канцелярії, секретарів або на спеціально призначених для цього працівників (далі – служба діловодства).

7. Основним завданням служби діловодства є встановлення єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в міській раді та її виконавчих органах. Служба діловодства відповідно до покладених на неї завдань:

розробляє інструкцію з діловодства та номенклатуру справ;

здійснює реєстрацію та веде облік документів;

організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі до архівного відділу або особі, відповідальній за ведення архіву установи;

бере участь у впровадженні та використанні системи електронного документообігу в міській раді та її виконавчих органах в частині дотримання вимог загального діловодства;

забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;

організовує збереження документаційного фонду установи та користування ним.

8. У разі звільнення працівника, його відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з інших причин усі неоформлені та невиконані службові документи за вказівкою керівника передаються особі, що його заміщає.

II. Документування управлінської інформації

Загальні вимоги щодо створення документів

9. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених правил (додаток 1) інформація про управлінські дії.

10. Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів у паперовій формі працівники установи оформляють їх з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003.

11. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, положеннями про виконавчі органи міської ради, посадовими інструкціями, Інструкцією з діловодства установи.

12. У Миколаївській міській раді та її виконавчих органах визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про їх діяльність.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть створюватися спільні документи.

13. Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (розпорядження, рішення, протокол, наказ тощо), зумовлюється правовим статусом установи, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).

14. Документ повинен відповідати положенням актів органів державної влади та спрямовуватись на виконання Миколаївською міською радою та її виконавчими органами покладених на них завдань і функцій.

15. Підставами для прийняття розпорядчих документів є:

- Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України; укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, розпорядження голови облдержадміністрації – в межах делегованих повноважень, Статут територіальної громади м. Миколаєва;

- здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання Миколаївською міською радою, виконавчим комітетом Миколаївської міської ради, іншими виконавчими органами Миколаївської міської ради покладених на них завдань і функцій;

- конкретні листи, доручення органів виконавчої влади вищого рівня.

16. Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації ДК 010-98 (далі – ДКУД).

17. Документ повинен містити обов’язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування установи – автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись не тільки обов’язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

18. З метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфікованими шляхом розроблення трафаретних текстів, які включаються до збірника (альбому) уніфікованих (типових) форм документів установи.

19. Установи здійснюють діловодство державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються державною мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

20. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

21. Документи, що видаються (створюються, приймаються) на підставі розпорядчих документів органів виконавчої влади, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

Бланки документів

22. Організаційно-розпорядчі документи, що мають обґрунтовані підстави для опрацювання в паперовій формі відповідно до Інструкції в електронній формі та не є примірниками або копіями документів, створених в електронній формі, оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції з діловодства.

Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) для оформлення документів у вигляді таблиць.

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):

30 – ліве;

10 – праве;

20 – верхнє та нижнє.

23. Види бланків документів визначаються Інструкцією в електронній формі.

24. Установа може застосовувати бланки документів як установи, так і структурних підрозділів, у разі, коли керівник підрозділу має право підписувати документи в межах його повноважень.

Написи найменувань, установ виконуються шрифтом академічної гарнітури (Times New Roman), кеглем 14 прописним.

25. Бланки документів можуть виготовлятися в друкарні на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів (паперові бланки).

Залежно від характеру діяльності установи за рішенням її керівника бланки можуть виготовлятися за допомогою комп’ютерної техніки.

Під час створення (проходження) в установі документів в електронній формі бланки теж можуть виготовлятися за допомогою комп’ютерної техніки чорно-білими або кольоровими та у разі потреби друкуються.

26. Види бланків у паперовій формі, що виготовлені друкарським способом, підлягають обліку та обліковуються згідно з Інструкцією з діловодства.

Облік ведеться за порядковими номерами, що проставляються нумератором, друкарським або іншим способом на нижньому полі зворотного боку або на лівому полі лицьового боку бланка, відповідальними особами згідно з повноваженнями.

Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо кількість зареєстрованих документів у паперовій формі такого виду в установі перевищує 2 тис. одиниць на рік. Якщо кількість зареєстрованих документів у паперовій формі менше 2 тис. одиниць, документ друкується з текстового редактора, в якому його створено, без застосування бланків, виготовлених друкарським способом.

27. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох установ, оформлюються не на бланках.

Зображення Державного Герба України

28. Зображення Державного герба України розміщується на бланках документів відповідно до постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 р. № 2137-XII “Про Державний герб України”.

29. Зображення Державного Герба України розміщується по центру верхнього поля. Розмір зображення становить 17 міліметрів заввишки, 12 міліметрів завширшки.

Коди

30. Код установи проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ). Зазначений код розміщується після реквізиту “Довідкові дані про установу”.

31. Код уніфікованої форми документа (за наявності) розміщується згідно з ДКУД вище назви виду документа.

Рішення щодо необхідності фіксування коду уніфікованої форми документа приймає керівник установи окремо щодо кожного виду документа.

Найменування установи

32. Найменування установи – автора документа повинне відповідати найменуванню, зазначеному в положенні (статуті) про неї. Скорочене найменування установи вживається у разі, коли воно офіційно зафіксовано в зазначених документах. Скорочене найменування розміщується (у дужках або без них) нижче повного найменування окремим рядком по центру документа.

На бланках установи, яка має подвійне або потрійне підпорядкування, зазначаються найменування усіх установ за підпорядкуванням.

Найменування структурного підрозділу установи зазначається тоді, коли воно є автором документа, і розміщуються нижче найменування установи.

Довідкові дані про установу

33. Довідкові дані про установу містять поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, адресу електронної пошти, адресу офіційного вебсайта тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування установи або структурного підрозділу.

Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності: назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

Назва виду документа

34. Назва виду документа (наказ, рішення, доповідна записка тощо) зазначається на бланку та повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД.

Дата документа

35. Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття (для документа, що приймається колегіальним органом), реєстрації або видання. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформлюється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік – чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 02.12.2018

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 грудня 2018 року. Дозволяється вживати слово “рік” у скороченому варіанті “р.”, наприклад: 03 грудня 2018 р.

Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч, дата затвердження документа зазначається у відповідній графі. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.

Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

Реєстраційний індекс документів

36. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень – індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

Присвоєння реєстраційного індексу здійснюється в автоматичному або автоматизованому режимі за допомогою програмно-технічних засобів.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в установі, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ.

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, – вхідний чи такий, що створений в установі.

Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера, індексів за номенклатурою справ, питань діяльності та із зазначенням року, наприклад: 565/02.02.01-01/14/18, де 565 – порядковий номер, 02.02.01-01 – індекс справи за номенклатурою, 14 – питання діяльності, 18 – рік.

Реєстраційний індекс вихідного документа складається з порядкового номера та доповнюється індексами за номенклатурою справ, виконавця та із зазначенням року, наприклад: 425/02.02.01-22/02.03/10/18, де 425 – порядковий номер, 02.02.01-22 – індекс справи за номенклатурою, 02.03 – індекс виконавця, 10 – питання діяльності, 18 – рік або 02.02.01-22/02.03/18/425, де 02.02.01-22 – індекс справи за номенклатурою, 02.03 – індекс виконавця, 18 – рік, 425 – порядковий номер, а також за необхідності можуть додаватися інші індекси.

З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер, наприклад: ДСК, де ДСК застосовується для позначення документів з грифом “Для службового користування”.

Місце розташування реєстраційного індексу визначається формою бланка.

Для нанесення реєстраційного індексу застосовується штрих-код та/або QR-код у порядку, передбаченому Інструкцією в електронній формі.

Посилання на документ

37. Посилання у тексті документа на документ, на який дається відповідь або на виконання якого підготовлено цей документ, наводиться у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи – автора документа, дата та реєстраційний індекс, короткий зміст документа.

Місце складення або видання

38. Відомості про місце складення, видання, прийняття зазначаються на всіх документах, крім листів. Зазначені відомості оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України. Якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до найменування установи, цей реквізит не зазначається.

Гриф обмеження доступу

Гриф обмеження доступу до документа (“Для службового користування”, “Таємно”, “Цілком таємно”, “Особливої важливості”) оформляється згідно з відповідними нормативними актами і розташовується у правій частині верхнього поля документа вище реквізиту “Адресат” або “Гриф затвердження”.

Адресат та особисте звертання

39. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата – у давальному, наприклад:

У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:

Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово “копія” перед найменуванням другого – четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

Реквізит “Адресат” може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв’язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5  березня 2009 р. № 270 (Офіційний вісник України, 2009 р., № 23, ст. 750). Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у давальному відмінку власне ім’я та прізвище, потім поштова адреса, наприклад:

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

У разі коли документ адресується конкретній особі, у листі нижче атрибута “адресат” може наводитись особисте звертання у кличному відмінку:

Пане (пані) Власне ім’я

або

Пане (пані) Прізвище

або

Пане (пані) посада або звання

або

Панове

Наприклад:

Пане Олексію

Пані Козаченко

Пані директор

Пане полковнику

У разі необхідності перед словом “Пане”, “Пані” або “Панове” може використовуватися слово “Шановний”, “Шановна” або “Шановні” відповідно, наприклад:

Шановна пані Ковальська.

Гриф затвердження документа

40. Документ може бути затверджений розпорядчим документом установи або у випадках, визначених у додатку 2, посадовою особою (посадовими особами), до повноважень якої (яких) належать питання, зазначені у такому документі. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, порядки, заходи тощо) затверджуються розпорядчим документом установи, що видала відповідний акт.

Документ, який не є примірником або копією документа, створеного в електронній формі, може бути затверджений конкретною посадовою особою. У такому випадку гриф затвердження складається із слова “ЗАТВЕРДЖУЮ”, найменування посади, підпису, Власного імені і ПРІЗВИЩА особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:

У разі коли документ затверджується рішенням, наказом, розпорядженням, гриф затвердження складається із слова “ЗАТВЕРДЖЕНО”, назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера. Наприклад:

Вищевказані документи (положення, інструкції, правила, порядки, заходи тощо) можуть оформлятися як додатки з посиланням на них в основній частині, де після їх назви друкується слово “додається” в дужках. Ці додатки готуються на окремих аркушах.

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першої сторінки документа.

У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.

Резолюція

41. Резолюція є основною формою реалізації управлінських доручень у письмовій формі, що передбачає постановку конкретного завдання, визначення його предмета, мети, строку та відповідальної за виконання особи, що викладена у вигляді напису на документі.

Резолюція має такі обов’язкові складові: прізвище, власне ім’я виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців.

Створення неконкретних (“прискорити”, “поліпшити”, “активізувати”, “звернути увагу” тощо) за змістом резолюцій не допускається.

На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту “Адресат” паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першої сторінки документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання. Резолюція може також оформлятися на окремих аркушах (А 6) із зазначенням реєстраційного індексу і дати документа, якого вона стосується.

Короткий зміст документа

42. Заголовок до тексту (короткий зміст) документа повинен містити стислий виклад суті документа. Заголовок до тексту документа (короткий зміст), обсяг якого перевищує 150 знаків (п’ять рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Заголовок (короткий зміст) відповідає на питання “про що?”, “кого?”, “чого?”. Наприклад: наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради, протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.

Супровідні листи, доповідні та службові записки дозволяється складати без заголовка.

Відмітка про контроль

43. Відмітка про контроль означає, що документ взято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.

Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення штампа “Знаходиться на контролі”, літери “К” чи слова “Контроль” (від руки або з використанням штампа) на лівому полі першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту.

У разі необхідності повернення документа установі – авторові або фізичній особі відмітка про взяття його на контроль проставляється на окремому аркуші для резолюції.

Текст документа

44. Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності та емоційності.

У текстах службових документів широко вживаються усталені мовні звороти, сполучення, стандартні фрази і вирази (згідно з досягнутою домовленістю, на Ваш запит повідомляю(ємо), прошу(симо) надіслати Ваші пропозиції), словосполучення (з метою, у зв’язку з, відповідно до, згідно з, зазначене вище), словосполучення з дієсловами у формі теперішнього часу із зазначенням позачасовості, постійності дії (витяг надсилається, має місце, експертна комісія розглядає), звороти (згідно з оригіналом, до справи, вжити заходів, оголосити подяку).

Характерним для текстів службових документів є використання термінів і спеціальних слів, застосування простих речень (кілька підметів при одному присудку, кілька присудків при одному підметі, кілька додатків при одному з головних членів речення тощо). Уживають також складні речення із сурядним і підрядним зв’язком.

При складанні текстів службових документів дозволяється вживати загальноприйняті скорочення та абревіатури, оскільки їх застосування зменшує обсяги документа і прискорює сприйняття інформації, наприклад: публічне акціонерне товариство – ПАТ; спільне підприємство – СП; Міністерство внутрішніх справ – МВС; примірник – прим., дивись – див.; аркуш – арк.; виконуючий обов’язки – в.о.; рік – р.; місто – м.

Однак скорочення мають бути зрозумілими для адресатів, а також співробітників установи. Крім того, рекомендується при першому вживанні скорочення або абревіатури подавати у тексті в дужках його розшифровку, наприклад: Національний архівний фонд (далі – НАФ); експертна комісія (далі – ЕК). Написання скорочень здійснюється згідно з класифікаторами техніко-економічної інформації, вимогами стандартів і правилами української орфографії.

Формулювання в тексті службового документа повинні бути бездоганними в юридичному відношенні. Важливою вимогою є вірогідність, об’єктивність, максимальна лаконічність документа, однак при цьому його зміст має бути інформативним, конкретним, точним, позбавленим двозначності тлумачень.

Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв’язного тексту, анкети чи таблиці або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв’язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.

Текст, як правило, складається з вступної, мотивувальної та заключної частин. Вступна частина містить підставу, обґрунтування або мету складення документа, мотивувальна – обґрунтування позиції установи, в заключній – висновки, пропозиції, рішення, прохання.

У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи – автора документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту.

Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти у тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою (1.), а підпункти – арабськими цифрами з дужкою (1)) або арабськими цифрами з крапками (1.1.1.).

В окремих випадках розділи можуть поділятися на глави, а також нумеруватися римськими цифрами.

45. Форма анкети використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об’єкта, а змінною – конкретні характеристики.

46. Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об’єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки – з малої літери. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку – слова “Продовження додатка”.

Відмітки про наявність додатків

47. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань або документа в цілому.

48. Додатки до документів можуть бути таких видів:

додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);

додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;

додатки, що надсилаються із супровідним листом.

На додатках, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо), проставляється гриф затвердження відповідно до пункту 40 цієї Інструкції з діловодства. У відповідних пунктах розпорядчої частини документа робиться посилання: “що додається” або “(додається)”.

На додатках до положень, правил, інструкцій тощо, що затверджуються розпорядчим актом установи, проставляється відмітка у верхньому правому куті першої сторінки додатка, яка включає номер додатка, заголовок нормативно-правового акта та посилання на відповідну структурну одиницю, наприклад:

Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер, наприклад:

У тексті основного документа робиться така відмітка про наявність додатків: “що додається”, “згідно з додатком”, “(додаток 1)”, “відповідно до додатка 2” або “(див. додаток 3)”.

49. Додатки оформлюються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другій і наступній сторінках додатка робиться така відмітка: “Продовження додатка”, “Продовження додатка 1”.

Сторінки кожного додатка мають свою нумерацію. У кінці під текстом додатка проставляється риска, що свідчить про його закінчення.

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: додаток 1, додаток 2. Знак “№” перед цифровим позначенням не ставиться.

Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником виконавчого органу Миколаївської міської ради (структурного підрозділу), в якому його створено.

Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядчими документами, підписуються керівниками структурних підрозділів установи на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.

Якщо документ має додаток, повне найменування якого наводиться в його тексті, відмітка про наявність цього додатка оформлюється за такою формою:

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:

Додаток: лист Укрдержархіву від 20 вересня 2018 р.

№ 595/04-12 і додаток до нього,

всього на 20 арк. в 1 прим.

50. У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:

Додаток: згідно з описом на 3 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформлюється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

Підпис

51. Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень відповідно до чинного законодавства та визначених у положеннях про установу, положеннях про структурні підрозділи, посадових інструкціях, розпорядженні (наказі) про розподіл обов’язків між керівником та його заступниками. У зазначених документах визначається також порядок підписання документів іншими особами у разі відсутності керівника установи та посадових осіб, які уповноважені їх підписувати.

Документи, що надсилаються до органів державної влади, депутатів усіх рівнів підписуються Миколаївським міським головою або особою, що виконує його обов’язки, а також за дорученням Миколаївського міського голови може підписуватися заступником міського голови.

Документи, що надсилаються підприємствам, установам, організаціям, громадянам, підписуються Миколаївським міським головою або особою, що виконує його обов’язки, його заступниками, секретарем Миколаївської міської ради, керуючим справами згідно з розподілом повноважень або керівниками самостійних виконавчих органів Миколаївської міської ради відповідно до їх повноважень.

Якщо резолюція накладена Миколаївським міським головою або його заступниками згідно з розподілом повноважень, документ готується за підписом того, хто наклав резолюцію.

52. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного – у разі, коли документ надрукований не на бланку, скороченого – у разі, коли документ надрукований на бланку), особистого підпису, власного імені і прізвища, наприклад:

або

53. У разі надсилання документа у паперовій формі одночасно кільком адресатам підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи – автора такого документа, а на місця розсилаються засвідчені службою діловодства його копії.

54. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), – двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:

55. У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ, наприклад:

Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар, наприклад:

56. У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, власне ім’я якої зазначено на проєкті документа, його підписує особа, що виконує її обов’язки, або її заступник. У такому разі обов’язково зазначаються фактична посада, власне ім’я і прізвище особи, яка підписала документ, при цьому виправлення вносить рукописним способом особа, яка підписує документ. Не допускається під час підписання документа ставити прийменник “За” чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. У разі заміщення керівника за розпорядженням (наказом) до найменування посади додаються символи “В. о.”.

57. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на документах не допускається.

58. У разі створення установою документа у паперовій формі за наявності для цього обґрунтованих підстав для їх подальшого надсилання установам службою діловодства створюється в установленому порядку електронна копія паперового оригіналу відповідного документа, яка надсилається адресатам через систему електронної взаємодії.

Візи та гриф погодження для документів,

що створюються у паперовій формі

59. У разі виникнення потреби у проведенні оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проєкту документа.

Погодження може здійснюватись як в установі посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проєкті документа (внутрішнє погодження), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження).

60. Внутрішнє погодження документа оформлюється шляхом проставляння візи. Віза включає особистий підпис, власне ім’я і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням у разі потреби найменування посади цієї особи.

61. Віза проставляється на лицьовому або в разі, коли місця на лицьовому боці останнього аркуша недостатньо, на зворотному боці останнього аркуша проєкту документа. Візи проставляються на паперових примірниках документів, що створюються у разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення установою документів у паперовій формі, та залишаються в установі.

62. Зауваження і пропозиції до проєкту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проєкті робиться відповідна відмітка:

Про наявність зауваження або пропозиції обов’язково повідомляють особі, яка підписує документ.

63. Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає працівник, який створює документ, виходячи з його змісту.

На вихідних документах проставляється віза безпосереднього виконавця, керівника виконавчого органу Миколаївської міської ради (структурного підрозділу), заступника міського голови за підпорядкуванням, керуючого справами, у разі підписання документа Миколаївським міським головою, та редактора згідно з переліком документів, що підлягають редагуванню (додаток 3).

64. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.

65. Якщо під час візування з’ясується, що у підготовлений до підписання документ необхідно внести істотні зміни, він потребує повторного візування.

66. Внутрішнє погодження розпорядчого документа (рішення Миколаївської міської ради, рішення виконавчого комітету Миколаївської міської ради, розпорядження Миколаївського міського голови), а також договорів (угод), оформлюється візуванням проєкту посадовими особами в аркуші погодження за такою формою:

Файл (для розпорядчих документів)

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

проєкту рішення (розпорядження, договору) ____________

Назва проєкту документа

(пишеться у лапках)

Файл – унікальне ім’я виконавчого органу Миколаївської міської ради (структурного підрозділу), який є автором проєкту розпорядчого документа, що присвоюється згідно з Класифікатором позначень імен файлів, які містять в собі тексти рішень Миколаївської міської ради, виконавчого комітету Миколаївської міської ради, розпоряджень Миколаївського міського голови, затвердженим розпорядженням Миколаївського міського голови, проставляється в лівому верхньому кутку.

Склад посадових осіб, який необхідно внести до аркуша погодження проєкту рішення виконавчого комітету Миколаївської міської ради, розпорядження Миколаївського міського голови, визначає організаційний відділ департаменту забезпечення діяльності виконавчих органів Миколаївської міської ради, а до аркуша погодження проєкту рішення Миколаївської міської ради – управління апарату Миколаївської міської ради, з урахуванням вимог Регламенту Миколаївської міської ради та Регламенту виконавчого комітету Миколаївської міської ради.

Склад посадових осіб аркуша погодження проєкту договору (угоди) визначається окремим розпорядчим актом Миколаївського міського голови.

Погодження проєктів розпорядчих документів здійснюється в такій послідовності. Виконавець насамперед погоджує проєкт розпорядчого документа з керівником виконавчого органу Миколаївської міської ради (структурного підрозділу), який вносить проєкт, та заступником міського голови, керуючим справами за підпорядкованістю на предмет його доцільності, а потім з іншими посадовими особами виконавчих органів Миколаївської міської ради, установами, організаціями, які відповідно до їх компетенції мають безпосереднє відношення до питань, що порушуються в проєкті, та з керівником служби діловодства.

При цьому в першу чергу необхідно візувати проєкти розпорядчих документів у посадових осіб, які погоджують питання фінансового характеру.

В обов’язковому порядку всі проєкти розпорядчих актів Миколаївської міської ради, виконавчого комітету Миколаївської міської ради, Миколаївського міського голови перевіряються на відповідність їх чинному законодавству:

- юридичною службою Миколаївської міської ради;

- галузевим юристом з питань, що відносяться до компетенції конкретного виконавчого органу Миколаївської міської ради, що має статус юридичної особи;

- юристом управління апарату Миколаївської міської ради.

Якщо розпорядчий документ є регуляторним актом, до аркуша погодження обов’язково включається служба з питань регуляторної політики.

У разі розбіжностей щодо проєкту розпорядчого акта до нього додається письмове обґрунтування, в якому відображається суть зауваження та пропозиції, про що в аркуші погодження під підписом робиться відмітка: “Зауваження і пропозиції додаються”.

Після погодження проєкту документа з посадовими особами, вказаними в аркуші погодження, редактор загального відділу департаменту забезпечення діяльності виконавчих органів Миколаївської міської ради редагує документ відповідно до вимог діловодства.

Виконавець з урахуванням усіх зауважень друкує проєкт розпорядчого акта на бланку, проставивши в лівому нижньому кутку аркуша погодження власне ім’я та прізвище, номер службового телефону, а також підпис, після чого візує у редактора. Підпис редактора, підпис та прізвище виконавця проставляються на зворотному боці кожного аркуша проєкту розпорядчого акта та додатків до нього.

67. Зовнішнє погодження проєктів документів, створених у паперовій формі, оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово “ПОГОДЖЕНО”, найменування посади особи та установи, з якою погоджується проєкт документа, особистий підпис посадової особи, скріплений гербовою печаткою, власне ім’я, прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Заступник міського голови

підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

дата

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання

ЕК виконавчого комітету

Миколаївської міської ради

дата            №

68. Гриф погодження ставиться нижче підпису на останній сторінці проєкту документа.

69. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається аркуш погодження, про що робиться відмітка у документі на місці грифа погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається.

70. Аркуш погодження оформлюється на лицьовому та у разі потреби зворотному боці одного аркуша за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва проєкту документа

71. Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності: установи однакового рівня та інші установи; громадські організації; органи, які здійснюють державний контроль в певній сфері; установи вищого рівня.

Відбиток печатки

72. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрачання коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою установи.

Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається установою на підставі нормативно-правових актів та примірного переліку документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою (додаток 4).

73. Відбиток печатки, на якій зазначено найменування установи або її структурного підрозділу (без зображення герба) у разі потреби ставиться на копіях документів та на розмножених примірниках розпорядчих документів.

Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою “МП”.

74. Наказом (розпорядженням) Миколаївського міського голови визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа, відповідальна за її зберігання.

Відмітка про засвідчення паперових копій документів

75. Установа може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній, крім випадків створення паперових копій електронних документів, що надійшли до установи через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади (далі – система взаємодії), а також у випадках, передбачених цим пунктом.

У разі підготовки документів для надання органам судової влади під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою, а також під час формування особових справ працівників установа може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Відмітка “Копія” проставляється у верхньому правому кутку першої сторінки паперового документа.

76. Напис про засвідчення паперової копії документа у паперовій формі складається із слів “Згідно з оригіналом”, найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, власного імені та прізвища, дати засвідчення копії та проставляється нижче реквізиту документа “Підпис”, наприклад:

У випадках надсилання копій документів через систему електронної взаємодії, надсилання копій документів кільком адресатам (розсилка), інших випадках, передбачених Інструкцією з діловодства, засвідчення паперових копій документа у паперовій формі здійснюють згідно з вимогами Інструкції в електронній формі.

77. Напис про засвідчення паперової копії скріплюється печаткою із зазначенням на ній найменування відповідної установи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) установи.

78. На копіях документів у паперовій формі, щодо яких здійснюється виїмка, зазначається найменування посади особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки служби діловодства, наприклад:

79. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах установи, повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, відповідно до вимог Інструкції з діловодства.

80. Копія документа повинна відповідати оригіналу.

81. Виконання витягів (точної копії частини тексту оригінального документа) з розпорядчих актів, прийнятих Миколаївською міською радою, виконавчим комітетом Миколаївської міської ради, Миколаївським міським головою, здійснюється виконавцями зазначених актів та завіряються в секторі з протокольної роботи та архівної справи загального відділу департаменту забезпечення діяльності виконавчих органів Миколаївської міської ради шляхом проставляння штампа “Згідно з оригіналом”, найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує витяг, її власного імені та прізвища і проставляється нижче реквізиту документа “Підпис”, а також скріплюється печаткою протокольної частини.

Витяги з розпорядчих актів, прийнятих керівниками виконавчих органів Миколаївської міської ради, що мають статус юридичної особи, виготовляються відповідними виконавцями та завіряються за аналогічним порядком у службі діловодства (або іншій відповідальній службі виконавчого органу міської ради), скріплюються її печаткою або печаткою із зазначенням на ній найменування виконавчого органу Миколаївської міської ради (без зображення герба).

Відмітки про створення, виконання документа

82. Власне ім’я та прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються в нижньому лівому кутку останньої сторінки паперового документа, наприклад:

Олена Петренко 37 45 67

83. Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи. Відмітка може містити слова “До справи”, номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник структурного підрозділу. Зазначений реквізит проставляється від руки у лівому кутку нижнього поля першої сторінки, наприклад:

У діловодстві Миколаївської міської ради та її виконавчих органів усім файлам, що формуються для введення до системи розпорядчих документів, присвоюється унікальне ім’я, що проставляється на першому аркуші документа та аркуші погодження в лівому верхньому кутку, яке складається з коду типу документа, коду виконавчого органу міської ради (структурного підрозділу), порядкового номера даного типу документа у виконавчому органі міської ради (структурному підрозділі). Складові частини імені файла відокремлюються одна від одної горизонтальною рискою.

84. Відмітка про надходження паперового документа до установи проставляється від руки або за допомогою штампа, який, як правило, має розміри 41,6 х 16 мм, автоматичного нумератора чи штрих-коду на лицьовому полі у правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту є скорочене найменування установи – одержувача документа, реєстраційний індекс, дата (у разі потреби година і хвилини) надходження документа.

Якщо кореспонденція не розкривається відповідно до пункту 206 цієї Інструкції з діловодства, відмітка про надходження документа проставляється на конвертах (упакуваннях).

У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.

У разі коли установа – автор документа подає службі діловодства документ разом з його копією, на копії документа, що повертається установі – авторові, реєстраційний штамп не проставляється.

Запис про державну реєстрацію

85. Запис про державну реєстрацію робиться щодо нормативно-правових актів установ, включених до Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів.

У разі подання нормативно-правового акта на державну реєстрацію у паперовій формі на першій сторінці паперового примірника нормативно-правового акта для проставлення відмітки про державну реєстрацію повинне бути вільне місце (60 х 100 міліметрів) у верхньому правому кутку після номера акта чи грифа затвердження.

У разі подання нормативно-правового акта на державну реєстрацію в електронній формі запис про державну реєстрацію не наноситься на документ, а вноситься до реєстраційно-моніторингової картки, та може у разі потреби бути візуалізований засобами системи електронного діловодства під час візуалізації документа.

Складення деяких видів документів

Розпорядження (накази)

86. Розпорядження (накази) видаються як рішення організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру. За змістом управлінської дії розпорядження (накази) видаються з основної діяльності установи, адміністративно-господарських або кадрових питань.

87. Розпорядження (накази) з основної діяльності можуть бути як ініціативними, так і виданими на виконання законів України, постанов, розпоряджень Кабінету Міністрів України, розпоряджень, наказів органів вищого рівня. Розпорядження (накази) за змістом обов’язково мають відповідати чинному законодавству.

Підготовку розпорядження (наказу) може ініціювати як безпосередньо керівник установи, так і будь-який структурний підрозділ.

Проєкти розпоряджень (наказів) з основної діяльності, адміністративно-господарських питань готуються і подаються структурними підрозділами за дорученням керівника установи чи за власною ініціативою.

Якщо ініціатором підготовки розпорядження (наказу) є структурний підрозділ (посадова особа), то необхідність його видання має бути обгрунтована в доповідній записці. Рішення керівника про доцільність підготовки розпорядження (наказу) виражається резолюцією на документі, що ініціює його видання.

До всіх проєктів розпоряджень Миколаївського міського голови повинні бути додані відповідні документи, які стали підставою для видання розпорядження, зареєстровані в секторі приймання, обліку та організації роботи з документами загального відділу департаменту забезпечення діяльності виконавчих органів Миколаївської міської ради, з резолюцією Миколаївського міського голови.

88. Проєкти розпоряджень (наказів) з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки, відрядження тощо) готує кадрова служба на підставі рішень (вказівок) керівника установи організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру, доповідних записок керівників структурних підрозділів, конкурсних документів (протоколів та рішень атестаційної чи іншої комісії), заяв працівників, трудових договорів та інших документів.

89. Проєкти розпоряджень (наказів) складаються відповідно до вимог цієї Інструкції з діловодства.

90. Обсяг тексту проєкту розпорядження (наказу) не повинен перевищувати 3-4 сторінки, віддруковані через один інтервал.

Кількість сторінок додатків, довідкових та інших документів не обмежується.

91. Зміст розпорядження (наказу) коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника “Про” і складається за допомогою віддієслівного іменника (“Про затвердження...”, “Про введення...”, “Про створення...”) або іменника (“Про підсумки...”, “Про заходи...”).

Якщо у проєкті розпорядження йдеться про кілька питань, заголовок формулюється узагальнено.

Заголовок складається з одного речення, в кінці якого крапка не ставиться.

Якщо заголовок перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволяється продовжити до межі правого берега.

Проєкти розпоряджень та аркуші погодження до них повинні мати ідентичні заголовки, які розкривають основний зміст.

92. Текст розпорядження (наказу) з питань основної діяльності установи та з адміністративно-господарських питань складається з двох взаємозалежних частин – констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

У преамбулі зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання розпорядження (наказу). Зазначена частина може починатися із слів “На виконання”, “З метою”, “Відповідно до”, “Згідно з”, “На підставі” тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа або нормативно-правового акта органу вищого рівня, то у констатуючій частині (преамбулі) зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та повна назва (заголовок), тобто наводяться всі пошукові дані. Наприклад:

Відповідно до рішення виконавчого комітету Миколаївської міської ради від (дата) № ___ “Про ... (зазначається повна назва)”

На виконання постанови Кабінету Міністрів України від (дата) № ____ “Про ... (зазначається повна назва)”

Крапка в кінці преамбули не ставиться.

93. Зміст розпорядчої частини має бути конкретним, зрозумілим, таким, що не суперечить раніше виданим розпорядчим документам; не допускаються вислови, що можуть мати подвійне тлумачення. Неконкретні (“прискорити”, “поліпшити”, “активізувати”, “звернути увагу” тощо) та неконтрольні (“довести до відома”, “ознайомити” тощо) доручення в розпорядженнях (наказах) не застосовуються.

94. Розпорядча частина поділяється на пункти (1, 2, 3…) і підпункти (1.1., 1.2., 1.3…), які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені організаційно-розпорядча дія (затвердження або введення в дію інструкції, положення тощо) або конкретне завдання (доручення) із строком його виконання та структурні підрозділи – його виконавці, наприклад:

“департаменту забезпечення діяльності виконавчих органів Миколаївської міської ради”.

Виконавці можуть бути названі також узагальнено, наприклад:

“головам адміністрацій районів міста”;

“керівникам виконавчих органів Миколаївської міської ради”.

Завдання формулюються за допомогою дієслів неозначеної форми – “підготувати”, “організувати”, “забезпечити”, “розробити” тощо.

Строк виконання завдання можна друкувати окремим рядком і оформляти як дату завершення виконання, наприклад:

“Строк – 15.02.2019”.

У розпорядженні (наказі) необхідно визначати реальний строк виконання завдання (доручення), що відповідає обсягу передбачуваних робіт (варто враховувати час доведення інформації до конкретних виконавців). Може зазначатися також спільний для всіх пунктів строк виконання. Як правило, строк виконання встановлюють по кожному завданню окремо.

У текстах проєктів розпоряджень (наказів) вживаються повні назви державних органів, установ, організацій, підприємств, повні географічні назви та загальноприйняті абревіатури.

Посади мають повну або загальноскорочену назву. Прізвища у тексті обов’язково пишуться разом з власними іменами, наприклад:

“Рекомендувати начальнику управління земельних ресурсів Миколаївської міської ради Олександру Коваленку вжити заходів ...”

У разі коли прізвище вживається в дужках, власне ім’я не зазначається, наприклад:

“Управлінню земельних ресурсів Миколаївської міської ради (Коваленку) вжити заходів ...”

У проєктах розпоряджень (наказів), в яких передбачаються заходи, плани, завдання і доручення, в обов’язковому порядку вказуються посади та прізвища осіб, на яких покладається контроль, та строки виконання.

Як правило, відповідальним за підготовку (узагальнення) інформації щодо виконання передбачених розпорядженням завдань і доручень визначається структурний підрозділ, до компетенції якого відносяться порушені питання.

95. Після набрання чинності розпорядженням (наказом) внесення змін до нього, визнання його таким, що втратив чинність, чи його скасування здійснюється лише шляхом видання нового розпорядження (наказу).

96. Розпорядження (наказ), яким вносяться зміни, оформлюється з урахуванням таких вимог:

1) заголовок розпорядження (наказу) починається із слів “Про внесення змін до розпорядження (наказу)...” із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни;

2) розпорядча частина розпорядження (наказу) починається з пункту:

“1. Внести до розпорядження (наказу) … такі зміни:” у разі викладення змін у тексті розпорядження (наказу);

“1. Внести до розпорядження (наказу) … зміни, що додаються.” у разі викладення змін у вигляді окремого документа;

3) формулюються зміни у вигляді пунктів та підпунктів розпорядчого характеру, наприклад:

“1. Пункт 2 викласти в такій редакції:...”;

“2. Пункт 3 виключити”;

“1) абзац другий пункту 4 доповнити словами...”;

“2) у підпункті 2 пункту 7 слова “у разі потреби” замінити словом “вимагається”.

97. У разі видання розпорядження (наказу) про визнання таким, що втратив чинність, або скасування іншого наказу, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів “Визнати таким, що втратив чинність,...” або “Скасувати …” відповідно.

98. Останній пункт розпорядчої частини в разі потреби може містити рішення про покладення на структурний підрозділ або посадову особу функцій з контролю за виконанням розпорядження (наказу) в цілому.

Як правило, загальний контроль за виконанням розпорядження міського голови покладається на одного із його заступників. Наприклад:

“Контроль за виконанням розпорядження покласти на першого заступника міського голови Мельника С.”

У деяких випадках міський голова може особисто контролювати виконання розпорядження. У такому разі останній пункт розпорядження формулюється так:

“Контроль за виконанням цього розпорядження залишаю за собою”.

99. Контроль за виконанням завдань (доручень), зазначених у розпорядженні (наказі), покладається на службу контролю.

100. Розпорядження (накази) з основної діяльності можуть мати додатки, посилання на які наводяться у відповідних пунктах тексту, наприклад:

“Затвердити штатну чисельність виконавчих органів Миколаївської міської ради (додається)”;

“Затвердити склад атестаційної комісії (додаток 2)”.

101. До розпоряджень Миколаївського міського голови з основної діяльності додається пояснювальна записка за підписом керівника виконавчого органу Миколаївської міської ради із зазначенням суб’єкта подання проєкту розпорядження (виконавчий орган Миколаївської міської ради або структурний підрозділ в особі його керівника), розробника (власне ім’я, прізвище виконавця, посада, телефон) проєкту розпорядження, підстави для підготовки проєкту розпорядження, мети (для чого).

102. Розпорядження (накази) з кадрових питань (особового складу) оформляються у вигляді індивідуальних і зведених. В індивідуальних розпорядженнях (наказах) міститься інформація про одного працівника (співробітника), у зведених – про кількох, незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).

103. Зміст індивідуального розпорядження (наказу) з кадрових питань (особового складу) стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника “Про” і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: “Про призначення... ”, “Про прийняття... ”. У зведених розпорядженнях (наказах) може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: “Про кадрові питання”, “Про особовий склад”.

104. У тексті розпоряджень (наказів) з кадрових питань (особового складу), як правило, констатуюча частина (преамбула) не зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади керівних працівників. У такому разі в констатуючій частині (преамбулі) наводиться посилання на відповідний розпорядчий акт про призначення або звільнення у такій послідовності: вид акта, його автор, дата, номер, повне найменування.

105. Розпорядча частина розпорядження (наказу) з кадрових питань починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву: “Прийняти”, “Призначити”, “Перевести”, “Звільнити”, “Відрядити”, “Надати”, “Оголосити” тощо. Далі зазначаються прізвище та власне ім’я працівника, на якого поширюється дія розпорядження (наказу), та текст наказу.

У зведених розпорядженнях (наказах) прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.

106. У розпорядженні (наказі) про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

107. У зведених розпорядженнях (наказах) з кадрових питань (особового складу) до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу (службу), переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного наказу не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

108. У кожному пункті розпорядження (наказу) з кадрових питань зазначається підстава щодо його видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).

109. Розпорядження (накази) з кадрових питань мають відмітку “З  розпорядженням (наказом) ознайомлений (-і)”. Під час ознайомлення з розпорядженням (наказом) згаданими у ньому особами проставляються їх підписи із зазначенням дати ознайомлення.

Ознайомлення здійснюють кадрові служби або уповноважені особи, на які покладено ведення кадрового діловодства у відповідних структурних підрозділах.

110. Спільне розпорядження (наказ) установ одного рівня оформлюється на чистих аркушах паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів). Державний Герб України під час оформлення таких розпоряджень (наказів) не відтворюється. Найменування установ розміщуються на одному рівні, а назва виду документа – посередині. Дата спільного розпорядження (наказу) повинна бути єдиною, відповідати даті останнього підпису, а реєстраційний індекс документа – складатися з реєстраційних індексів, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності підписання розпорядження (наказу) керівниками установ. Розпорядча частина починається із слова “ЗОБОВ’ЯЗУЄМО” (“НАКАЗУЄМО”). Підписи керівників установ розташовуються нижче тексту на одному рівні і скріплюються гербовими печатками цих установ.

Кількість примірників спільних розпоряджень (наказів) повинна відповідати кількості установ, що їх видають.

111. Порядок підготовки розпоряджень (наказів) нормативно-правового характеру, які підлягають державній реєстрації в Мін’юсті, його територіальних органах, визначається законодавством.

112. Для ознайомлення з розпорядженням (наказом) укладач готує та подає на реєстрацію разом з підписаним розпорядчим документом перелік установ, структурних підрозділів, посадових (службових) осіб, яких треба ознайомити із цим документом.

113. Для проведення оцінки змісту та доцільності видання розпорядження, його відповідності нормативно-правовим актам здійснюється погодження проєкту розпорядження посадовими особами, структурними підрозділами, зацікавленими установами.

Погодження проєкту розпорядження проводять структурний підрозділ або особа, які готували проєкт розпорядження.

Погодження оформляється візуванням проєкту розпорядження. Ця процедура є основою прийняття управлінського рішення і здійснюється перед підписанням документа посадовими особами, до компетенції яких належить оцінка документа в цілому або його окремих положень. Віза офіційного документа – це реквізит, що засвідчує згоду або незгоду посадової особи щодо змісту документа. Відсутність на проєкті розпорядження віз означатиме порушення процедури його підготовки.

Віза складається із найменування посади, особистого підпису працівника, який візує документ, власного імені та прізвища.

114. Проєкти розпоряджень (наказів) з основної діяльності, адміністративно-господарських питань у разі їх підготовки у паперовій формі та додатки до них візуються працівником, який створив документ, проставляючи підпис та прізвище на зворотному боці аркуша, керівником виконавчого органу міської ради (структурного підрозділу), в якому його створено, посадовими особами, які визначені у проєкті документа як виконавці завдань, що містяться в ньому, керівником служби діловодства, керівником структурного підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції, іншими посадовими особами, яких стосується документ.

Проєкти розпоряджень (наказів) з кадрових питань (особового складу) візуються працівником кадрової служби, який створив документ, та його керівником, а також залежно від видів розпоряджень (наказів) – керівником структурного підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції, бухгалтерської служби, іншими посадовими особами, яких стосується документ.

115. Юридичною службою обов’язково візуються проєкти розпоряджень нормативно-правового характеру, а також розпорядження з кадрових питань (особового складу) та з інших питань.

Проєкти розпоряджень, що надаються для підписання керівникові установи, візуються його заступником відповідно до розподілу функціональних обов’язків.

116. Для внутрішнього погодження проєкту розпорядження складається “Аркуш погодження”, куди внесені посадові особи, які відповідно до їх компетенції мають безпосереднє відношення до питань, порушених у розпорядженні; де зазначено файл (унікальне ім’я) виконавчого органу Миколаївської міської ради (структурного підрозділу), який є автором проєкту розпорядження, згідно з Класифікатором позначень імен файлів, що проставляється в лівому верхньому кутку. Наприклад:

файл (такий, як на проєкті розпорядження)

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

проєкту розпорядження Миколаївського міського голови

“Про __________________________________________”

117. Послідовність візування проєкту розпорядження в аркуші погодження:

- першим візує проєкт виконавець;

- далі – керівник структурного підрозділу, який вносить проєкт;

- потім – юридична служба;

- керівники структурних підрозділів (як правило, ті, кому надається доручення і хто виконуватиме розпорядження після його підписання);

- керівник служби діловодства;

- заступник керівника установи, у підпорядкуванні якого знаходиться структурний підрозділ, що вносить проєкт;

- інші заступники, до компетенції яких належать питання, з яких приймається рішення;

- перший заступник міського голови;

- за необхідності, радник (помічник) міського голови (для розпоряджень міського голови).

Проєкти розпоряджень, виконання яких потребує фінансового забезпечення, обов’язково погоджуються з фінансовою службою (головним бухгалтером); які мають регуляторний вплив – службою з питань регуляторної політики.

У разі виникнення розбіжностей щодо проєкту розпорядження до нього додається письмове обґрунтування, в якому відображається суть заперечення, зауваження, зміни або доповнення.

У такому випадку на аркуші погодження робиться відповідна відмітка, наприклад:

Зауваження і доповнення до проєкту розпорядження додаються.

(Дата)

Якщо в процесі погодження до проєкту розпорядження вносяться істотні зміни, він підлягає повторному погодженню.