МИКОЛАЇВСЬКИЙ МІСЬКИЙ ГОЛОВА

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

31 травня  2017                                                                                  № 156р

Про затвердження Положення про

корпоративну електронну пошту

виконавчих органів Миколаївської

міської ради, підпорядкованих установ

та підприємств комунальної власності

З метою оптимізації функціонування у виконавчих органах Миколаївської міської ради, підпорядкованих установах та на підприємствах комунальної власності ефективної системи управління інформаційними ресурсами, засобами інформатизації, керуючись п.п. 19, 20 ч. 4 ст. 42 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»:

1. Затвердити Положення про корпоративну електронну пошту виконавчих органів Миколаївської міської ради, підпорядкованих установ та підприємств комунальної власності (далі – Положення, додається).

2. Керівникам виконавчих органів Миколаївської міської ради, підпорядкованих установ та підприємств комунальної власності:

2.1. Організувати вивчення Положення та забезпечити виконання його вимог.

2.2. Визначити працівників, відповідальних за використання корпоративної електронної пошти, та передати їх списки засобами електронної пошти на адресу [email protected] згідно з додатками до Положення.

3. Забезпечити впровадження системи корпоративної електронної пошти до 30.06.2017.

4. Начальнику відділу стандартизації та впровадження електронного врядування Миколаївської міської ради Міхеєвій Т.О. здійснювати подальше організаційне супроводження використання електронної пошти.

5. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на керуючого справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради Степаненка В.О.

Міський голова                                                                                     О.Ф. Сєнкевич

ЗАТВЕРДЖЕНО

розпорядження

міського голови

від 31 травня 2017

№ 156р

ПОЛОЖЕННЯ

про корпоративну електронну пошту виконавчих органів Миколаївської міської ради, підпорядкованих установ та підприємств комунальної власності

1. Загальні положення

1.1. Положення про корпоративну електронну пошту виконавчих органів Миколаївської міської ради, підпорядкованих установ та підприємств комунальної власності (далі - Положення) встановлює єдиний порядок роботи з електронною поштою, надання електронних адрес, порядок роботи з документами, які отримані засобами електронної пошти (далі – корпоративна електронна пошта) та створюється для автоматизації обміну інформацією між співробітниками виконавчих органів Миколаївської міської ради, підпорядкованих установ та підприємств комунальної власності 
(далі - підприємств), а також для листування й обміну інформацією з іншими юридичними та фізичними особами і носить обов’язковий характер під час використання корпоративної електронної пошти, що функціонує в домені mkrada.gov.ua.

1.2. Система корпоративної електронної пошти функціонує в домені mkrada.gov.ua.

1.3. У корпоративній електронній пошті використовуються наступні адреси:

- офіційні адреси корпоративної електронної пошти виконавчих органів Миколаївської міської ради, підпорядкованих установ та підприємств;

- персональні адреси корпоративної електронної пошти працівників;

- технічні адреси корпоративної електронної пошти, призначені для організації певних видів діяльності та реалізації окремих проектів 
(далі – спеціальні електронні адреси).

2. Організація роботи системи корпоративної електронної пошти

2.1. Забезпечення функціонування системи корпоративної електронної пошти виконавчих органів Миколаївської міської ради, підпорядкованих установ та підприємств покладається на адміністратора корпоративної електронної пошти (далі – Адміністратор) та осіб, відповідальних в установах та на підприємствах за роботу з корпоративною електронною поштою Миколаївської міської ради (далі – особи, відповідальні за роботу з корпоративною електронною поштою).

2.2. Керівники виконавчих органів Миколаївської міської ради, підпорядкованих установ та підприємств повинні:

- ознайомлювати всіх прийнятих на роботу осіб з вимогами Положення;

- здійснювати контроль за додержанням вимог Положення щодо відправки та отримання корпоративної електронної пошти, порядку роботи з документами, отриманими корпоративною електронною поштою, та їх обліку.

3. Адміністратор корпоративної електронної пошти

3.1. Адміністратор визначається начальником відділу стандартизації та впровадження електронного врядування Миколаївської міської ради за погодженням з керуючим справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради із зазначенням відповідних обов’язків у посадовій інструкції .

3.2. Адміністратор має офіційну адресу корпоративної електронної пошти – [email protected].

3.3. На Адміністратора покладаються такі функції:

- ведення обліку адрес корпоративної електронної пошти;

- забезпечення реєстрації, делегування, блокування, скасування адрес корпоративної електронної пошти;

- надання інформаційно-консультативної підтримки користувачам послуги корпоративної електронної пошти;

- розроблення проекту Інструкції з налаштування та роботи з поштовою скринькою корпоративної електронної пошти (далі - Інструкція), що у встановленому порядку подається на затвердження;

- забезпечення користувачів послуги корпоративної електронної пошти примірниками Інструкції та цього Положення в електронній формі;

- взаємодія з особами, відповідальними за роботу з корпоративною електронною поштою, з питань серверного адміністрування роботи поштових скриньок.

4. Особи, відповідальні за роботу з корпоративною електронною поштою

4.1. Особи, відповідальні за роботу з корпоративною електронною поштою, визначаються керівниками відповідних виконавчих органів Миколаївської міської ради, підпорядкованих установ та підприємств.

4.2. Особи, відповідальні за роботу з корпоративною електронною поштою, забезпечують взаємодію з Адміністратором для реєстрації, делегування, блокування, скасування адрес корпоративної електронної пошти відповідного виконавчого органу Миколаївської міської ради,  установи чи підприємства.

4.3. Особи, відповідальні за роботу з корпоративною електронною поштою, зобов’язані:

- протягом одного робочого дня з моменту їх призначення надіслати на електронну адресу Адміністратора скановані копії відповідних документів щодо їх призначення;

- забезпечувати, в межах своєї компетенції, відповідно до вимог цього Положення технічну підтримку працівників щодо налаштування та роботи з поштовою скринькою корпоративної електронної пошти.

5. Вимоги до адрес корпоративної електронної пошти

5.1. Адреса корпоративної електронної пошти повинна:

- бути унікальною в межах системи корпоративної електронної пошти Миколаївської міської ради;

- відповідати вимогам міжнародної Інтернет-специфікації RFC 2822 InternetMessageFormat (Формат повідомлення Інтернету);

- складатися з імені поштової скриньки та доменного імені mkrada.gov.ua, розділених символом «@».

5.2. Ім’я поштової скриньки складається виключно з літер латинського алфавіту та знаку «крапка» у такому форматі: початкова літера імені користувача та його прізвище. Складові частини імені поштової скриньки розділяються крапками.

5.3. Додатково ім’я поштової скриньки може містити арабські цифри, а також символи дефісу та підкреслення. Ці символи та цифри застосовуються в імені поштової скриньки, у випадку коли слід розрізнити у межах однієї установи два однакових ім’я поштових скриньок, через наявність в штаті працівників, у яких збігаються прізвища та перші літери їх імен.

5.4. Ім’я поштової скриньки не може починатися та/або закінчуватися символами: крапка, дефіс, підкреслення.

6. Реєстрація адреси корпоративної електронної пошти

6.1. Для реєстрації кожної адреси корпоративної електронної пошти оформлюється заявка, форма якої наведена у додатку 1.

6.2. Для реєстрації множини адрес, наприклад, під час переходу установи до роботи в системі корпоративної електронної пошти, заявка на їх реєстрацію оформлюється за формою, наведеною у додатку 2.

6.3. Для скасування кожної адреси корпоративної електронної пошти оформлюється заявка, форма якої наведена у додатку 3.

6.4. Оформлення заявок покладається на осіб, відповідальних за роботу з корпоративною електронною поштою. Заявки зберігаються у діловодстві виконавчих органів Миколаївської міської ради, підпорядкованих установ та підприємств.

6.5. Після оформлення заявки на реєстрацію адреси корпоративної електронної пошти особа, відповідальна за роботу з корпоративною електронною поштою, надсилає на електронну адресу Адміністратора скановану копію цієї паперової заявки. Заявки приймаються тільки з адрес, попередньо зареєстрованих для відповідальних осіб.

6.6. На підставі заявки Адміністратор зобов’язаний зареєструвати адресу корпоративної електронної пошти протягом двох робочих днів, якщо не порушено порядок реєстрації цих адрес та вимоги до них, визначені цим Положенням.

6.7. Адміністратор надсилає повідомлення про реєстрацію адреси корпоративної електронної пошти особі, відповідальній за роботу з корпоративною електронною поштою.

6.8. У разі порушення порядку реєстрації адреси корпоративної електронної пошти або її невідповідності вимогам, визначеним цим Положенням, Адміністратор відмовляє в реєстрації адреси корпоративної електронної пошти, надіславши заявнику мотивовану відповідь.

6.9. Спеціальні адреси корпоративної електронної пошти створюються за ініціативи працівників, яким доручено виконання завдань, що потребують застосування додаткових адрес.

6.10. Делегування прав на використання адреси корпоративної електронної пошти іншому працівникові, скасування, блокування, поновлення роботи поштової скриньки, налаштування переадресації надходження повідомлень на іншу поштову скриньку та поновлення втрачених реквізитів доступу до поштової скриньки здійснюється за тим самим порядком, що й реєстрація адреси корпоративної електронної пошти, визначеним цим Положенням.

7. Підстави для блокування та поновлення роботи поштової скриньки корпоративної електронної пошти

7.1. Блокування та поновлення роботи поштових скриньок корпоративної електронної пошти виконавчих органів Миколаївської міської ради, підпорядкованих установ та підприємств припиняється Адміністратором на підставі заявки, форма якої наведена у додатку 3.

7.2. Адміністратор має право самостійно блокувати доступ до поштових скриньок корпоративної електронної пошти у випадках, передбачених пунктом 9.3 цього Положення.

7.3. Адміністратор протягом одного робочого дня повідомляє про блокування роботи поштової скриньки відповідальну особу виконавчих органів Миколаївської міської ради, підпорядкованої установи або підприємства.

8. Підстава для скасування поштової скриньки корпоративної електронної пошти

8.1. Скасування поштових скриньок корпоративної електронної пошти здійснюється у наступних випадках:

- у зв’язку із зміною структури та штатних розписів виконавчих органів Миколаївської міської ради, підпорядкованих установ та підприємств;

- у зв’язку з кадровими змінами (прийняття, звільнення, переміщення працівників тощо);

- у зв’язку із зміною працівником прізвища;

- у зв’язку з відсутністю подальшої службової необхідності у використанні поштових скриньок.

8.2. У разі відсутності ознак використання поштових скриньок корпоративної електронної пошти протягом півріччя Адміністратор має право звернутися до особи, відповідальної за роботу з корпоративною електронною поштою, з пропозицією скасування цих поштових скриньок.

8.3. Процедура скасування передбачає призупинення роботи поштових скриньок корпоративної електронної пошти протягом одного місяця та знищення відповідних ним облікових записів із системи корпоративної електронної пошти Миколаївської міської ради по закінченні цього терміну.

9. Правила користування корпоративною електронною поштою

9.1. Працівники зобов’язані регулярно щогодини перевіряти надходження електронної пошти на свою адресу.

9.2. Повідомлення з поштових скриньок працівників, які тривалий час не можуть виконувати свої посадові обов’язки у зв’язку з перебуванням у відрядженні, відпустці, на лікарняному тощо, тимчасово переадресовуються до поштових скриньок інших працівників шляхом оформлення відповідної заяви відповідальним по роботі з корпоративною електронною поштою на підставі звернення безпосереднього керівника відповідних працівників.

9.3. Працівники виконавчих органів Миколаївської міської ради, підпорядкованих установ та підприємств при підготовці електронного повідомлення, що надсилається засобами корпоративної електронної пошти, зобов’язані:

- при формуванні електронного листа в рядку «Тема» вказується його зміст в стислому вигляді;

- якщо кінцевий адресат не має власної електронної адреси, в електронному листі треба вказати, кому адресована передана інформація (якщо ця інформація відсутня в рядку «Тема»);

- рядок «Тема» заповнюється обов'язково;

- у випадку приєднання файлів у листі електронного повідомлення, зазначити про це в тексті електронного повідомлення;

- сумарний об'єм файлів, що приєднуються до електронного листа, не повинен перевищувати 25 Мегабайт (Мб). У разі, коли розмір файла перевищує 25 Мб, треба завантажити файли до корпоративного електронного онлайн сховища (посилання на сховище: disk.mkrada.gov.ua), скопіювати посилання на завантажені дані та надіслати посилання електронним листом;

- в кінці електронного повідомлення зазначити прізвище, ім’я, по батькові, назву виконавчого органу Миколаївської міської ради, установи або підприємства, місце роботи (структурний підрозділ), номери телефонів (службового, за необхідності – мобільного), адресу офіційного веб-сайта виконавчого органу Миколаївської міської ради, підпорядкованої установи або підприємства.

9.4. Працівники виконавчих органів Миколаївської міської ради, підпорядкованих установ та підприємств не мають права:

- використовувати корпоративну електронну пошту для цілей, не пов’язаних зі службовою діяльністю;

- повідомляти пароль доступу до поштової скриньки третім особам;

- здійснювати розсилку електронних повідомлень рекламного характеру зовнішнім та внутрішнім адресатам;

- розсилати електронні повідомлення, що містять:

а) інформацію з обмеженим доступом, персональні дані громадян у відкритому вигляді (за відсутності згоди останніх), матеріали, використання яких порушує права інтелектуальної власності;

б) недостовірну інформацію, а також інформацію, яка ображає честь і гідність інших осіб, ганьбить ділову репутацію, пропагує ненависть та/або дискримінацію людей за расовими, етнічними, статевими, релігійними, соціальними ознаками та закликає до протиправних дій;

в) матеріали, що містять шкідливий код; файли, програми, призначені для порушення, знищення або обмеження функціональності будь-якого комп’ютерного або телекомунікаційного обладнання; програми для здійснення несанкціонованого доступу;

г) матеріали, виготовлення, зберігання та розповсюдження яких заборонено чинним законодавством України.

9.5. У разі порушення п.п. 9.4 цього Положення, працівник може бути притягнутий до дисциплінарної, адміністративної або кримінальної відповідальності згідно із законом.

Додаток 1

до Положення

Форма реєстрації адреси корпоративної електронної пошти (індивідуальна)

Форма реєстрації адреси корпоративної електронної пошти

(для відділу, управління, департаменту)

Додаток 2

до Положення

Форма реєстрації множини адрес корпоративної електронної пошти

(при переході установи, підприємства до роботи в системі корпоративної електронної пошти)

Додаток 3

до Положення

Форма заявки для видалення адреси корпоративної електронної пошти (індивідуальна)