РІШЕННЯ
№ 47/11 від 2010-06-24
Про внесення змін та доповненьдо Положень про загальний відділ виконкому міської ради (ВТР. ЧИН. №5/3 ВІД 21.04.11)
ВТР. ЧИН.
Керуючись п.4 ст.54 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», міська рада
ВИРІШИЛА:
1. Внести зміни та доповнення до Положення про загальний відділ виконкому міської ради, затвердженого 23.06.06 № 2/4 «Про затвердження Положень про департаменти, управління, відділи та інші виконавчі органи Миколаївської міської ради», зі змінами і доповненнями, внесеними рішеннями міської ради від 28.02.08 № 22/4, виклавши його в новій редакції.
4. Контроль за виконанням даного рішення покласти на заступника міського голови Яблоновську Т.О.
| Міський голова | В.Д. Чайка |
Затверджено
рішенням міської ради
від 24 червня 2010
№47/11
ПОЛОЖЕННЯ
про загальний відділ
1. Загальні положення
1.1. Загальний відділ (далі – відділ) створюється міською радою і є її виконавчим органом.
1.2. Відділ є підзвітним та підконтрольним міській раді, підпорядкованим у своїй діяльності виконкому міської ради, міському голові та заступнику міського голови.
1.3. Відділ очолює начальник відділу, який призначається на посаду і звільняється з посади міським головою.
1.4. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, Законами України “Про місцеве самоврядування в Україні”, “Про службу в органах місцевого самоврядування”, Інструкцією з діловодства у Миколаївській міській раді та її виконавчих органах, затвердженою рішенням міської ради від 12.02.04 № 18/32, актами органів та посадових осіб місцевого самоврядування (рішеннями міської ради, виконкому міської ради, розпорядженнями міського голови) та Положенням про загальний відділ.
2. Мета
Основною метою діяльності відділу є:
2.1. Виконання завдань, що стоять перед міською радою та її виконавчими органами, щодо забезпечення відповідно до діючих нормативних актів організації діловодства у виконкомі міської ради, контролю за термінами надходження і доведення кореспонденції до виконавців.
2.2. Забезпечення разом із господарсько-експлуатаційним відділом технічного обслуговування пленарних засідань міської ради, виконкому міської ради, референдумів тощо.
2.3. Надання методичної допомоги у діловодстві виконавчим органам міської ради.
3. Внутрішня структура відділу
До складу відділу входять:
-керівництво
-1
-сектор з протокольної роботи та архівної справи
-3
-сектор з оформлення та редагування розпорядчих документів
-2
-сектор приймання, обліку та організації роботи з документами
-6
4. Основні функції, завдання та зв’язки з іншими
виконавчими органами міської ради
Відділ, згідно з покладеними на нього обов’язками, здійснює такі функції:
4.1. Разом з організаційно-контрольним відділом та управлінням юридичного забезпечення виконавчих органів Миколаївської міської ради забезпечує організаційно-технічну підготовку під час проведення виборів міського голови, депутатів міської ради, Всеукраїнського та місцевих референдумів.
4.2. Організовує технічне забезпечення пленарних засідань міської ради, виконкому міської ради, нарад, оформлення їхніх протоколів.
4.3. Здійснює контроль за веденням документації відповідно до вимог Інструкції з діловодства у Миколаївській міській раді та її виконавчих органах.
4.4. Здійснює реєстрацію, оформлення, облік і зберігання в установлені терміни рішень міської ради, виконкому міської ради, розпоряджень міського голови та інших документів.
4.5. Здійснює корегування, друкування, розмноження рішень міської ради, виконкому міської ради, розпоряджень міського голови, листів та інших документів, своєчасно доводить їх до виконавчих органів ради, установ, організацій, посадових осіб і громадян, у разі необхідності видає копії, витяги з прийнятих актів органів та посадових осіб місцевого самоврядування.
4.6. Приймає, реєструє і передає за призначенням вхідну кореспонденцію, внутрішню документацію міської ради та її виконавчих органів, реєструє і відправляє вихідну кореспонденцію.
4.7. Приймає, реєструє і передає за призначенням документи з грифом обмеження доступу „ДСК”, проводить щорічні перевірки стану організації роботи з документами, що мають гриф „ДСК”, у виконавчих органах міської ради.
4.8. Складає та погоджує зведену номенклатуру справ міської ради та виконкому міської ради. Приймає на зберігання в установленому порядку архівні документи постійного терміну зберігання від виконавчих органів міської ради, готує документи Національного архівного фонду для передавання до архівного відділу виконкому Миколаївської міської ради.
4.9. Здійснює контроль за виконанням резолюцій міського голови, заступників міського голови згідно з установленими термінами на документах.
4.10. За дорученням заступника міського голови перевіряє стан діловодства і контролю у виконавчих органах ради, надає їм методичну допомогу в роботі з документами.
4.11. Надає методичну допомогу в організації роботи по веденню діловодства в адміністраціях районів міста.
4.12. Бере участь у підготовці та виданні телефонних довідників та інших посібників, необхідних для роботи апарату міської ради та її виконавчих органів.
4.13. Розробляє зразки бланків. Здійснює видачу бланків міської ради та виконкому міської ради, розпоряджень міського голови, веде їхній облік.
4.14. Забезпечує цільове використання та збереження бланків рішень, розпоряджень, факсимільних відтисків.
4.15. Виконує інформаційну обробку на ПК кореспонденції та інформаційного архіву.
4.16. Забезпечує виконання спеціалістами загального відділу організаційно-технічних функцій щодо обслуговування роботи міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови.
4.17. Вивчає, узагальнює та впроваджує в практику роботи передовий досвід загальних відділів міських рад інших міст України.
5. Права
Для виконання покладених на відділ завдань начальнику загального відділу надається право:
5.1. Знайомитися зі станом діловодства у виконавчих органах міської ради та вимагати від працівників виконання встановлених правил роботи з документами.
5.2. Інформувати керівництво про стан роботи з документами, вносити пропозиції щодо поліпшення роботи відділу та стану роботи з документами, приймати рішення у відповідності з посадовими обов’язками.
5.3. Затверджувати посадові інструкції підлеглих працівників.
5.4. Одержувати в установленому порядку від керівників інших підрозділів необхідні матеріали для виконання покладених на відділ завдань.
5.5. Залучати за погодженням з керівниками інших виконавчих органів міської ради або за вказівкою міського голови окремих фахівців для участі у вирішенні поставлених завдань перед відділом.
5.6. Вносити пропозиції щодо заохочення працівників відділу та притягати їх до дисциплінарної відповідальності згідно з Кодексом законів про працю України.
6. Відповідальність начальника відділу
6.1. Начальник відділу несе персональну відповідальність за:
-своєчасне та якісне виконання закріплених за відділом завдань та оперативних завдань керівництва;
-керівництво діяльністю відділу, забезпечення виконання поточних та перспективних планових робіт відділу;
-стан трудової дисципліни, роботу з кадрами у відділі.
7. Критерій оцінки роботи відділу
Критерієм оцінки ефективності роботи відділу є якісне ведення діловодства, повне технічне забезпечення заходів, які проводять рада та її виконавчі органи, компетентність і професійне виконання працівниками відділу своїх службових обов’язків.
ПОЛОЖЕННЯ
про сектор з протокольної роботи та архівної справи
1. Загальні положення
1.1. Сектор з протокольної роботи та архівної справи (далі – сектор) створюється міською радою і є її виконавчим органом.
1.2. Сектор є підзвітним та підконтрольним міській раді, підпорядкованим у своїй діяльності виконкому міської ради, міському голові та заступнику міського голови, начальнику загального відділу.
1.3. Сектор очолює завідувач сектору, який призначається на посаду і звільняється з посади міським головою.
1.4. Сектор у своїй діяльності керується Конституцією України, Законами України “Про місцеве самоврядування в Україні”, “Про службу в органах місцевого самоврядування”, Інструкцією з діловодства у Миколаївській міській раді та її виконавчих органах, затвердженою рішенням міської ради від 12.02.04 № 18/32, актами органів та посадових осіб місцевого самоврядування (рішеннями міської ради, виконкому міської ради, розпорядженнями міського голови), Положенням про загальний відділ та Положенням про сектор з протокольної роботи та архівної справи.
2. Мета
Основною метою діяльності сектору є виконання завдань, поставлених перед міською радою та її виконавчими органами, щодо забезпечення відповідно до діючих нормативних актів організації діловодства у виконкомі міської ради.
3. Основні функції та завдання
Сектор, згідно з покладеними на нього обов’язками, виконує такі функції:
3.1. Організовує технічне забезпечення засідань виконкому міської ради (прийняття від виконавчих органів міської ради проектів рішень, складання порядку денного засідань виконкому, замовлення на розмноження в необхідній кількості проектів рішень і формування пакетів для членів виконкому, розвезення членам виконкому порядку денного та матеріалів до засідань виконкому, забезпечення явки на засідання виконкому членів виконкому та запрошених осіб).
3.2. Бере участь у сесіях міської ради, складає протокол засідання міської ради.
3.3. Здійснює реєстрацію рішень міської ради, виконкому міської ради, розпоряджень міського голови, відповідає за ведення книг їхньої реєстрації.
3.4. Забезпечує вчасне складання, друкування і оформлення протоколів засідань міської ради, виконкому міської ради.
3.5. Здійснює оформлення, облік і зберігання в установлені терміни рішень міської ради, виконкому міської ради, розпоряджень міського голови та інших документів.
3.6. Контролює додержання вимог Інструкції з діловодства у Миколаївській міській раді та її виконавчих органах щодо оформлення розпорядчих документів, які надійшли до сектору.
3.7. Замовляє та слідкує за вчасним і якісним розмноженням прийнятих розпорядчих документів згідно з покажчиками розсилки.
3.8. Забезпечує надсилання до облдержадміністрації копій розпорядчих актів, прийнятих з питань здійснення делегованих повноважень органів виконавчої влади, копій рішень міської ради до бібліотеки ім. М. Кропивницького, а також протоколів сесій до апарату ради.
3.9. Забезпечує підготовку необхідних аналітико-довідкових матеріалів з питань, віднесених до компетенції сектору.
3.10. Відповідає за вчасну інформаційну обробку документів на ПК, що надходять до сектору, веде інформаційний архів на ПК бази розпорядчих документів (система „Ліга”), прийнятих міською радою, виконкомом міської ради та підписаних міським головою.
3.11. Контролює наявність необхідних бланків, веде їхній облік, нумерацію в установленому порядку, погашає і знищує зіпсовані бланки, зберігає і використовує при оформленні службових документів печатку і штампи.
3.12. Формує розпорядчі документи, протоколи у справи, своєчасно відправляє їх для переплетення у типографію, отримує і зберігає до передавання до архівного відділу виконкому міської ради.
3.13. Приймає на зберігання у встановленому порядку архівні документи постійного терміну зберігання від виконавчих органів міської ради.
3.14. Здійснює контроль за станом зберігання та правильністю оформлення архівних документів.
3.15. Бере участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ міської ради та виконкому міської ради.
3.16. Організовує в установленому Держархівом порядку користування архівними документами, що належать територіальній громаді, видає архівні довідки, копії, витяги з документів згідно із запитами громадян, юридичних осіб, а також правоохоронних органів.
3.17. Готує та передає документи Національного архівного фонду до архівного відділу виконкому Миколаївської міської ради.
4.Права
Для виконання покладених на сектор завдань йому надається право:
4.1. Повертати на доопрацювання документи, оформлені з порушенням установлених вимог.
4.2. Брати участь у засіданні дорадчих органів, нарадах, які проводяться у виконкомі міської ради, у разі розгляду на них питань щодо роботи з документами.
4.3. Запитувати за дорученням керівника від державних органів, підприємств, установ, організацій та виконавців відомості, необхідні для роботи.
4.4. Залучати фахівців виконавчих органів міської ради, за згодою їх керівників, до розгляду питань, що належать до компетенції сектору.
4.5. Інформувати керівництво про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення.
4.6. Надавати виконавчим органам міської ради рекомендації, що входять до компетенції сектору.
5. Відповідальність завідувача сектору
5.1. Завідувач сектору несе персональну відповідальність за:
-своєчасне та якісне виконання закріплених за сектором завдань та оперативних завдань керівництва;
-стан трудової, виконавської дисципліни у секторі.
6. Критерій оцінки роботи сектору
Критерієм оцінки ефективності роботи сектору є якісне ведення діловодства, технічне забезпечення засідань виконкому міської ради, компетентність і професійне виконання працівниками сектору своїх службових обов’язків.
ПОЛОЖЕННЯ
про сектор з оформлення та
редагування розпорядчих документів
1. Загальні положення
1.1. Сектор з оформлення та редагування розпорядчих документів (далі – сектор) створюється міською радою і є її виконавчим органом.
1.2. Сектор є підзвітним та підконтрольним міській раді, підпорядкованим у своїй діяльності виконкому міської ради, міському голові та заступнику міського голови, начальнику загального відділу.
1.3. Сектор очолює завідувач сектору, який призначається на посаду і звільняється з посади міським головою.
1.4. Сектор у своїй діяльності керується Конституцією України, Законами України “Про місцеве самоврядування в Україні”, “Про службу в органах місцевого самоврядування”, Інструкцією з діловодства у Миколаївській міській раді та її виконавчих органах, затвердженою рішенням міської ради від 12.02.04 № 18/32, актами органів та посадових осіб місцевого самоврядування (рішеннями міської ради, виконкому міської ради, розпорядженнями міського голови), Положенням про загальний відділ та Положенням про сектор з оформлення та редагування розпорядчих документів.
2. Мета
Основною метою діяльності сектору є виконання завдань, поставлених перед міською радою та її виконавчими органами, щодо забезпечення відповідно до діючих нормативних актів організації діловодства у виконкомі міської ради.
3. Основні функції та завдання
Сектор, згідно з покладеними на нього обов’язками, виконує такі функції:
3.1. Бере участь у підготовці сесій міської ради та засідань виконкому міської ради в частині здійснення вичитки і редагування проектів рішень міської ради, виконкому міської ради та оформлення їх згідно з нормами діловодства.
3.2. Здійснює вичитку і редагування проектів розпоряджень міського голови.
3.3. Бере участь у доопрацюванні рішень міської ради, виконкому міської ради з доповненнями і змінами, внесеними депутатами міської ради або членами виконкому міської ради в ході їх обговорення.
3.4. Вичитує паперовий варіант стенограми міської ради, що оформлюється в архівну справу.
3.5. Здійснює вичитку і редагування проектів листів за підписом міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови на адресу Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України, міністерств, відомств, народних депутатів України, керівництва облдержадміністрації та інших центральних органів влади, обласної ради, правоохоронних органів, керівників підприємств (проекти готують усі виконавчі органи міської ради).
3.6. Здійснює вичитку і редагування проектів листів за підписом міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови главам іноземних держав та іншим офіційним особам (тобто міжнародна пошта, проекти готує відділ зовнішньоекономічної діяльності та міжнародного співробітництва).
3.7. Здійснює вичитку і редагування відповідей міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови на депутатські запити та звернення (проекти готують усі виконавчі органи міської ради).
3.8. Контролює додержання вимог Інструкції з діловодства у Миколаївській міській раді та її виконавчих органах щодо оформлення розпорядчих документів, кореспонденції, які надійшли до сектору.
3.9. Надає допомогу у складанні текстів пам’ятних адрес, почесних грамот, подяк, телеграм, привітань, довідників, забезпечує грамотність зазначених текстів.
3.10. Забезпечує підготовку необхідних аналітико-довідкових матеріалів з питань, віднесених до компетенції сектору.
3.11. Узагальнює характерні випадки недотримання виконавчими органами міської ради, організаціями вимог оформлення проектів розпорядчих документів та кореспонденції.
3.12. Надає практичну допомогу виконавчим органам міської ради в опануванні української мови.
4. Права
Для виконання покладених на сектор завдань йому надається право:
4.1. Брати участь у розгляді питань, які входять у межі його повноважень, в організації та проведенні інструктивних нарад і семінарів з питань, що належать до компетенції сектору.
4.2. Не приймати до роботи документи, написані нечітко, без встановлених реквізитів, оформлені з порушенням вимог діловодства.
4.3. Повертати документи на доопрацювання виконавцю, зазначивши змістовні непогодження в тексті.
4.4. Інформувати керівництво про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення.
4.5. Надавати виконавчим органам міської ради рекомендації, що входять до компетенції сектору.
5. Відповідальність завідувача сектору
5.1. Завідувач сектору несе персональну відповідальність за:
-своєчасне та якісне виконання закріплених за сектором завдань та оперативних завдань керівництва;
-стан трудової, виконавської дисципліни у секторі.
6. Критерій оцінки роботи сектору
Критерієм оцінки ефективності роботи сектору є якісне ведення діловодства, а саме: якісне оформлення та відповідність стилістиці й граматиці текстів рішень міської ради, виконкому, розпоряджень міського голови, листів та іншої документації, компетентність і професійне виконання працівниками сектору своїх службових обов’язків.
ПОЛОЖЕННЯ
про сектор приймання, обліку та організації
роботи з документами
1. Загальні положення
1.1. Сектор приймання, обліку та організації роботи з документами (далі – сектор) створюється міською радою і є її виконавчим органом.
1.2. Сектор є підзвітним та підконтрольним міській раді, підпорядкованим у своїй діяльності виконкому міської ради, міському голові та заступнику міського голови, начальнику загального відділу.
1.3. Сектор очолює завідувач сектору, який призначається на посаду і звільняється з посади міським головою.
1.4. Сектор у своїй діяльності керується Конституцією України, Законами України “Про місцеве самоврядування в Україні”, “Про службу в органах місцевого самоврядування”, Інструкцією з діловодства у Миколаївській міській раді та її виконавчих органах, затвердженою рішенням міської ради від 12.02.04 № 18/32, актами органів та посадових осіб місцевого самоврядування (рішеннями міської ради, виконкому міської ради, розпорядженнями міського голови), Положенням про загальний відділ та Положенням про сектор приймання, обліку та організації роботи з документами.
2. Мета
Основною метою діяльності сектору є виконання завдань, поставлених перед міською радою та її виконавчими органами, щодо забезпечення відповідно до діючих нормативних актів організації діловодства у виконкомі міської ради.
3. Основні функції та завдання
Сектор, згідно з покладеними на нього обов’язками, виконує такі функції:
3.1. Забезпечує приймання, реєстрацію і попередній розгляд кореспонденції з передачею її у той же день за призначенням.
3.2. Слідкує за правильним оформленням вхідних документів (розміщення реквізитів, наявність юридичної адреси кореспондента, підписів, додатків, віз на копіях документів, що залишаються у справах виконкому міської ради).
3.3. Здійснює технічну обробку на ПК вхідних і вихідних документів.
3.4. Забезпечує обробку кореспонденції після розгляду її керівництвом виконкому міської ради, передання спеціалісту з контролю.
3.5. Здійснює технічну обробку на ПК документів з резолюцією, що повернулися після розгляду керівництвом виконкому міської ради.
3.6. Здійснює контроль за виконанням документів, які надходять від Верховної Ради України, Президента України, КМУ та інших органів виконавчої влади (крім постанов, указів, розпоряджень), доручень голови, документів, у яких вказані строки, звернень та запитів народних депутатів України, депутатів обласної та міської рад до посадових осіб органів місцевого самоврядування. Надає відомості про строки виконання та порушення строків для подання інформації заступнику міського голови.
3.7. Направляє інформацію-нагадування керівництву виконкому міської ради про порушення строків виконання документів.
3.8. Веде журнал обліку відрядних посвідок, а також журнал обліку договорів.
3.9. Здійснює аналіз стану документообігу, веде довідково-інформаційну роботу про кількість документів, що проходять через сектор.
3.10. Організовує роботу з розсилання, доставки документів виконавцям з урахуванням строків виконання. У необхідних випадках має право викликати працівників департаментів, управлінь, відділів, організацій для одержання термінової кореспонденції.
3.11. Здійснює доставку документів на підприємства, в організації та установи згідно зі списком, затвердженим заступником міського голови.
3.12. Здійснює доставку з поштового відділення до сектору кореспонденції, що надходить на адресу виконкому міської ради.
3.13. Здійснює оформлення і відправлення кореспонденції простою і рекомендованою поштою, а також телеграм і бандеролей. Веде їхній облік у журналі.
3.14. Здійснює маркування конвертів та облік використаних конвертів відділами та управліннями виконкому міської ради через маркувальну машину.
3.15. Веде журнали обліку видачі письмових бланків виконавчим органам міської ради.
3.16. Зберігає і використовує при оформленні службових документів печатки, факсиміле, штампи, контролює наявність необхідних бланків, веде їхній облік, погашає і знищує зіпсовані бланки.
3.17. Приймає, реєструє і передає за призначенням документи з грифом обмеження доступу „ДСК”, бере участь у проведенні щорічних перевірок стану організації роботи з документами, що мають гриф „ДСК”, у виконавчих органах міської ради та проводить зазначені перевірки у загальному відділі.
3.18. Формує справи тимчасового терміну зберігання та забезпечує належне їх зберігання.
3.19. Бере участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ міської ради та виконкому міської ради.
3.20. Здійснює реєстрацію депутатів на сесіях міської ради.
4. Права
Для виконання покладених на сектор завдань йому надається право:
4.1. Не приймати незареєстровані або оформлені з порушенням установлених вимог документи.
4.2. Брати участь у засіданні дорадчих органів, нарадах, які проводяться в установі, у разі розгляду на них питань щодо роботи з документами.
4.3. Запитувати за дорученням керівника від державних органів, підприємств, установ, організацій та виконавців відомості, необхідні для роботи.
4.4. Залучати фахівців виконавчих органів міської ради, за згодою їх керівників, до розгляду питань, що належать до компетенції сектору.
4.5. Інформувати керівництво про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення.
4.6. Надавати виконавчим органам міської ради рекомендації, що входять до компетенції сектору.
5. Відповідальність завідувача сектору
5.1. Завідувач сектору несе персональну відповідальність за:
-своєчасне та якісне виконання закріплених за сектором завдань та оперативних завдань керівництва;
-стан трудової, виконавської дисципліни у секторі;
-розголошення інформації, що міститься в документах, поза службовою метою.
6. Критерій оцінки роботи сектору
Критерієм оцінки ефективності роботи сектору є якісне ведення діловодства, своєчасне оброблення кореспонденції, компетентність і професійне виконання працівниками сектору своїх службових обов’язків.
ПОЛОЖЕННЯ
про сектор обробки документів
1. Загальні положення
1.1. Сектор обробки документів (далі – сектор) створюється міською радою і є її виконавчим органом.
1.2. Сектор є підзвітним та підконтрольним міській раді, підпорядкованим у своїй діяльності виконкому міської ради, міському голові та заступнику міського голови, начальнику загального відділу.
1.3. Сектор очолює завідувач сектору, який призначається на посаду і звільняється з посади міським головою.
1.4. Сектор у своїй діяльності керується Конституцією України, Законами України “Про місцеве самоврядування в Україні”, “Про службу в органах місцевого самоврядування”, Інструкцією з діловодства у Миколаївській міській раді та її виконавчих органах, затвердженою рішенням міської ради від 12.02.04 № 18/32, актами органів та посадових осіб місцевого самоврядування (рішеннями міської ради, виконкому міської ради, розпорядженнями міського голови), Положенням про загальний відділ та Положенням про сектор обробки документів.
2. Мета
Основною метою діяльності сектору є виконання завдань, поставлених перед міською радою та її виконавчими органами, щодо забезпечення відповідно до діючих нормативних актів організації діловодства у виконкомі міської ради.
3. Основні функції та завдання
Сектор, згідно з покладеними на нього обов’язками, виконує такі функції:
3.1. Здійснює технічне забезпечення підготовки та проведення сесій, засідань виконкому міської ради, нарад, семінарів й інших заходів, пов’язаних із стенографуванням, звукозаписом, друкуванням і розмноженням документів.
3.2. Забезпечує всі види розмножувальних робіт, їхню якість та строк виконання засобами розмножувальної техніки.
3.3. Здійснює приймання, реєстрацію в журналі матеріалів, які надходять від виконавчих органів міської ради і друкуються в секторі.
3.4. Веде журнал обліку розтиражованих документів за формою, визначеною Інструкцією з діловодства у Миколаївській міській раді та її виконавчих органах.
3.5. Забезпечує своєчасне друкування прийнятих документів відповідно до Інструкції з діловодства у Миколаївській міській раді та її виконавчих органах, їхню якість та строк виконання.
3.6. Бере участь у сесіях міської ради.
3.7. Забезпечує своєчасне розшифровування стенограм сесій міської ради.
3.8. Здійснює виготовлення пам’ятних адрес, почесних грамот, подяк тощо та витягів зі стенограм.
3.9. Веде журнали обліку стенографічних робіт, використання паперу, бланків, дисків для запису засідань міської ради.
3.10. Складає звіт про витрати паперу, витратних матеріалів, обсяг виконаних робіт.
3.11. Бере участь у підготовці телефонного довідника, вносить зміни до Інтернет-порталу м. Миколаєва щодо персонального складу виконкому міської ради та телефонного довідника, працює з електронною поштою.
4. Права
Для виконання покладених на сектор завдань йому надається право:
4.1. Брати участь у розгляді питань, які входять у межі його повноважень, в організації та проведенні інструктивних нарад і семінарів з питань, що належать до компетенції сектору.
4.2. Не приймати до роботи документи, написані нечітко, кольоровими чорнилами, олівцями, без встановлених реквізитів.
4.3. Запитувати за дорученням керівника від державних органів, підприємств, установ, організацій та виконавців відомості, необхідні для роботи.
4.4. Інформувати керівництво про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення.
4.5. Вносити пропозиції щодо модернізації технічного обладнання по розмноженню документів, оновлення приладів та поліпшення умов праці.
4.6. Надавати виконавчим органам міської ради рекомендації, що входять до компетенції сектору.
5. Відповідальність завідувача сектору
5.1. Завідувач сектору несе персональну відповідальність за:
-своєчасне та якісне виконання закріплених за сектором завдань та оперативних завдань керівництва;
-стан трудової, виконавської дисципліни у секторі.
6. Критерій оцінки роботи сектору
Критерієм оцінки ефективності роботи сектору є якісне ведення діловодства, своєчасне друкування, розмноження документів, розшифровування стенограм сесій міської ради, компетентність і професійне виконання працівниками сектору своїх службових обов’язків.
_____________________________________________________