МИКОЛАЇВСЬКИЙ МІСЬКИЙ ГОЛОВА

Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я

01 грудня 2021                                                                                 № 398р

Про Порядок організації прийомів

іноземних делегацій, груп та

окремих іноземців у виконавчих органах

Миколаївської міської ради

З метою посилення контролю і вжиття необхідних заходів із забезпечення охорони службової інформації під час міжнародного співробітництва в частині прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземців, відповідно до Порядку організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18.12.2013 № 939, Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 19.10.2016 № 736, розпорядження міського голови від 23.03.2017 № 67р «Про затвердження Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, у Миколаївській міській раді та її виконавчих органах» (зі змінами), керуючись п.п. 19, 20 ч. 4 ст. 42 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні».

1.              Затвердити Порядок організації прийомів іноземних делегацій, груп та окремих іноземців у виконавчих органах Миколаївської міської ради у новій редакції (додається).

2. Розпорядження міського голови від 06.04.2017 №107р «Про затвердження Порядку організації прийомів іноземних делегацій та окремих іноземців у виконавчих органах Миколаївської міської ради», розпорядження міського голови від 13.08.2018 № 232р «Про внесення змін до розпорядження міського голови від 06.04.2017 № 107р «Про затвердження Порядку організації прийомів іноземних делегацій та окремих іноземців у виконавчих органах Миколаївської міської ради» визнати такими, що втратили чинність.

3. Контроль за виконанням цього розпорядження залишаю за собою.
 

Перший заступник

міського голови                                                                                       В. ЛУКОВ

   ЗАТВЕРДЖЕНО

розпорядження
міського голови
від 01 грудня  2021

№ 398р

Порядок

організації прийомів іноземних делегацій, груп  та

окремих  іноземців у виконавчих органах Миколаївської міської ради

Порядок визначає основні засади та правила організації прийомів іноземних делегацій, груп та окремих іноземців посадовими особами виконавчих органів міської ради з урахуванням загальноприйнятих міжнародних норм і правил, а також національних традицій України.

I. Організація прийомів іноземних делегацій, груп та окремих іноземців
у виконавчих органах Миколаївської міської ради.

1. До іноземних делегацій, груп та окремих іноземців відносяться посадові особи та інші представники відповідних органів суб'єктів та адміністративно-територіальних утворень іноземних держав, дипломатичних представництв, консульських установ, акредитованих в Україні, лідери партій іноземних держав, міжнародних організацій та окремі іноземні громадяни тощо (далі - іноземці).

2. Рішення про можливість прийому іноземців приймається міським головою, а в разі його відсутності особою, яка виконує його обов’язки, на підставі звернення до міського голови керівників іноземних делегацій, груп та окремих іноземців, або на підставі запрошення від Миколаївського міського голови або особи, яка виконує його обов’язки.

3. Виконавчі органи Миколаївської міської ради, що братимуть участь у прийомі та роботі з іноземцями, повинні керуватися зазначеним Порядком організації прийомів іноземних делегацій, груп та окремих іноземців у виконавчих органах Миколаївської міської ради.

4. Організацію прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземців міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського голови та керуючим справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради з питань діяльності виконавчих органів у будівлі виконавчого комітету Миколаївської міської ради (вул. Адміральська, 20, м. Миколаїв) безпосередньо забезпечує відділ протоколу та міжнародного співробітництва департаменту міського голови Миколаївської міської ради.

5. Обов’язки та повноваження відділу протоколу та міжнародного співробітництва департаменту міського голови Миколаївської міської ради.

5.1. Відділ розробляє програму прийому іноземців (додаток 1), яка повинна містити:

1) відомості про іноземців: ім’я, прізвище, громадянство (підданство), назви їхніх посад, а також інформацію про підприємство, установу, організацію, яку вони представляють, період перебування та інші відомості за наявності;

2) мету прийому іноземців, перелік питань, які плануються для обговорення, інформацію, яка може бути доведена до іноземців або їм передана;

3) список посадових осіб установи, відповідальних за прийом іноземців і виконання інших завдань, пов’язаних з перебуванням іноземців в установі                (із зазначенням змісту таких завдань);

4) перелік виконавчих органів міської ради та службових приміщень, які іноземцям дозволено відвідати;

5) перелік місць та порядок застосування іноземцями кіно-, фото-, аудіо- і відеоапаратури, інших технічних засобів;

6) маршрути і порядок пересування іноземців територією установи;

7) інші необхідні заходи.

5.2. Готує проєкти рамкових угод про міжрегіональне співробітництво відповідно до типового проєкту, розробленого Міністерством закордонних справ України, якщо програмою передбачено їх підписання, та надає на розгляд міському голові не пізніше ніж за три дні до запланованого візиту.

5.3. Забезпечує проведення зустрічей керівництва міста з іноземцями та виконання програми прийому іноземців.

5.4. За результатами прийому іноземців складає звіт про виконання програми роботи з іноземцями та надає його разом з копіями укладених документів на розгляд міського голови, або особі, яка виконує його обов’язки.

У звіті  зазначаються:

- відомості щодо іноземців, зміст проведених з ними бесід;

- інформація, яка використовувалася чи була передана іноземцям, перелік відповідних матеріальних носіїв інформації (документів, науково-технічної документації, зразків виробів тощо);

- інформація, отримана від іноземців;

- пропозиції та рекомендації за результатами візиту іноземців.

 5.5. Зберігає програми прийому іноземців та звіти в окремій справі, що передбачається номенклатурою справ.

5.6. Веде журнал обліку зустрічей з іноземними делегаціями, групами та окремими іноземцями за формою згідно з додатком 2.

6. Програма  прийому  іноземців  затверджується  міським головою, а в разі його відсутності особою, яка виконує його обов’язки.

Копії затвердженої програми прийому іноземців надаються сектору захисту інформації Миколаївської міської ради не пізніше ніж за два дні до очікуваного візиту.

7. Керівники та працівники виконавчих органів і комунальних підприємств Миколаївської міської ради повинні повідомляти відділ протоколу та міжнародного співробітництва департаменту міського голови Миколаївської міської ради про зустрічі з представниками іноземних країн у будівлі виконавчого комітету Миколаївської міської ради за 4 дні до дати запланованого візиту. У випадку несвоєчасного інформування зазначеного відділу, керівники даних підрозділів несуть персональну відповідальність.

8. Господарсько-експлуатаційний відділ Миколаївської міської ради за погодженням керуючого справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради:

- забезпечує членів іноземної делегації друкованою та сувенірною продукцією з державною, місцевою символікою та брендом міста;

- здійснює підготовку приміщень для проведення переговорів з іноземцями.

9. Департамент економічного розвитку Миколаївської міської ради (сектор з питань туризму), у разі потреби, забезпечує організацію екскурсійної програми для іноземних делегацій, груп та окремих іноземців.

10. Управління з питань культури та охорони культурної спадщини Миколаївської міської ради, у разі потреби, забезпечує організацію культурної програми для іноземних делегацій, груп та окремих іноземців.  

11. Керуючий справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради (технічно транспортний відділ) та управління транспортного комплексу, зв'язку та телекомунікацій Миколаївської міської ради, у разі потреби, сприяють організації трансферу іноземних делегацій, груп та окремих іноземців.

12. Відділ інформаційного забезпечення департаменту міського голови Миколаївської міської ради, у разі потреби, забезпечує проведення прес-конференцій та висвітлення зустрічей міського голови, секретаря міської ради, першого заступника міського голови, заступників міського голови, керуючого справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради з іноземцями у засобах масової інформації.

ІI. Організація охорони службової інформації  під час прийомів іноземних делегацій, груп та окремих іноземців.

1. Контроль за охороною службової інформації під час міжнародного співробітництва забезпечує сектор захисту інформації Миколаївської міської ради.

2. Перед прийомом іноземців міським головою, секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови, керуючим справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради сектор захисту інформації Миколаївської міської ради проводить інструктаж посадових осіб, що мають доступ до державної таємниці.

3. Сектор захисту інформації Миколаївської міської ради не пізніше ніж за два робочих дні  інформує  у письмовій формі органи Служби безпеки України про склад закордонної делегації із зазначенням посад, прізвищ, власних імен, а також про час перебування та мету відвідання підприємства, установи.

Разом з письмовою інформацією надсилається копія програми прийому іноземців.

4. З метою запобігання витоку службової інформації відомості, документи та інші матеріальні носії інформації, яким надано гриф “Для службового користування” та з якими планується ознайомити іноземців або які будуть їм надані, оцінюються комісією з питань роботи із службовою інформацією до затвердження програми прийому іноземців.

Рішення такої комісії оформляється актом про результати проведення експертної оцінки, що затверджується міським головою, а в разі його відсутності особою, яка виконує його обов’язки.

5. Акт про результати проведення експертної оцінки повинен містити:

­ дані щодо підстав проведення експертної оцінки;

­ назву, реєстраційні дані, гриф обмеження доступу до документа, номер носія інформації, яка є предметом експертної оцінки;

­ назву та вид носія інформації, його реєстраційні дані, сторінки, пункти, абзаци та інші дані щодо інформації, яка містить відомості, що становлять службову інформацію;

­ сферу життєдіяльності держави, якій може бути завдано шкоди внаслідок оприлюднення такої інформації, та обґрунтування такого висновку;

­ пункти переліку відомостей, що становлять службову інформацію, яким відповідають наявні в матеріальних носіях інформації відомості;

­ найменування органу місцевого самоврядування, що виконує владні управлінські функції відповідно до законодавства і є розпорядником зазначеної службової інформації.

6. Акт про результати проведення експертної оцінки зберігається разом  з копіями програм прийому іноземців та звітів про її виконання в окремій справі, що передбачається номенклатурою справ у секторі захисту інформації Миколаївської міської ради.

7. Носії інформації з грифом «Для службового користування» можуть бути надані для ознайомлення іноземцям після вилучення з них відомостей,           що становлять службову інформацію.

8. У разі коли комісією з питань роботи зі службовою інформацією в носіях інформації не виявлено зазначеної інформації, наданий таким носіям гриф     «Для    службового   користування»    підлягає     перегляду    відповідно до пункту 82 Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання  і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, у Миколаївській міській раді та її виконавчих органах, затвердженої розпорядженням міського голови від 23.03.2017 № 67р                          (зі змінами).

9. Передача іноземцям службової інформації здійснюється з дозволу міського голови, а в разі його відсутності особи, яка виконує його обов’язки, на прийняття такого рішення.

10. У будівлі виконавчого комітету Миколаївської міської ради                    (вул. Адміральська, 20, м. Миколаїв), визначені та обладнані для роботи з іноземними делегаціями та окремими іноземцями наступні приміщення:

- велика зала виконкому Миколаївської міської ради;

- мала зала виконкому Миколаївської міської ради;

- хол переговорів Миколаївської міської ради;

- кабінет виконавчого комітету Миколаївської міської ради № 511.

Підготовка інших приміщень для прийому іноземців передбачає припинення в них робіт, пов’язаних з обробкою службової інформації, вилучення документів з грифом «Для службового користування», приховування або маскування виробів (стендів), наочної документації, що містять службову інформацію.

11. Повноваження осіб, відповідальних за прийом іноземців і проведення роботи з ними, визначаються програмою роботи з іноземцями.

          12. У день запланованого прийому іноземців відповідальні особи за прийом надають на пост охорони будівлі виконавчого комітету Миколаївської міської ради (вул. Адміральська, 20, м. Миколаїв) список членів делегації для зустрічі та супроводу. Забороняється під час прийому і проведення роботи з іноземцями залишати їх у службових приміщеннях або на території виконавчого комітету Миколаївської міської без супроводу.

12.1. Під час проведення місцевих виборів керуючим справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради визначаються приміщення у будівлі виконавчого комітету Миколаївської міської ради з метою спостереження за роботою та відвідуванням засідань Миколаївської міської територіальної виборчої комісії Миколаївського району Миколаївської області довгостроковими спостерігачами ОБСЄ в Миколаївській області або іншими міжнародними спостерігачами.

12.2. Голова Миколаївської міської територіальної виборчої комісії Миколаївського району Миколаївської області несе відповідальність за супровід іноземних спостерігачів протягом всього виборчого процесу.

13. У разі виникнення необхідності в одночасному забезпеченні охорони службової інформації та режиму секретності під час міжнародного співробітництва захист службової та секретної інформації провадиться відповідно до вимог Порядку організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18.12.2013 № 939.

______________________________________________

Додаток 1

до Порядку організації прийомів

іноземних делегацій, груп та окремих

іноземців у виконавчих органах Миколаївської міської ради

ЗАТВЕРДЖУЮ

Міський голова ______________        _______________

 (підпис)         (ініціали та прізвище) 

_____    __________      20___ р. 

ПРОГРАМА

прийому іноземців
__________________________________________________

__________________________________________________

Відомості про іноземців:

1.

2.

3.

4.

Підстави прийому: ___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

Мета прийому: ___________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________________________

Строк перебування : «_____»   _____________ 20______р.

Місце прийому:

______________________________________________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________

Перелік питань, що плануються для обговорення:

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

Відповідальний за прийом: ___________________________________________________________________

                               (прізвище, ім'я, по батькові, посада, контактний телефон)

_______________________________________________________________________________

Перелік виконавчих органів міської ради та службових приміщень, які іноземцям дозволено відвідати

______________________________________________________________________________________________________________________________________

Перелік місць, де іноземцями застосовуватимуться кіно-, фото-, аудіо- і відеоапаратура, інші технічні засоби і порядок їх застосування:

___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________

Чи планується передавати іноземцям інформацію з обмеженим доступом:

______________________________________________________________________________________________________________________________________

Чи планується ознайомлення іноземців з інформацією з обмеженим доступом:

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

Робота з іноземцями:

ЖУРНАЛ

обліку зустрічей з іноземними делегаціями, групами та окремими іноземцями,

що здійснюються міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського голови та керуючим справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради

Опубліковано: 1 грудня 2021р