МИКОЛАЇВСЬКИЙ МІСЬКИЙ ГОЛОВА
Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я
26 листопада 2021 № 395р
Про затвердження Положення про порядок
підготовки, узгодження, планування та
проведення закупівель товарів, робіт і
послуг виконавчим комітетом та
виконавчими органами Миколаївської
міської ради
З метою підвищення виконавської дисципліни, уніфікації процесу оформлення та погодження заявок на проведення закупівель, економії бюджетних коштів, підвищення прозорості при проведенні закупівель, керуючись ст. ст. 4, 11 Закону України «Про публічні закупівлі», ст. 42 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»:
1. Затвердити Положення про порядок підготовки, узгодження, планування та проведення закупівель товарів, робіт і послуг виконавчим комітетом та виконавчими органами Миколаївської міської ради (додається).
2. Контроль за виконанням даного розпорядження покласти на міського голову, заступників міського голови відповідно до розподілу обов’язків.
Міський голова О. СЄНКЕВИЧ
ЗАТВЕРДЖЕНО
розпорядження міського голови
від 26 листопада 2021
№ 395р
ПОЛОЖЕННЯ
про порядок підготовки, узгодження, планування та проведення
закупівель товарів, робіт і послуг виконавчим комітетом та виконавчими органами Миколаївської міської ради
1. Загальні положення
1.1. Положення про порядок підготовки, узгодження, планування та проведення закупівель товарів, робіт і послуг виконавчим комітетом та виконавчими органами Миколаївської міської ради (далі – Положення) встановлює загальний порядок підготовки, узгодження, планування та проведення закупівель товарів, робіт і послуг виконавчим комітетом та виконавчими органами Миколаївської міської ради.
1.2. Скорочення:
CMR – міжнародна товарно-транспортна накладна;
ДБН – державні будівельні норми;
ДВФКНПК – департамент внутрішнього фінансового контролю, нагляду та протидії корупції Миколаївської міської ради;
НД – нормативний документ;
РП – річний план, план;
ВК/ВО – виконком/виконавчий орган;
УО (або ТК до 01.01.2022) – уповноважена особа (або тендерний комітет до 01.01.2022);
ТМЦ – товарно-матеріальні цінності;
ТТН – товарно-транспортна накладна;
ДКСУ – державна казначейська служба;
Інструкція П-6 – «Інструкція про порядок приймання продукції виробничо-технічного призначення та товарів народного споживання за кількістю»;
Інструкція П-7 – «Інструкція про порядок приймання продукції виробничо-технічного призначення та товарів народного споживання за якістю».
1.3. У цьому Положенні наведені нижче терміни вживаються у такому значенні:
Аварійна (термінова) заявка використовується ВК/ВО у разі виникнення надзвичайних, аварійних, непередбачених ситуацій.
Акт – документ, що відображає результати проведеного комісійного приймання.
Візуальний огляд – контроль, здійснюваний в основному за допомогою органів почуттів і, в разі необхідності, засобів контролю, номенклатура яких встановлена відповідною документацією.
Вхідний контроль – контроль продукції постачальника, наданої користувачу чи замовнику та визначеної до використання в ремонті, виробництві чи експлуатації продукції.
Договір про закупівлю – господарський Договір, що укладається між замовником і учасником за результатами проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі та передбачає платне надання послуг, виконання робіт або придбання товару.
Запобіжна дія – дія, яку виконують для усунення причини потенційної невідповідності.
Заявка на закупівлю, потребу в закупівлі – документ (у електронному вигляді), що складається ВК/ВО, в якому (як мінімум) вказана інформація про всі номенклатурні позиції матеріалів, послуг, необхідних для закупівлі:
- джерело фінансування;
- кількість товарів (фізична одиниця виміру), робіт чи послуг, технічні характеристики предмета закупівлі;
- найменування предмета закупівлі, код відповідно до діючого державного класифікатора, код КФК;
- розмір бюджетного призначення за кошторисом або обґрунтована очікувана вартість закупівлі;
Ініціатор договору – ВК/ВО, до компетенції (повноважень) якого належать питання, що є предметом закупівлі.
Категорія закупівлі (категорія) – групи номенклатурних позицій матеріалів, робіт чи послуг, що володіють обраними схожими властивостями (наприклад: за способом застосування, підготовки тощо) і задовольняють потреби ВК/ВО.
Комісія – уповноважена група осіб, що здійснює колегіальне (комісійне) приймання ТМЦ або виконаних робіт/послуг, у разі виявлення будь-яких недоліків.
Консолідована планова заявка (потреба) використовується для планування закупівель матеріалів, робіт чи послуг у ході господарської діяльності.
Коригувальні дії – дії, спрямовані на усунення причини виявленої невідповідності.
Невідповідна поставка – одиниця або партія поставлених ТМЦ, які мають невідповідності.
Невідповідність – невиконання визначених вимог (стандартів, технічних умов, інструкцій, умов Договірів).
Нормативний документ – документ, який встановлює правила, загальні принципи або характеристики, що стосуються різноманітних видів діяльності або їх результатів.
Послуги – будь-який предмет закупівлі, крім товарів і робіт, зокрема транспортні послуги, освоєння технологій, наукові дослідження, науково-дослідні або дослідно-конструкторські розробки, медичне та побутове обслуговування, найм (оренда), лізинг, а також фінансові та консультаційні послуги, поточний ремонт, поточний ремонт з розробленням проєктної документації.
Предмет закупівлі – товари, роботи чи послуги, що закуповуються ВК/ВО у межах єдиної процедури закупівлі або в межах проведення спрощеної закупівлі, щодо яких учасникам дозволяється подавати тендерні пропозиції/пропозиції або пропозиції на переговорах (у разі застосування переговорної процедури закупівлі). Предмет закупівлі визначається ВК/ВО у порядку, встановленому центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері публічних закупівель, із застосуванням Єдиного закупівельного словника, затвердженого у встановленому законодавством порядку.
Приховані роботи – роботи, результати яких закриваються подальшими роботами і вимагають перед цим підтвердження їх відповідності вимогам проєктної документації, стандартам, ДБН, технічним умовам.
Проєктно-кошторисна документація – сукупність документів (розрахунків, креслень, специфікацій обладнання, матеріалів, відомостей дефектів (обсягів робіт), текстових та графічних матеріалів, об’ємно-планувальних, архітектурно-будівельних, конструктивних, технічних, технологічних рішень, кошторисної документації, схем, планів надходження і витрачання грошових коштів тощо), необхідних для виконання робіт з капітального будівництва, поточних і капітальних ремонтів, технічного обслуговування.
Конкурентна процедура закупівлі (або тендер) – здійснення конкурентного відбору учасників за процедурами закупівлі відкритих торгів, торгів з обмеженою участю та конкурентного діалогу.
Види закупівель та орієнтовний початок проведення:
- процедура закупівлі - закупівля, якщо вартість предмета закупівлі товару (товарів), послуги (послуг) дорівнює або перевищує 200 тисяч гривень, а робіт ? 1,5 мільйона гривень;
- процедура закупівлі – закупівля, якщо вартість предмета закупівлі товару (товарів), послуги (послуг) дорівнює або перевищує 1 мільйон гривень, а робіт ? 5 мільйонів гривень;
- спрощена закупівля ? закупівля, якщо вартість предмета закупівлі товару (товарів), послуги (послуг) менше ніж 200 тисяч гривень, а робіт ? 1,5 мільйона гривень;
спрощена закупівля – для замовників, визначених у пункті 4 частини першої статті 2 Закону України «Про публічні закупівлі», якщо вартість предмета закупівлі товару (товарів), послуги (послуг) менше ніж 1 мільйон гривень, а робіт – 5 мільйонів гривень;
Договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель – для замовників, визначених у пунктах 1-3 частини першої статті 2 Закону України «Про публічні закупівлі», у разі здійснення закупівлі відповідно до частин третьої та сьомої статті 3 Закону України «Про публічні закупівлі»;
Договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель – для замовників, визначених у пункті 4 частини першої статті 2 Закону України «Про публічні закупівлі», у разі здійснення закупівлі відповідно до частин третьої та сьомої статті 3 цього Закону.
Роботи – розроблення проєктної документації на об’єкти будівництва, науково-проєктної документації на реставрацію пам’яток архітектури та містобудування, будівництво нових, розширення, реконструкція, капітальний ремонт та реставрація існуючих об’єктів і споруд виробничого та невиробничого призначення, роботи з будівництва об’єктів з розробленням проєктної документації, роботи з нормування в будівництві, геологорозвідувальні роботи, технічне переоснащення діючих підприємств та супровідні роботам послуги, у тому числі геодезичні роботи, буріння, сейсмічні дослідження, аеро- і супутникова фотозйомка та інші послуги, що включаються до кошторисної вартості робіт, якщо вартість таких послуг не перевищує вартості самих робіт.
Сертифікація – процедура, за допомогою якої третя сторона письмово засвідчує, що продукція, процес, послуга або система якості відповідають заданим вимогам.
Товари – продукція, об’єкти будь-якого виду та призначення, у тому числі сировина, вироби, устаткування, технології, предмети у твердому, рідкому і газоподібному стані, а також послуги, пов’язані з постачанням таких товарів, якщо вартість таких послуг не перевищує вартості самих товарів.
Якість продукції – сукупність властивостей продукції, які обумовлюють її придатність задовольнити певні потреби відповідно до її призначення.
1.4. Обмін документами в рамках цього Положення здійснюється виключно у відповідності до Інструкції з діловодства в електронній формі в Миколаївській міській раді та її виконавчих органах, затвердженої розпорядженням Миколаївського міського голови від 14.08.2019 № 249р.
2. Погодження потреби в закупівлі
2.1. Функції ВК/ВО та їх УО (або ТК до 01.01.2022) при формуванні заявок на закупівлю:
2.1.1. проведення комплексу заходів щодо визначення необхідних видів і обсягів товарів, робіт та послуг, що підлягають закупівлі;
2.1.2. надання проєкту РП закупівель разом з проєктом технічного завдання, узгоджених керівником ВК/ВО, до ДВФКНПК за 14 (чотирнадцять) робочих днів перед формуванням РП закупівель в електронній системі закупівель;
2.1.3. надання до ДВФКНПК заявок на внесення змін до РП закупівель протягом 5 робочих днів з моменту виникнення додаткової потреби у закупівлях;
2.1.4. здійснення вибору процедури закупівлі;
2.1.5. проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі;
2.1.6. підготування звітності;
2.1.7. інші функції передбачені Законом України «Про публічні закупівлі».
2.2. Функції ДВФКНПК при формуванні ВК/ВО заявок на закупівлю:
2.2.1. вибіркова перевірка (у т.ч. перевірка очікуваної вартості предмета закупівлі), проєктів РП закупівель ВК/ВО протягом 7 робочих днів. У разі наявності зауважень, повертає такий проєкт РП на доопрацювання ВК/ВО (про наявність або відсутність зауважень складається відповідний висновок ДВФКНПК, за формою, передбаченою у додатках до цього Положення); ВК/ВО протягом 5 робочих днів усуває зауваження та повідомляє (письмово) ДВФКНПК про прийняття та узгодження правок згідно з наданими зауваженнями, або у випадку незгоди із зауваженнями, ініціює розгляд таких зауважень у профільного заступника міського голови в найкоротший термін, за участі ДВФКНПК;
2.3. У якості підстави для планування закупівель матеріалів, робіт та послуг використовують наступні види заявок:
2.3.1. планова заявка використовується для планування закупівель товарів, робіт і послуг на підставі наявної потреби у закупівлі в ході здійснення господарського забезпечення;
2.3.2. заявка про зміни використовується для внесення змін у оприлюднений РП закупівель товарів, робіт і послуг на підставі обґрунтованих змін наявної потреби у закупівлі;
2.3.3. аварійна (термінова) заявка використовується у разі виникнення надзвичайних, аварійних чи непередбачених ситуацій, у зв’язку з якими виникають потреби у закупівлях.
2.4. Аварійна (термінова) заявка може бути оформлена за наявності підстав, визначених Законом України «Про публічні закупівлі».
2.4.1. У разі виникнення аварійної ситуації ВК/ВО складає аварійну заявку з обґрунтуванням аварійної потреби, вказує кількість та вартість закупівлі, бажаного постачальника, очікувану вартість, надає її на узгодження профільному заступнику міського голови.
2.4.2. У разі накладення профільним заступником міського голови особистого підпису з резолюцією «погоджено» на аварійній заявці це є підставою для укладення договору з обумовленим постачальником. У цьому випадку в системі оприлюднюється звіт про укладений Договір, відповідно до строків, встановлених Законом України «Про публічні закупівлі».
2.4.3. У разі негативної резолюції профільного заступника міського голови, аварійна заявка проходить процедуру в плановому порядку на загальних підставах.
2.5. Забороняється придбання товарів, робіт і послуг до/без проведення процедур закупівель/спрощених закупівель, визначених Законом України «Про публічні закупівлі», та укладення Договірів про закупівлю, які передбачають оплату замовником товарів, робіт і послуг до/без проведення процедур закупівель/спрощених закупівель, визначених Законом України «Про публічні закупівлі». ВК/ВО не має права ділити предмет закупівлі на частини з метою уникнення проведення процедури відкритих торгів/спрощених закупівель або застосування Закону України «Про публічні закупівлі», зокрема Положень частини третьої статті 10 Закону України «Про публічні закупівлі».
2.6. Технічне завдання на закупівлю товарів, робіт чи послуг повинно містити:
2.6.1. найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код ВК/ВО в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань, його категорія;
2.6.2. назву предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником (у разі поділу на лоти такі відомості повинні зазначатися стосовно кожного лота) та назви відповідних класифікаторів предмета закупівлі і частин предмета закупівлі (лотів) (за наявності);
2.6.3. кількість та місце поставки товарів, обсяг і місце виконання робіт чи надання послуг;
2.6.4. очікувану вартість предмета закупівлі та/або розмір бюджетного призначення, з обґрунтуванням;
2.6.5. строк поставки товарів, виконання робіт, надання послуг;
2.6.6. кінцевий строк подання тендерних пропозицій;
2.6.7. умови оплати;
2.6.8. гарантійний строк;
2.6.9. мову (мови), якою (якими) повинні готуватися тендерні пропозиції;
2.6.10. розмір, вид та умови надання забезпечення тендерних пропозицій (якщо ВК/ВО вимагає його надати);
2.6.11. дату та час розкриття тендерних пропозицій, якщо оголошення про проведення відкритих торгів оприлюднюється відповідно до частини третьої статті 10 Закону;
2.6.12. розмір мінімального кроку пониження ціни під час електронного аукціону у межах від 0,5 відсотка до 3 відсотків очікуваної вартості закупівлі або в грошових одиницях;
2.6.13. математичну формулу для розрахунку приведеної ціни (у разі її застосування);
2.6.14. підтвердження визначення очікуваної вартості/розміру бюджетного призначення, з обґрунтуванням технічних/якісних характеристик та додаванням підтверджуючих документів.
В оголошенні про проведення відкритих торгів може зазначатися інша інформація.
Технічні вимоги до предмета закупівлі та/або кваліфікаційні вимоги до учасників процедури закупівлі зі способами їх підтвердження можуть також зазначатися в окремому документі, який буде публікуватися одночасно з оголошенням про проведення закупівель (документація закупівель). Вказані вимоги не повинні носити дискримінаційний характер та сприяти зниженню конкуренції. У разі, якщо технічні вимоги обґрунтовано містять посилання на конкретні торговельну марку чи фірму, джерело походження товару або виробника, має бути зазначено «або еквівалент».
Спрощена закупівля проводиться ВК/ВО із застосуванням електронного аукціону відповідно до статті 30 Закону України «Про публічні закупівлі». Вимоги до проведення та документального оформлення спрощених закупівель та підготовчих документів для проведення спрощених закупівель встановлено статтею 14 Закону України «Про публічні закупівлі».
2.6.15. Параметри ТМЦ, що закуповуються, повинні містити достатню інформацію про технологічні і технічні особливості («ДСТ», «ТУ», креслення, каталожний номер), розміри, кількість ТМЦ та іншу інформацію, необхідну для якісного опрацювання заявки.
2.6.16. Параметри робіт/послуг, що закуповуються, повинні містити: короткий опис суті необхідних робіт/послуг, терміни і період виконання робіт/послуг, дефектний акт, кошторис, вимоги до виконавця робіт/послуг, найменування документів, яким повинна відповідати якість виконаних робіт/послуг (при наявності), загальну кошторисну вартість, наявність бюджету фінансування. Перелік документів, що додаються до заявки на роботи/послуги:
- для ремонтів і технічного обслуговування – затверджений дефектний акт, кошторис, графік виконання робіт/послуг, план фінансування.
2.6.17. Відповідальність за своєчасне надання достовірної інформації та повного комплекту документів за заявками на закупівлю товарів, робіт чи послуг несе ВК/ВО.
3. Планування потреби закупівель
3.1. Закупівля здійснюється УО (або ТК до 01.01.2022) відповідно до РП закупівель, які безоплатно оприлюднюються на вебпорталі уповноваженого органу з питань закупівель.
3.2. Закупівля може починатися тільки після оприлюднення УО (або ТК до 01.01.2022) РП закупівель та змін до нього в електронній системі закупівель.
3.3. РП формується УО (або ТК до 01.01.2022) на підставі і в межах затверджених заявок, що визначають потребу в товарах, роботах чи послугах, необхідних для реалізації затверджених планових задач, у тому числі:
3.3.1. виробничих програм (з урахуванням усіх закупівель, які формують кошторис витрат на проведення виробничої та адміністративно-господарської діяльності);
3.3.2. ремонтних програм (планів ремонтів і технічного обслуговування);
3.3.3. інвестиційних програм;
3.3.4. інших програм і планів, спрямованих на реалізацію потреб.
3.4. Корегування затвердженого РП може здійснюватися:
3.4.1. у зв’язку з корегуванням інвестиційної, ремонтної, виробничої, інших програм і заходів;
3.4.2. у зв’язку з обґрунтованими змінами потреб у товарах, роботах чи послугах;
3.4.3. у зв’язку зі змінами в обсягах фінансування.
3.5. Корегування РП проводиться тільки після надання заявки на корегування РП та доповідної записки ВК/ВО, в якій вказуються об’єктивні причини внесення змін із зазначенням заходів, вжитих для недопущення подібних ситуацій у майбутньому, до ДВФКНПК та узгодження з профільним заступником міського голови.
4. Проведення закупівель
4.1. Закупівлі здійснюються відповідно до Закону України «Про публічні закупівлі», інших нормативно-правових актів, які регулюють процедури закупівель, рішень Миколаївської міської ради.
4.2. Відкриті торги – основна процедура закупівель, здійснюється відповідно до Закону України «Про публічні закупівлі».
4.3. Конкурентний діалог, переговорна процедура закупівлі здійснюються відповідно до Закону України «Про публічні закупівлі».
4.4. Торги з обмеженою участю є однією з процедур закупівель, проводяться в 2 (два) етапи та застосовуються у разі потреби попередньої перевірки кваліфікації учасників шляхом проведення кваліфікаційного відбору та якщо оголошення про проведення торгів з обмеженою участю оприлюднюється відповідно до частини третьої статті 10 Закону України «Про публічні закупівлі».
4.5. Спрощена закупівля – закупівля, якщо вартість предмета закупівлі товару (товарів), послуги (послуг) менше ніж 200 тисяч гривень, а робіт – 1,5 мільйона гривень;
4.6. Допорогова закупівля – закупівля, якщо вартість предмета закупівлі товару (товарів), послуги (послуг) та робіт не більше ніж 50 тисяч гривень.
5. Підготовка, узгодження проєктів Договірів
5.1. УО (або ТК до 01.01.2022) самостійно готує або звертається до фахівців ВК/ВО з метою підготовки проєкту договору до оголошення закупівлі (незалежно від різновиду такої закупівлі), який узгоджується із уповноваженим спеціалістом ВК/ВО, що відповідає за юридичну роботу (в частині Договірних відносин), із уповноваженим спеціалістом ВК/ВО, що відповідає за ведення бухгалтерського обліку (в частині узгодження проєкту договору у відповідності до вимог ДКСУ) іншими профільними спеціалістами (за необхідності) також до оголошення закупівлі (незалежно від різновиду такої закупівлі).
5.2. Підписаний, зі сторони учасника закупівлі, проєкт договору який отримується фахівцями ВК/ВО, візується в УО (або ТК до 01.01.2022), перевіряється та візується спеціалістом ВК/ВО, що відповідає за юридичну роботу (в частині Договірних відносин), уповноваженим спеціалістом ВК/ВО, що відповідає за ведення бухгалтерського обліку (в частині відповідності проекту договору вимогам ДКСУ). Після проведення всіх вищезазначених вище процедур, Договір надається до уповноваженої на підписання Договірів особи ВК/ВО, на підпис.
Усі Договори, додаткові угоди та додатки в обов’язковому порядку повинні проходити внутрішню реєстрацію у ВК/ВО, що їх укладає перед проведенням закупівлі за винятком випадків укладення додаткових угод, у відповідності до проведених закупівель у випадках, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі». Такі додаткові угоди реєструються після їх отримання ВК/ВО та проходження процедур, передбачених п. 5.2 цього Положення.
5.3. ВК/ВО після підписання договору уповноваженою на підписання Договірів особою ВК/ВО направляє Договір на реєстрацію до ДКСУ.
5.4. Після реєстрації договору в ДКСУ ВК/ВО направляє контрагенту другий примірник підписаного договору та заявку на постачання товарів, робіт чи послуг (або за домовленістю, вказаною у договорі, крім того, інший порядок обміну оригіналами документів може передбачатися з комунальними підприємствами, установами та організаціями).
5.5. З приводу поставки товарів, виконання робіт чи надання послуг проводиться вхідний контроль ТМЦ, приймання робіт чи послуг.
6. Вхідний контроль та приймання ТМЦ
6.1. Загальні Положення:
6.1.1. Основною метою вхідного контролю є попередження надходження до ВК/ВО невідповідних за кількістю, якістю та комплектністю ТМЦ.
6.1.2. Завданнями вхідного контролю є:
- своєчасне вжиття заходів згідно з Інструкцією П-6 або умовами договору в разі виявлення невідповідності фактичної кількості ТМЦ, даним зазначеним вантажовідправником;
- своєчасне вжиття заходів згідно з інструкцією П-7 або умовами договору, в разі виявлення ТМЦ, що не відповідає за якістю або комплектністю вимогам нормативної документації або договору;
- ведення обліку та аналіз даних про фактичний рівень якості отриманих ТМЦ.
6.1.3. У загальному порядку приймання ТМЦ по кількості, комплектності та якості здійснюють відповідальні особи ВК/ВО за приймання, складування, зберігання та видачу ТМЦ.
6.1.4.У разі виявлення недоліків щодо кількості, комплектності або якості ТМЦ під час приймання створюється комісія.
6.1.5. Вхідний контроль ТМЦ, які надходять до ВК/ВО, проводять відповідно до вимог наступних документів:
- Договірів та додатків до них на поставку ТМЦ (є основним документом, згідно з якими здійснюється приймання ТМЦ за кількістю, комплектністю та якістю, у випадку якщо в ньому прописані правила такого приймання);
Інші:
- ГОСТ 24297 Вхідний контроль продукції. Основні Положення;
- Інструкція П-6;
- Інструкція П-7;
- інші документи, в яких викладені правила приймання ТМЦ за кількістю, комплектністю та якістю.
6.1.6. Вхідний контроль комісійно здійснюється за участі наступних осіб:
- представник ВК/ВО, який ініціював закупівлю ТМЦ (у випадках виявлення недоліків по комплектності або якості);
- представники ВК/ВО, які приймають, складують, зберігають та видають ТМЦ;
- представник ВК/ВО, що використовує ТМЦ (у випадках виявлення недоліків по якості);
- представник незалежної експертної організації або торгово-промислової палати (у випадках, коли це передбачено умовами договору);
- представник ДВФКНПК (необов’язково, за рішенням ДВФКНПК);
- інші технічні фахівці (при необхідності, у випадках, якщо вони передбачені штатним розписом ВК/ВО).
Для проведення вхідного контролю ТМЦ, безпосередньо в ВК/ВО, керівник призначає відповідального за вхідний контроль розпорядженням або вносить зміни до посадової інструкції з обов’язковим встановленням додаткової відповідальності за несвоєчасне надання інформації до ДВФКНПК згідно з п. 6.2.1 цього Положення.
Про дату та час проведення приймання ВК/ВО повідомляє членів комісії, не пізніше 15:00 доби, що передує добі приймання, за винятком випадків (обґрунтованих) необхідності термінового приймання, у такому разі строк може бути зменшено;
6.1.7. Для ТМЦ, вхідний контроль яких, крім візуального, передбачає інший вид контролю, ВК/ВО, який є споживачем ТМЦ, самостійно, у разі необхідності, розробляє методики вхідного контролю для внутрішнього користування.
Методики повинні включати наступні розділи:
- перелік супровідної документації;
- спосіб маркування та складування;
- характеристики (комплектність, габарити, хімічний склад, щільність тощо) і нормативні документи, якими вони визначені;
- спосіб контролю (візуальний огляд, випробування, лабораторний аналіз, виміри, розрахунки, суцільний, вибірковий тощо) і можливість його проведення в умовах складування ТМЦ;
- спосіб відбору зразків (проб) і обсяг вибірки або проби відповідно до вимог НД і/чи Договірів (контрактів);
- спосіб визначення кількості.
6.1.8. Відповідальність за виконання вхідного контролю покладається на відповідальну особу, а у випадку виявлення недоліків та комісійного приймання ТМЦ, на всіх членів комісії, які беруть участь у прийманні ТМЦ, призначених за розпорядчим документом ВК/ВО.
Представники ДВФКНПК здійснюють вибірковий контроль за належною роботою відповідальних осіб ВК/ВО за прийманням, складуванням, зберіганням та видачею ТМЦ або комісії і мають право бути присутніми під час приймання будь-яких ТМЦ, що надходять на адресу ВК/ВО.
6.2. Організація і порядок проведення вхідного контролю ТМЦ:
6.2.1. Кожну декаду ВК/ВО формують перелік ТМЦ, приймання яких буде проводитися в наступній декаді місяця, і направляють його електронною поштою на адресу ДВФКНПК, стосовно ТМЦ приймання яких неможливо спрогнозувати на декаду, інформування ДВФКНПК в тому ж порядку здійснюється не пізніше ніж за 1 (одну) добу до приймання.
До зазначеного переліку необхідно включати усі поставки ТМЦ вартістю від 30 000,00 (тридцять тисяч гривень 00 коп.) грн. за предметом закупівлі.
6.2.2. Приймання ТМЦ за кількістю та комплектністю здійснюється у день доставки таких ТМЦ, якщо інше не передбачено умовами Договору. За якістю ТМЦ можуть прийматися як в день доставки, так і після надходження ТМЦ на адресу ВК/ВО, при цьому ВК/ВО призначає дату проведення приймання в терміни:
- не пізніше 4-х днів, з моменту поставки, у випадках іногородньої поставки;
- не пізніше 3-х днів, з моменту поставки, у випадках місцевої поставки;
- на інших умовах, передбачених Договором.
Зазначені умови діють лише за умови доставки ТМЦ постачальником (його представником) на склад ВК/ВО.
У випадку самовивозу, за кількість, асортимент та якість, як правило, відповідає уповноважена особа, що отримувала ТМЦ на складі постачальника (або на інших умовах вказаних у Договорі).
6.2.3. Функція координації роботи комісії покладається на керівника ВК/ВО – організатора з приймання ТМЦ, що постачаються;
6.2.4. Керівник ВК/ВО, в якому проходить вхідний контроль ТМЦ, під час комісійного приймання ТМЦ організовує проведення необхідних для контролю операцій (розтин тари, вивантаження, кантування, зачистка обладнання тощо).
6.2.5. Перед проведенням вхідного контролю ТМЦ ВК/ВО надає комісії наступні документи:
- копію Договору і специфікації;
- видаткові та транспортні документи на ТМЦ (накладна, ТТН, CMR, коносамент, у разі відсутності документа на продукцію, що надходить по імпорту – копія інвойсу);
- оригінал або завірену постачальником копію документа підприємства-виготовлювача (за наявності);
- підтверджує якість поставлених ТМЦ (сертифікат якості, паспорт на вироби, сертифікат відповідності або інші документи, що підтверджують якість продукції);
- при надходженні продукції за імпортом – копії вантажної митної декларації, декларації відповідності або сертифіката відповідності, сертифіката походження;
- ескізи і креслення – при поставці нестандартного обладнання і виробів, у разі потреби, або на вимогу одного або кількох членів комісії;
- інші документи, передбачені умовами Договору, але не передбачені цим переліком.
Відсутність зазначених документів або деяких з них не припиняє приймання ТМЦ (якщо наявні документи надають можливість вірогідно встановити відповідність поставлених ТМЦ документам). У цьому випадку складається акт, в якому вказується, які документи відсутні.
6.2.6. Порядок проведення вхідного контролю:
6.2.6.1. перевірка наявності необхідної супровідної документації, що засвідчує якість, комплектність і кількість ТМЦ;
6.2.6.2. контроль цілісності і відповідності упаковки вимогам НД або договорам, наявність пломб і відбитків, запірно-пломбувальних пристроїв на упаковці або ТМЦ (якщо передбачено умовами поставки);
6.2.6.3. контроль відповідності фактичної кількості та комплектності ТМЦ даним, зазначеним у супровідних документах;
6.2.6.4. технічний візуальний огляд, що проводиться за явними (видимими) ознаками невідповідності:
- зовнішній вигляд ТМЦ;
- відповідність маркування на товарі або упаковці;
- відповідність номерів, нанесених на обладнанні, номерам у документах, що підтверджують якість;
- збереження вантажу;
- при необхідності наявність метрологічного забезпечення;
- оцінка якості покриття ТМЦ, якщо останнє обумовлюється технічною документацією на виріб;
- попередня звірка геометричних розмірів з урахуванням наявних у замовника засобів вимірювальної техніки;
- відповідність кресленням, документам, що підтверджують якість продукції;
6.2.6.5. контроль технічних параметрів проводиться за рішенням представника ВК/ВО, який приймає, складує, зберігає та видає ТМЦ за умови звичайного приймання ТМЦ або комісії у випадках комісійного приймання, відповідно до вимог методик;
6.2.6.6. підпис уповноваженої особи ВК/ВО у видаткових та транспортних документах є підставою вважати ТМЦ прийнятими без зауважень та подальших розрахунків за отримані ТМЦ.
6.2.6.7. результати вхідного контролю, у випадку виявлення недоліків по кількості, комплектності та якості, комісія оформляє актом приймання продукції, у випадку відсутності представника постачальника, такий акт складається одностороннім;
6.2.6.8. за необхідності проведення технічного контролю, можливого лише в лабораторних умовах або спеціалізованою організацією (відповідним спеціалістом), що має право проводити відповідні дослідження та надавати висновки, що визнаються іншими контролюючими органами, у тому числі судами (перевірка твердості поверхні виробу в лабораторних умовах, перевірка твердості хімічного складу матеріалу, перевірка геометричних розмірів, що вимагає застосування засобів вимірювання з відповідним класом точності), яка може бути проведена, тільки сторонньою підрядною організацією, дане відбивається в акті або документах на товар із позначкою «попереднє приймання», залежності від виду приймання продукції (комісійне або звичайне приймання);
6.2.6.9. акт приймання продукції (односторонній) з поміткою «попереднє приймання», є підставою для наступного проведення додаткового контролю, але не є підставою, для прийняття ТМЦ в роботу. Відповідальність за організацію додаткових видів контролю несе замовник ВК/ВО. Відбір зразків (проб) від ТМЦ проводиться комісійно і підтверджується актом (усі процедури такого контролю проводяться лише після приймання ТМЦ ВК/ВО, порядок компенсації витрат на такі процедури обов’язково повинен бути описаний у Договорі);
6.2.6.10. у випадку звичайного приймання ТМЦ про проведений технічний контроль уповноважений на приймання ТМЦ невідкладно інформує керівника ВК/ВО у письмовому вигляді з наданням результатів та запропонованими заходами. У випадку комісійного приймання ВК/ВО терміново подає голові комісії результати додаткового контролю у формі акта відповідності технічним вимогам, зазначеним у нормативній і технічній документації на виріб. Відповідальним за оформлення акта є ВК/ВО (усі процедури такого контролю проводяться лише після приймання ТМЦ ВК/ВО, порядок компенсації витрат на такі процедури обов’язково повинен бути описаний у Договорі);
6.2.6.11. при отриманні позитивних результатів вхідного контролю оформляється остаточний акт, який є підставою для прийняття ТМЦ в роботу або введення устаткування в експлуатацію, та оплати за отримані ТМЦ. У разі комісійного приймання, акт складає уповноважена особа, підписує його у учасників комісії, та затверджує у керівника ВК/ВО або уповноваженої ним особи, а в разі звичайного приймання акт складає особа уповноважена на приймання, складування, зберігання, видачу ТМЦ та затверджує його у керівника ВК/ВО або уповноваженої ним особи;
6.2.6.12. результати вхідного контролю фіксуються в журналі обліку надходження ТМЦ посадовими особами ВК/ВО: відповідає або не відповідає вимогам НД та умовам Договору.
6.2.7. При виявленні невідповідності ТМЦ, що надійшли, відповідальна за приймання, складування, зберігання та видачу ТМЦ особа діє в наступному порядку:
- подальше приймання припиняється;
- продукцію залишають на відповідальне зберігання (або на інших умовах, передбачених Договором) в умовах, які запобігають погіршенню її якості та змішуванню з іншими однорідними вантажами, відзначають на трафареті або упаковці інформацію про дату зупинення приймання;
- проводять позначку «відповідальне зберігання» в журналі обліку ТМЦ;
- інформують керівника ВК/ВО або уповноважену ним особу, який збирає комісію;
- оформлюють акт приймання продукції;
- відповідальність за відповідальне зберігання, покладають на керівника ВК/ВО або особу, ним уповноважену.
6.2.8. При виявленні прихованих дефектів ТМЦ, тобто таких, які не могли бути виявлені при звичайній для даної продукції перевірці якості, та виявлені в процесі монтажу, випробування, використання і зберігання, використання ТМЦ зупиняють, створюється комісія, яка складає акт про приховані дефекти ТМЦ, в строк не пізніше 5-ти робочих днів з дати виявлення недоліків в межах встановленого гарантійного терміну (при наявності такого терміну). Подальші дії повинні бути виконані відповідно до п 6.2.7 цього Положення.
6.2.9. Про виявлені невідповідності кількості, комплектності або якості ТМЦ, ВК/ВО обов’язково сповіщає ДВФКНПК та викликає уповноваженого представника постачальника, або експертну організацію для участі в спільному прийманні і складанні двостороннього акта (в залежності від того, що передбачено Договором):
6.2.9.1. У повідомленні про виклик постачальника повинно бути зазначено:
- найменування ТМЦ та перелік невідповідностей, виявлених під час приймання;
- кількість продукції, яка не відповідає вимогам НД та Договору.
6.2.9.2. Повідомлення про виклик представника постачальника направляють не пізніше 24 годин після виявлення невідповідності.
6.2.10. Після прибуття представника постачальника, ВК/ВО організовує комісію з приймання продукції зі складанням дво- або багатостороннього акта (в залежності від кількості сторін, що беруть участь, наявності третьої, незацікавленої особи, експертної організації), який затверджується при невідповідності поставленої продукції керівником ВК/ВО. У разі відмови постачальника від направлення представника для спільної оцінки якості, кількості, комплектності взяття участі в спільному прийманні, у договорі необхідно в обов’язковому порядку передбачати порядок дій ВК/ВО, зокрема можливість одностороннього приймання та складання одностороннього акта, який буде мати однакову юридичну силу для обох сторін Договору, за умови безпідставного ухилення від взяття участі в прийманні ТМЦ, а також передбачити за необхідності випадки та можливість запрошення експерта ТПП або представника незалежної експертної організації, порядок оплати їх робіт/послуг, та компенсації таких робіт/послуг відповідно. Про дату і час комісійного пред’явлення постачальнику невідповідних ТМЦ, ВК/ВО інформує ДВФКНПК. Витрати на такі заходи, як правило, покладаються на постачальника у випадку якщо буде підтверджено наявність дефектів по кількості, якості комплектності, а у випадку відсутності таких дефектів на ВК/ВО (інша процедура розподілу таких витрат може бути прописана в Договорі, що є пріоритетною в застосуванні).
6.2.10.1. Дво- або багатосторонній акт оформляють в трьох примірниках, один примірник передають постачальнику; один екземпляр ВК/ВО; один екземпляр ДВФКНПК; ВК/ВО веде реєстрацію актів в журналі, в якому вказують: номер акта, дату складання акта, постачальника ТМЦ, причину невідповідності. Відповідальним за складання актів є ВК/ВО.
6.2.11. За результатами аналізу якості ТМЦ, ВК/ВО зобов’язано проаналізувати документи, складені в результаті комісійного приймання ТМЦ, зробити висновки, документально оформити та вчинити коригувальні заходи, спрямовані на виключення повторного постачання дефектних за якістю/кількістю/комплектністю ТМЦ, з наданням інформації в ДВФКНПК про заплановані коригувальні заходи, строки їх здійснення та про результати здійснення коригувальних заходів, після проведення таких заходів.
6.2.12. Інформування ДВФКНПК про приймання ТМЦ у всіх вищевказаних випадках здійснюється з метою контролю за належним прийманням ТМЦ відповідальними особами, а також для контролю за належним комісійним прийманням ТМЦ. ДВФКНПК має право у зверненні до профільного заступника міського голови описати ситуацію щодо неналежного приймання та надати свої рекомендації для коригування приймання ТМЦ.
6.3. Управління невідповідними ТМЦ, що надходять до ВК/ВО.
6.3.1. ТМЦ, що надійшли до ВК/ВО, вважають невідповідними у випадках:
- відсутності на момент контролю супровідних документів (передбачаються Договором);
- пошкодження тари (упаковки), якщо це призвело до погіршення якості або зменшення кількості ТМЦ;
- пошкодження або відсутності пломб (обладнання), якщо вони передбачені заводом виробником (вказані в паспорті або сертифікаті на обладнання) або передбачені умовами договору;
- відсутності на виробах відповідного маркування, передбаченого виробником;
- невідповідності вимогам НД або умовам договору;
- поставки контрафактних (підробка під марку певного виробника), якщо це підтверджено відповідними професійними дослідженнями.
6.3.2. Повернення постачальнику невідповідних ТМЦ організовує ВК/ВО.
6.3.3. Позасудове врегулювання спору з постачальником щодо повернення ТМЦ, що не відповідає за якістю та відшкодування збитків у зв’язку з їх постачанням, здійснює ВК/ВО. У разі якщо після вжиття заходів щодо претензійного (іншого позасудового) врегулювання майнові права ВК/ВО не відновлені, претензійні матеріали передаються до юридичного департаменту Миколаївської міської ради для судового врегулювання спору.
7. Організація приймання робіт та послуг
7.1. Загальні Положення.
7.1.1. Як правило, приймання робіт та послуг здійснюється уповноваженою на приймання та підписання підтверджуючих таке приймання робіт та послуг, документів, особою ВК/ВО (крім випадків, передбачених Договором, державними нормами, ДСТУ, ТУ, ДБН, СОУ, за яких приймання робіт та послуг здійснюється виключно комісійно), а у випадках виявлення дефектів робіт та послуг, звичайне приймання зупиняється, про виявлені недоліки сповіщає керівник ВК/ВО, який створює комісію та подальше приймання здійснюється виключно комісією.
7.1.2. Про дату та час проведення приймання ВК/ВО повідомляє членів комісії не пізніше 15:00 доби, що передує добі приймання, за винятком випадків (обґрунтованих) необхідності термінового приймання, в такому разі строк може бути зменшено.
7.1.3. Основною метою приймання робіт/послуг є попередження надходження та прийняття замовником невідповідних за обсягами та якістю робіт/послуг та використаних для виконання робіт/послуг ТМЦ (якщо роботи/послуги передбачають таку перевірку).
7.1.4. Завданням з приймання робіт/послуг є (в тому числі і комісійного):
7.1.4.1. своєчасне вжиття заходів для запобігання невиконанню (часткового невиконанню) виконавцем невідповідних за обсягами та якістю робіт/послуг;
7.1.4.2. ведення обліку та аналіз даних про фактичний рівень обсягів та якості отриманих робіт/послуг.
7.1.5. Всі категорії робіт/послуг, що закуповуються, підлягають прийманню за такими заздалегідь визначеними критеріями:
7.1.5.1. обсяг, якість та термін виконання робіт/послуг (в т. ч. приховані роботи);
7.1.5.2. заміри, розрахунки тощо;
7.1.5.3. наявність супровідної документації.
7.1.6. Для проведення приймання ВК/ВО забезпечує членів комісії, які беруть участь у прийманні робіт/послуг, наступною документацією:
7.1.6.1. Договір (контракт зі специфікаціями), проєктно-кошторисну документацію;
7.1.6.2. документацію на використані виконавцем ТМЦ (сертифікати, накладні);
7.1.6.3. акти прихованих робіт.
7.1.7. Приймання робіт/послуг виконується комісією з обов’язковим дотриманням таких вимог:
7.1.7.1. при прийманні присутній представник виконавця робіт/послуг;
7.1.7.2. результати приймання оформлюються документально з підписанням акта;
7.1.7.3. рішення про приймання приймається колегіально у відповідності з ДБН, нормативними документами України та локальними нормативними актами.
7.1.8. Приймання робіт/послуг здійснюється комісією під головуванням керівника ВК/ВО, або особи, уповноваженої ним на виконання таких дій у складі:
7.1.8.1. представник ВК/ВО, який ініціював закупівлю робіт/послуг;
7.1.8.2. представник ВК/ВО, відповідальний за виконані обсяги робіт/послуг, використані ТМЦ;
7.1.8.3. представник незалежної експертної організації або торгово-промислової палати (у випадках, коли це передбачено умовами договору);
7.1.8.4. представник ДВФКНПК (не обов’язково, за рішенням ДВФКНПК);
7.1.8.5. інші технічні фахівці (за необхідності, у тому числі представники організацій, що здійснювали технічний та авторський нагляд тощо).
Для проведення приймання робіт чи послуг, безпосередньо в ВК/ВО, керівник ВК/ВО призначає відповідального або вносить зміни до посадової інструкції.
7.1.9. Відповідальність за виконання приймання робіт/послуг покладається в першу чергу на уповноважену на приймання особу, а у випадку комісійного приймання також на всіх членів комісії, які беруть участь у прийманні робіт/послуг, призначених наказом або розпорядженням або вимогами посадових інструкцій.
Представники ДВФКНПК беруть вибіркову участь у прийманні робіт/послуг, за узгодженням, і мають право бути присутніми під час приймання будь-яких робіт/послуг, що виконуються для замовника.
7.1.10. Роботи/послуги виконуються у суворій відповідності до затвердженої проєктно-кошторисної документації та чинних в Україні нормативних документів. Виконання всіх робіт/послуг здійснюється суворо за умовами договору (специфікацій до договору) та ДБН.
7.1.11. ВК/ВО контролює використання виконавцем робіт/послуг ТМЦ, які мають характеристики, передбачені проєктною документацією, або заздалегідь погоджені із замовником для використання на цьому об’єкті; і на які є відповідні документально підтверджені характеристики їх якості (паспорти, сертифікати), за умови використання ТМЦ виконавця.
7.1.12. Документи (паспорти, сертифікати якості) на ТМЦ виконавця робіт/послуг зберігаються ВК/ВО на час дії гарантійного терміну, визначеного умовами укладеного договору.
Відсутність зазначених супровідних документів або деяких з них не припиняє приймання комісією робіт/послуг. У цьому випадку складається акт про фактичну кількість і комплектність використаних ТМЦ, в якому вказується, які документи відсутні.
7.1.13. Технагляд за виконуваними роботами/послугами здійснюють відповідальні особи згідно з договором та відповідно до ДБН.
7.1.14. Авторський нагляд проводиться відповідно до Положення про авторський нагляд за будівництвом будівель і споруд (ДБН А. 2.2-4-2003), Положення про безпечну та надійну експлуатацію виробничих будівель і споруд та інших регламентуючих локальних документів.
7.1.15. За умов виконання прихованих робіт уповноважений представник ВК/ВО, який курує даний об’єкт, в обов’язковому порядку за добу до наміченої дати виконання прихованих робіт повідомляє уповноважену на приймання особу ВК/ВК про дату, місце, час і характер передбачуваних до виконання прихованих робіт. Приховані роботи подаються зазначеному представнику та відображаються в акті прихованих робіт в момент, що передує наступним роботам, з обов’язковим зазначенням переліку обсягу виконаних робіт і фактичної витрати ТМЦ, за підписом представників підрядника, ВК/ВО згідно з ДБН А. 3.1-5-2009, і, в обов’язковому порядку, пред’являються під час приймання актів виконаних робіт/послуг. Представник ДВФКНПК у прийманні прихованих робіт бере вибіркову участь за узгодженням.
7.1.16. Виконані роботи/послуги, якість яких не відповідає вимогам Замовника, не приймаються. Недоліки виправляються за рахунок виконавця згідно з умовами договору.
7.1.17. Роботи, фактично не виконані на момент приймання комісією, виключаються з акта виконаних робіт/послуг і сплаті не підлягають.
7.1.18. Усі роботи, що виконуються з відхиленнями від проєктно-кошторисної документації, без погодження з проєктною організацією і замовником, не приймаються і оплаті не підлягають.
7.2. Організація і порядок проведення приймання робіт/послуг.
7.2.1. ВК/ВО формує перелік робіт/послуг, приймання яких буде проводитися в наступній декаді місяця, і направляють його за електронною поштою на адресу ДВФКНПК, стосовно робіт/послуг приймання яких неможливо спрогнозувати на декаду, інформування ДВФКНПК в тому ж порядку здійснюється не пізніше ніж за 1 (одну) добу до приймання.
До зазначеного переліку необхідно включати усі приймання робіт/послуг вартістю від 30 000,00 грн (тридцять тисяч гривень 00 коп.) за кожним предметом закупівлі.
7.2.2. Після надання виконавцем акта виконаних робіт/послуг на адресу замовника, ВК/ВО призначає дату проведення приймання, але не пізніше 2-х днів, з моменту надання акта.
Про дату та час проведення приймання, ВК/ВО повідомляє членів комісії та ДВФКНПК, не пізніше 15:00 доби, що передує добі приймання;
7.2.3. Функція координації роботи комісії покладається на ВК/ВО.
7.2.4. ДВФКНПК має право перенести час і дату приймання робіт/послуг, але не пізніше, ніж на один робочий день від призначеної дати приймання, попередньо повідомивши про це керівника ВК/ВО.
7.2.5. Перед проведенням приймання робіт/послуг, відповідальна особа ВК/ВО надає комісії наступні документи:
7.2.5.1. копію договору, специфікації до Договору;
7.2.5.2. проєктно-кошторисну документацію;
7.2.5.3. документ, що підтверджує права власності виконавця робіт/послуг на ТМЦ, використані в процесі надання робіт/послуг (накладна);
7.2.5.4. оригінал або завірену постачальником копію документа підприємства-виробника, що підтверджує якість поставлених ТМЦ (сертифікат якості, паспорт на вироби, сертифікат відповідності або інші документи, що підтверджують якість продукції);
7.2.5.5. інші документи, передбачені умовами Договору (контракту), але не передбачені цим переліком.
7.2.6. Відповідальні спеціалісти виконавця за фактом виконаних робіт, наданих послуг оформлюють і подають на погодження ВК/ВО акти приймання виконаних робіт/послуг та акти на оприбуткування та використання ТМЦ, використання технічних ресурсів за формами: для робіт за формами № КБ-2в; КБ-3 у кількості 3 примірників; акти надання послуг оформлюються у довільній формі у кількості 3 примірників.
7.2.7. Оформлений акт приймання виконаних робіт/послуг у комплекті з актами передачі, оприбуткування і використання ТМЦ повинні відповідати наступним вимогам:
7.2.7.1. Оформлення актів виконаних робіт тільки за затвердженими формами: № КБ-2в; КБ-3; акти наданих послуг оформлюються у довільній формі.
7.2.7.2. Наявність обов’язкових реквізитів первинного документа.
7.2.7.3. Записи здійснюються чорнилом темного кольору: синьою пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів тощо.
7.2.7.4. Вільні рядки повинні бути прокреслені.
7.2.7.5. Містити підпис, П.І.П/б та дати підписання, передбачені формою.
Примітка: Усі примірники актів мають містити ідентичну інформацію.
7.2.8. Оформлення актів приймання виконаних робіт/послуг здійснюється ВК/ВО і виконавцем робіт/послуг безпосередньо після фактичного завершення робіт/послуг.
7.2.9. У разі виявлення невідповідностей (обсяги, якість) при прийманні робіт/послуг складається Протокол (Акт) перевірки, який підписують усі члени комісії.
7.2.10. Керівник ВК/ВО при виконанні робіт/послуг забезпечує своєчасне надання відповідальній особі, що займається веденням бухгалтерського обліку ВК/ВО, а також УО (або ТК до 01.01.2022) підписаних актів приймання виконаних робіт/послуг безпосередньо після їх підписання сторонами Договору.
7.2.11. Процес погодження актів виконаних робіт/послуг особами, що беруть участь в узгодженні робіт/послуг:
7.2.11.1. На актах виконаних робіт/послуг відповідальний фахівець ВК/ВО підписом підтверджує обсяги робіт/послуг, їх якість, фактичне використання ТМЦ, машин і механізмів, правильність відображення у формі ціни і вартості витрачених ТМЦ.
7.2.11.2. Бухгалтер ВК/ВО приймає до обліку акти виконаних робіт/послуг і підтверджує відповідність наданих документів вимогам первинного обліку.
7.2.12. Склад осіб, які візують акти виконаних робіт/послуг (у випадках комісійного приймання):
7.2.12.1. Керівник ВК/ВО (за напрямком діяльності);
7.2.12.2. Уповноважений спеціаліст ВК/ВО;
7.2.12.3. Керівник ВК/ВО;
7.2.12.4. Представник ДВФКНПК (у разі участі в роботі комісії).
7.2.13. Перелік документів, який є обов'язковим додатком до актів виконаних робіт/послуг:
7.2.13.1. Акти прихованих робіт.
7.2.13.2. Акти КБ-2в, КБ-3.
7.2.13.3. Довідка-розрахунок витрат, пов'язаних з відрядженням для виконання робіт виконавцем, з пояснювальними документами.
7.2.13.4. Копії сертифікатів якості на матеріали та копії паспортів на конструкції виконавця, що передаються при виконанні робіт.
7.2.13.5. Сервісні книжки з відмітками про надані послуги, акти дефектації та документи на запасні частини, повернені зі станції після проведення технічного обслуговування та ремонтів автотранспорту.
7.2.13.6. Звіти, технічні висновки, акти обстежень при проведенні робіт з обстеження чи експертизи.
7.2.13.7. Сертифікати або посвідчення про проходження навчання, курсів підвищення кваліфікації тощо.
7.2.13.8. Калькуляції витрат.
7.2.13.9. Виконавча документація згідно з ДБН А. 3.1-5:2009.
7.2.14. У разі виявлення невиконання чи завищення обсягів робіт/послуг, чи неякісних робіт/послуг за результатами приймання робіт/послуг, ВК/ВО зобов’язано проаналізувати документи складені в результаті комісійного приймання робіт/послуг, зробити висновки, документально оформити та вчинити коригувальні заходи, спрямовані на виключення повторного постачання неякісних робіт/послуг, з наданням інформації в ДВФКНПК про заплановані коригувальні заходи, строки їх здійснення та про результати здійснення коригувальних заходів, після проведення таких заходів.
7.2.15. Інформування ДВФКНПК про приймання робіт/послуг у всіх вищевказаних випадках здійснюється з метою контролю за належним прийманням робіт/послуг відповідальними особами, а також для контролю за належним комісійним прийманням робіт/послуг. ДВФКНПК має право у зверненні до профільного заступника міського голови описати ситуацію щодо неналежного приймання та надати свої рекомендації для коригування приймання робіт/послуг.
8. Відповідальність
Порушення (невиконання або неналежне виконання) цього Положення, є порушенням виконавської дисципліни і підставою для притягнення винного працівника до відповідальності в порядку, передбаченому чинним законодавством України.
__________________________________________________
З Р А З О К
БЛАНК
ЗАТВЕРДЖЕНО
Директор департаменту
___________________
Ім’я ПРІЗВИЩЕ
ВИСНОВОК
щодо контрольної перевірки
проєкту річного плану (плану) закупівлі
ВК/ВО _____________________________ (вказати назву підрозділу)
за період ______________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
(У випадку відсутності зауважень у висновку необхідно вказати, що за результатами контрольної перевірки РП недоліків не виявлено, зауваження відсутні. У випадку виявлення недоліків вказати, що було виявлено та запропонувати шляхи їх виправлення).
Виконавець ___________________________ Ім’я ПРІЗВИЩЕ
(Підпис)
ПОГОДЖЕНО
Керівник відділу _________________________ Ім’я ПРІЗВИЩЕ
(Підпис)
Дата
Додаток 1
до Положення
Керівнику ВК/ВО
____________________________
ЗАЯВКА
про потребу у закупівлі
Шановний ________________________________!
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
(вказати найменування предмета закупівлі та обґрунтувати необхідність такої закупівлі).
Прошу Вас дати вказівку відповідним підрозділам здійснити закупівлю.
Додаток: ____________________________________________________________
З повагою
________________________________ _____________________
(начальник підрозділу) (П.І.П/б)
ПОГОДЖЕНО:
_______________________________ ______________________
Додаток 3
до Положення
ЗАТВЕРДЖУЮ
_____________________________
(посада керівника, назва ВК/ВО)
«___»________20__р.__________
(підпис, П.І.П/б керівника ВК/ВО)
АКТ №_______________
приймання продукції
«___»_____________20____р.
Місце складання акта приймання продукції: ________________________________________________________________________________________________________________________________________
Час початку приймання продукції____год._____хв. Дата «_____»___________20_____р.
Час закінчення приймання продукції_____год.____хв. Дата «_____»___________20_____р.
Ми, комісія, що підписалася нижче, у складі:
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
ознайомлена з Інструкцією про порядок приймання продукції виробничо - технічного призначення і товарів народного споживання за якістю П - 7 (за кількістю П - 6)
Постачальник, та його адреса:
________________________________________________________________________________________________________________________________________
Відправник та його адреса:
________________________________________________________________________________________________________________________________________
Номер накладної (CMR), дата_______________________________________
Номер транспортного засобу________________________________________
Документ про якість_______________________________________________
найменування продукції і кількість за документами постачальника________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
фактична кількість (при прийманні): ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
продовження додатка 3 (зворотний бік)
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
продукція поставлена по НД _______________________________________
продукція перевірена по НД ________________________________________
висновки комісії:
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Члени комісії попереджені про відповідальність за підписання акта, який містить недостовірні відомості
Підписи членів комісії:
____________________________________________________________________
(підпис /дата / П.І.П/б)
____________________________________________________________________
(підпис /дата / П.І.П/б)
____________________________________________________________________
(підпис /дата / П.І.П/б)
____________________________________________________________________
(підпис /дата / П.І.П/б)
____________________________________________________________________
(підпис /дата / П.І.П/б)
Додаток 4
до Положення
ЗАТВЕРДЖУЮ
_________________________________
(посада керівника, назва ВК/ВО)
«___»________20__р._______________
(підпис, П.І.П/б керівника ВК/ВО)
АКТ № _______________
приймання робіт та послуг
«___»_____________20____р.
Місце складання акта приймання продукції: __________________________
____________________________________________________________________
Час початку приймання робіт/послуг ____год.______хв. Дата «_____»___________20_____р.
Час закінчення приймання робіт/послуг _____год._____хв. Дата «_____»___________20_____р.
Ми, комісія, що підписалася нижче, у складі:
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Представника Виконавця (підрядника)_______________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________
В особі:_________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________
діючого на підставі довіреності або посвідчення про відрядження:_______
________________________________________________________________________________________________________________________________________
комісія ознайомлена з умовами договору та технічними регламентами/умовами (ДСТУ, ДБН) для приймання робіт/послуг за кількістю та якістю.
Постачальник та його адреса:
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Дані про виконані роботи/послуги ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
фактична кількість (при прийманні) _____________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Роботи/послуги за договором ______________________________________
Роботи/послуги виконані __________________________________________
проведений чи ні відбір проб, куди вони спрямовані ___________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
висновки комісії:
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Члени комісії попереджені про відповідальність за підписання акта, який містить недостовірні відомості
Підписи членів комісії:
____________________________________________________________________
(підпис /дата / П.І.П/б)
____________________________________________________________________
(підпис /дата / П.І.П/б)
____________________________________________________________________
(підпис /дата / П.І.П/б)
____________________________________________________________________
(підпис /дата / П.І.П/б)
____________________________________________________________________
(підпис /дата / П.І.П/б)
Додаток 5
до Положення
ЖУРНАЛ ОБЛІКУ НАДХОДЖЕННЯ ТМЦ
Дата надходження ТМЦ | Найменування ТМЦ | Номер транспортного засобу | Кількість | Документ про якість | Результат вхідного контролю | Номер та дата акта вхідного контролю | Підпис відповідальної особи |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Опубліковано: 1 грудня 2021р