МИКОЛАЇВСЬКИЙ МІСЬКИЙ ГОЛОВА
Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я
23 жовтня 2021 № 345р
Про Порядок підготовки та
проведення нарад (засідань)
у виконавчих органах
Миколаївської міської ради
Відповідно до пунктів 19, 20 частини 4 статті 42 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”:
1. Затвердити Порядок підготовки та проведення нарад (засідань) у виконавчих органах Миколаївської міської ради (додається).
2. Затвердити Порядок підготовки та проведення апаратних нарад при міському голові (додається).
3. Контроль за виконанням даного розпорядження покласти на керуючого справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради Волкова А.С.
Міський голова О. СЄНКЕВИЧ
ЗАТВЕРДЖЕНО
розпорядження міського голови
від 23 жовтня 2021
№ 345р
П О Р Я Д О К
підготовки та проведення нарад (засідань)
у виконавчих органах Миколаївської міської ради
1. Міський голова, секретар міської ради, перший заступник, заступники міського голови, керуючий справами виконавчого комітету міської ради, керівники виконавчих органів міської ради проводять відповідно до планів роботи чи за необхідністю наради (засідання) з метою оперативного розгляду та вирішення питань у різних сферах діяльності виконавчих органів та комунальних підприємств міської ради, що належать до власних повноважень.
2. Форма, час та місце проведення таких нарад (засідань), а також персональний склад учасників, перелік питань для обговорення визначаються головуючим на підставі пропозицій, наданих виконавчим органом міської ради, що їх готує.
3. Організація проведення інших нарад (засідань) під головуванням міського голови, секретаря міської ради, першого заступника, заступників міського голови, керуючого справами виконавчого комітету міської ради для визначення завдань, надання доручень щодо організації та проведення різноманітних заходів, координації роботи підрозділів та прийняття відповідних рішень, здійснення контролю за виконанням планів робіт тощо покладається на відповідні підпорядковані їм виконавчі органи міської ради, що готують нараду (засідання), згідно з власними повноваженнями.
Відповідальність за виконання наданих під час проведення нарад (засідань) доручень несуть виконавчі органи міської ради/посадові особи, вказані в них. За невиконання чи неналежне виконання наданих доручень зазначені особи несуть відповідальність згідно з чинним законодавством.
4. Керівники виконавчих органів міської ради у встановлені дні проводять наради з працівниками підпорядкованих їм структурних підрозділів з питань основної діяльності виконавчого органу, детального планування та підбиття підсумків роботи, дотримання трудової дисципліни тощо.
5. Скликання нарад (засідань) з метою вирішення термінових оперативних питань, що стосуються життєдіяльності громади міста, підприємств, установ, організацій різних форм власності погоджується з міським головою на початку робочого дня.
6. Замовлення приміщень для проведення нарад (засідань), спланованих в будівлі виконавчого комітету міської ради (вул. Адміральська, 20), здійснюється заздалегідь (не менше, ніж за 3 робочих дні) відповідальним виконавчим органом міської ради на підставі службової записки на ім’я директора департаменту забезпечення діяльності виконавчих органів Миколаївської міської ради, наданої через СЕДО АСКОД, за попереднім погодженням з організаційним відділом департаменту забезпечення діяльності виконавчих органів Миколаївської міської ради. У службовій записці необхідно зазначати дату, час (початок та кінець заходу), місце проведення, власне ім’я й прізвище відповідального за захід, орієнтовну кількість учасників, технічно-господарське забезпечення (за необхідності).
7. Підготовка приміщень для проведення нарад (засідань), інше технічно-господарське забезпечення здійснюється господарсько-експлуатаційним відділом Миколаївської міської ради, КП «Міський інформаційно-обчислювальний центр» спільно зі структурними підрозділами виконавчого комітету, відповідальними за підготовку і проведення нарад (засідань), за службовою запискою.
8. Запрошення учасників наради (засідання), реєстрація учасників, ведення протоколу та підготовка доручень, наданих на таких нарадах (засіданнях), здійснюється виконавчим органом, що готує нараду (засідання), у разі необхідності, яка визначається профільним заступником міського голови чи керівником підрозділу. Протоколи й доручення оформлюються не пізніше, ніж у триденний термін після проведення наради (засідання) та затверджуються (підписуються) головуючим. Протокол наради (засідання) оформлюється відповідно до вимог Інструкції з діловодства в Миколаївській міській раді та її виконавчих органах. Доручення оформлюються в довільній формі з дотриманням вимог щодо постановки завдань (зазначаються зміст доручення, прізвище виконавця, термін виконання та порядок здійснення контролю).
У разі скликання наради (засідання) безпосередньо міським головою ведення протоколу та підготовка доручень, наданих на таких нарадах (засіданнях), за умови їх наявності, покладається на департамент міського голови Миколаївської міської ради з подальшим здійсненням контролю за виконанням завдань, визначених у такому протоколі, або наданих доручень відділом контролю департаменту забезпечення діяльності виконавчих органів Миколаївської міської ради.
9. Організатори нарад (засідань) самостійно формують порядок їх проведення, списки осіб, які запрошуються та виступають на нараді (засіданні), готують необхідні інформаційні, статистичні, аналітичні, довідкові та інші матеріали.
10. Відділ інформаційного забезпечення департаменту міського голови Миколаївської міської ради погоджує з міським головою, секретарем Миколаївської міської ради, профільним заступником міського голови, керуючим справами виконавчого комітету міської ради (згідно з повноваженнями) списки представників засобів масової інформації, у разі необхідності, які будуть присутні на нараді (засіданні), передає головуючому (спікеру заходу) та запрошує їх до участі.
11. Розміщення учасників нарад (засідань) у приміщеннях, де вони проводяться, здійснюють їх організатори.
12. Планування проведення нарад (засідань) зазначається у перспективному плані роботи виконавчих органів Миколаївської міської ради на рік, планах роботи виконавчих органів Миколаївської міської ради на півріччя та щомісячних планах основних заходів, що проводяться Миколаївською міською радою та її виконавчими органами.
____________________________________________
ЗАТВЕРДЖЕНО
розпорядження міського голови
від 23 жовтня 2021
№ 345р
П О Р Я Д О К
підготовки та проведення апаратних нарад
при міському голові
1. З метою вирішення важливих поточних питань життєдіяльності Миколаївської міської територіальної громади, обговорення повсякденних проблем та пошуку шляхів їх вирішення, аналізу розгляду звернень громадян, що надходять через відділ обробки звернень громадян "Колцентр 1588" департаменту ЖКГ ММР міський голова щопонеділка проводить апаратні наради.
2. На апаратні наради, за вказівкою міського голови, для розгляду окремих питань можуть додатково запрошуватись керівники інших підприємств, установ, організацій Миколаївської міської територіальної громади, працівники виконавчих органів міської ради та ін.
3. Малі апаратні наради при міському голові, зазвичай, проводяться о 08:30 в малій залі виконавчого комітету міської ради щопонеділка, крім останнього понеділка місяця, за участю секретаря міської ради, першого заступника, заступників міського голови, керуючого справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради, голів адміністрацій районів Миколаївської міської ради, радників міського голови, представника відділу інформаційного забезпечення департаменту міського голови Миколаївської міської ради.
4. Розширені апаратні наради проводяться в останній понеділок місяця о 08:30 в сесійній залі міської ради за участю секретаря міської ради, першого заступника, заступників міського голови, керуючого справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради, радників міського голови, керівників комунальних підприємств, установ (організацій, закладів), керівників структурних підрозділів виконавчих органів міської ради, представників громадських рад при виконавчих органах Миколаївської міської ради, на які запрошуються представники засобів масової інформації.
5. Організація проведення апаратних нарад при міському голові (малих та розширених) покладається на організаційний відділ департаменту забезпечення діяльності виконавчих органів Миколаївської міської ради. У разі зміни дати або години проведення апаратної наради організаційний відділ департаменту забезпечення діяльності виконавчих органів Миколаївської міської ради не пізніше п’ятниці, що передує нараді, інформує про це її учасників.
6. У разі, якщо на понеділок припадає святковий чи вихідний день, то проведення апаратної наради переноситься на перший робочий день тижня.
7. Керівник, який з об’єктивних причин не може бути присутнім на апаратній нараді, делегує участь в ній своєму заступникові або іншій посадовій особі.
8. Перед нарадою проводиться реєстрація учасників. Список присутніх, питання для доповіді щодо виконання доручень міського голови, наданих на попередніх апаратних нарадах, а також перелік звернень громадян, що надійшли за попередній тиждень через відділ обробки звернень громадян "Колцентр 1588" департаменту житлово-комунального господарства Миколаївської міської ради, надаються міському голові перед початком наради.
9. Міському голові, секретарю міської ради, першому заступнику міського голови, заступникам міського голови, керуючому справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради перед початком наради окремо також надається аналітична інформація про стан виконання контрольних документів всіх рівнів, які знаходяться на відпрацюванні у виконавчих органах міської ради та їх підрозділах за тиждень. Зазначену інформацію готує відділ контролю департаменту забезпечення діяльності виконавчих органів Миколаївської міської ради та передає щоп’ятниці до організаційного відділу департаменту забезпечення діяльності виконавчих органів Миколаївської міської ради.
10. Схема розміщення постійних учасників розширеної апаратної наради у сесійній залі міської ради погоджується з керуючим справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради.
11. Регламент проведення щомісячної розширеної наради встановлюється міським головою.
12. Для скорочення та запобігання процедурним витратам часу при проведенні розширених апаратних нарад, забезпечення автоматичного запису виступів її учасників може застосовуватися програмно-технічний комплекс «Віче».
13. Матеріально-технічне забезпечення та підготовка сесійної й малої зали міської ради для проведення апаратних нарад покладається на департамент забезпечення діяльності виконавчих органів Миколаївської міської ради, господарсько-експлуатаційний відділ Миколаївської міської ради, КП «Міський інформаційно-обчислювальний центр».
14. Організаційний відділ департаменту забезпечення діяльності виконавчих органів Миколаївської міської ради веде протоколи апаратних нарад, оформлює протокольні доручення міського голови, надані під час їх проведення, зберігає протоколи апаратних нарад та матеріали до них. Протокольні доручення оформлюються через СЕДО АСКОД, підписуються міським головою, після чого відбувається автоматична реєстрація та постановка на контроль у відділі контролю департаменту забезпечення діяльності виконавчих органів Миколаївської міської ради, який розсилає документ виконавцям для подальшої роботи.
Відповідальність за виконання протокольних доручень міського голови, наданих під час проведення апаратних нарад, несуть посадові особи, вказані в них. За невиконання чи неналежне виконання наданих протокольних доручень зазначені особи несуть відповідальність згідно з чинним законодавством.
____________________________________________
Опубліковано: 25 жовтня 2021р