МИКОЛАЇВСЬКИЙ МІСЬКИЙ ГОЛОВА
Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я
27 лютого 2020 № 49р
Про затвердження Інструкції про
порядок ведення обліку, зберігання,
використання і знищення документів та
інших матеріальних носіїв інформації,
що містять службову інформацію з
мобілізаційних питань та позначаються
відміткою “Літер “М”, у виконавчих
органах Миколаївської міської ради
Відповідно до ст.42 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”, постанови Кабінету Міністрів України від 19.10.2016 № 736 “Про затвердження Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію”, розпорядження Миколаївського міського голови від 23.03.2017 № 67р “Про затвердження Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, у Миколаївській міській раді та її виконавчих органах”, з метою єдиного підходу до порядку ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань та позначаються відміткою “Літер “М”:
1. Затвердити Інструкцію про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань та позначаються відміткою “Літер “М”, у виконавчих органах Миколаївської міської ради (далі – Інструкція, додається).
2. Першому заступнику, заступникам міського голови, керуючому справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради, керівникам виконавчих органів Миколаївської міської ради:
2.1. Організувати вивчення Інструкції та забезпечити її неухильне виконання посадовими особами місцевого самоврядування.
2.2. Рекомендувати керівникам підприємств, установ, організацій комунальної власності взяти до виконання Інструкцію.
3. Контроль за виконанням даного розпорядження покласти на першого заступника міського голови Криленка В.І.
Міський голова О. СЄНКЕВИЧ
ЗАТВЕРДЖЕНО
розпорядження міського голови
від 27 лютого 2020
№ 49р
ІНСТРУКЦІЯ
про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань та позначаються відміткою “Літер “М”,
у виконавчих органах Миколаївської міської ради
Загальні положення
Інструкція про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань та позначаються відміткою “Літер “М”, у виконавчих органах Миколаївської міської ради (далі – Інструкція) підготовлена відповідно до ст.42 Закону України “Про місцеве самоврядування”, постанови Кабінету Міністрів України від 19.10.2016 № 736 “Про затвердження Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію”, розпоряджень Миколаївського міського голови від 23.03.2017 № 67р “Про затвердження Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, у Миколаївській міській раді та її виконавчих органах”, від 05.02.2019 № 23р “Про затвердження Положення про експертну комісію по роботі з документами з грифом “Для службового користування” з мобілізаційних питань виконавчого комітету Миколаївської міської ради”, з метою єдиного підходу до порядку ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань та позначаються відміткою “Літер “М”.
1. Організація роботи з документами, що містять
службову інформацію з мобілізаційних питань
1.1. Облік, формування справ, зберігання та використання документів, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань та позначаються відміткою “Літер “М”, у виконавчому комітеті Миколаївської міської ради проводяться відділом з організації оборонної і мобілізаційної роботи та взаємодії з правоохоронними органами Миколаївської міської ради (далі-мобілізаційний підрозділ).
В інших виконавчих органах Миколаївської міської ради, що мають статус юридичної особи, організація роботи з документами, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань, покладається на відповідальну особу, яка визначена розпорядчим документом керівника виконавчого органу міської ради.
1.2. Організація роботи з документами, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань та позначаються відміткою “Літер “М”, у мобілізаційному підрозділі (відповідальною особою) здійснюється в такій послідовності:
- вносяться доповнення до Положення про мобілізаційний підрозділ та посадову інструкцію відповідальної особи, на яку покладені обов’язки обліку, формування справ, зберігання та використання документів з відміткою “Літер “М”;
- вносяться доповнення до номенклатури справ мобілізаційного підрозділу з урахуванням вимог Інструкції щодо обліку, формування справ, зберігання та використання документів з відміткою “Літер “М” за зразком, що додається (додаток 1);
- за поданням керівників виконавчих органів міської ради складається список працівників, які допускаються до роботи з документами з мобілізаційних питань, який затверджується Миколаївським міським головою;
- виготовляються у встановленому порядку необхідні для обліку документів з відміткою “Літер “М” печатки і штампи, а саме:
печатка мастична “Для пакетів”;
штамп для вхідних документів;
штамп “Інв. № ______”;
штамп “Підлягає поверненню”;
печатка металева (для опечатування сейфа (або шафи металевої), в якому зберігаються документи з відміткою “Літер “М”;
- оформлюються та ведуться книги та журнали обліку документів з відміткою “Літер “М” за встановленими формами;
- за актом приймання-передачі приймаються від служби діловодства всі наявні документи з мобілізаційних питань за поточний рік і оформлені справи за попередні роки (за наявності) та здійснюється їх облік за новими заведеними журналами обліку;
- книги та журнали обліку документів з грифом “Для службового користування” з відміткою “Літер “М” за попередні роки до мобілізаційного підрозділу не передаються.
2. Приймання та реєстрація документів,
що містять службову інформацію з мобілізаційних питань
2.1. Приймання документів, конвертів (пакувань), що містять службову інформацію з відміткою “Літер “М”, здійснює служба діловодства, яка, не розкриваючи конверти, передає їх до мобілізаційного підрозділу або відповідальної особи під розписку в журналі обліку конвертів (пакувань) служби діловодства із зазначенням дати їх отримання (додаток 2).
2.2. Мобілізаційним підрозділом або відповідальною особою за відсутності вкладень або порушення їх цілісності (невідповідності кількості аркушів, додатків до документа), пошкодження конверта (пакування), що призвело до унеможливлення прочитання тексту документа, а також невідповідності реєстраційного індексу документа, зазначеного на конверті (пакуванні), документ не реєструється. У такому випадку складається акт за формою (додаток 3) у двох примірниках, один примірник якого разом з отриманими документами надсилається відправникові, другий – зберігається у мобілізаційному підрозділі або у відповідальної особи, на яку покладені обов’язки обліку, формування справ, зберігання та використання документів з відміткою “Літер “М”.
2.3. Реєстрація вхідних документів з відміткою “Літер “М” здійснюється в журналі реєстрації вхідних документів з грифом “Для службового користування” “Літер “М” (додаток 4). Під час реєстрації вхідного документа у правому нижньому куті першого аркуша від руки або за допомогою штампа відповідальною особою проставляється відмітка про надходження із зазначенням скороченого найменування установи – одержувача документа, реєстраційного індексу, дати (у разі термінового виконання – години й хвилини) одержання документа.
На документах “Для службового користування” з мобілізаційних питань перед реєстраційним індексом проставляється відмітка “М”, у кінці реєстраційного індексу - “ДСК”.
2.4. Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа та індексу за номенклатурою справ, що застосовується в установі, наприклад:
№ М – 1/06-12 ДСК від 01.01.2020
(де «М» - відмітка про відношення документа до носія інформації мобілізаційного характеру; 1 – порядковий номер вхідного документа; 06-12 – номенклатурний номер справи, до якої буде розміщений документ; ДСК – гриф обмеження доступу до документа; 01.01.2020 – дата реєстрації документа)
Вхідному супровідному листу та додаткам до нього на паперових носіях присвоюється один номер. На кожному додатку на лицьовому боці першого аркуша проставляється відмітка, наприклад:
до № М-1/06-12 ДСК від 01.01.2020
На додатках, що підлягають поверненню, така відмітка проставляється на зворотному боці останнього аркуша документа.
2.5. У деяких випадках документи з мобілізаційних питань або додатки до таких документів недоцільно долучати до справ (книжки, брошури, видання тощо), вони беруться на інвентарний номер згідно з журналом обліку та розподілу видань з грифом “Для службового користування” “Літер “М” (додаток 6) з відміткою про це на відповідних супровідних листах та в журналі реєстрації вхідних документів з грифом “Для службового користування” “Літер “М” (додаток 4 або 5).
2.6. Облік електронних носіїв інформації, які є додатками до вхідного супровідного листа, ведеться у журналі обліку електронних носіїв інформації за формою (додаток 7). При цьому на супровідному аркуші на вільному полі або звороті обов’язково зазначається номер реєстрації електронного носія інформації у зазначеному журналі, дата та підпис особи, що здійснила реєстрацію електронного носія інформації. Супровідний аркуш реєструється у журналі (додаток 4) як звичайний вхідний документ. На електронному носії інформації зазначається номер вхідного документа, до якого додатком додається електронний носій інформації.
2.7. Етапи проходження документів з відміткою “Літер “М” через виконавців (передачі документів виконавцям для їх відпрацювання) повинні обов’язково відображатися у журналах реєстрації.
3. Реєстрація вихідних та внутрішніх документів,
що містять службову інформацію з мобілізаційних питань
3.1. Реєстрація вихідних та внутрішніх документів з відміткою “Літер “М” здійснюється у журналі за формою, що наведена у додатку 5.
У зв’язку з невеликим документообігом рекомендується нумерацію вихідних та внутрішніх документів здійснювати у журналі обліку послідовно без розподілу його на розділи “Вихідні документи” та “Внутрішні документи” .
3.2. Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.
3.3. У вихідного документа реєстраційний індекс розміщується у зворотній послідовності, наприклад:
від 01.01.2020 № М/11-12/1 ДСК
(де: 01.01.2020 – дата реєстрації документа; «М» - відмітка про відношення документа до носія інформації мобілізаційного характеру; 11-12 – номенклатурний номер справи, до якої буде розміщений документ; 1 – порядковий номер вихідного (внутрішнього) документа; ДСК – гриф обмеження доступу до документа)
3.4. Вихідному супровідному листу та кожному додатку до нього на паперових носіях присвоюється власний реєстраційний індекс, наприклад:
від 01.01.2020 № М-2 ДСК
(де: 01.01.2020 – дата реєстрації документа; «М» - відмітка про відношення документа до носія інформації мобілізаційного характеру; 2 – порядковий номер внутрішнього документа, який надсилається як додаток до супровідного листа; ДСК – гриф обмеження доступу до документа)
3.5. Кожний додаток обов’язково вноситься до супровідного аркуша зі своїм реєстраційним індексом.
4. Розробка і друкування документів
що містять службову інформацію з мобілізаційних питань
4.1. Присвоєння документу грифа “Для службового користування” “Літер “М” вирішується виконавцем або посадовою особою, яка підписує документ відповідно до Переліку службової інформації, якій надається гриф обмеження доступу “Для службового користування” у виконавчих органах Миколаївської міської ради, затвердженого розпорядженням міського голови від 28.10.2011 №492р.
4.2. Розробка і друкування документів з мобілізаційних питань проводиться за допомогою електронно-обчислювальної техніки з урахуванням вимог законодавства у сфері захисту інформації. У правому верхньому куті першої сторінки документа, що містить службову інформацію, проставляється гриф “Для службового користування” “Літер “М” та номер примірника, наприклад:
Для службового користування
Літер “М”
Прим. № 2
4.3. Якщо до вихідного супровідного листа додаються додатки, після тексту листа перед підписом зазначається наявність додатків, їх обсяг, реєстраційні індекси і дати, наприклад:
«Додатки: 1. Довідка про виконання заходів із запровадження нових видів продукції від 01.01.2020 № М-2 ДСК на 5 арк., прим. № _____;
2. Пояснювальна записка щодо виконання заходів із запровадження нових видів продукції від 01.01.2020 № М-3 ДСК
на 1 арк. прим. № _____».
4.4. На першій сторінці кожного додатка до документа, що містить службову інформацію, вище індексних відміток проставляється гриф “Для службового користування”, наприклад:
Для службового користування
Літер “М”
Прим. № 2
Додаток до розпорядження «назва установи»
___ _________ 20______ р. № __________
4.5. У разі, якщо службова інформація міститься тільки у додатку до супровідного листа, то на супровідному листі під грифом “Для службового користування” ставиться позначка (без додатка – відкрита інформація), наприклад:
Для службового користування
(без додатка – відкрита інформація)
Літер “М”
Прим. № 2
4.6. Якщо електронно – обчислювальна техніка не відповідає вимогам законодавства по захищеності інформації, то документи “Для службового користування” “Літер “М” друкуються на друкарській машинці повністю або частково.
4.7. У разі друкування частини тексту документа на друкарській машинці, то у правому верхньому куті першої сторінки документа після грифа “Для службового користування” додається текст «(по заповненню)», наприклад:
Для службового користування
(по заповненню)
Літер “М”
Прим. № 2
4.8. Установа, яка є розробником документа з грифом “Для службового користування” “Літер “М”, може зазначити на документі інформацію про заборону на розмноження, копіювання документа в інших установах, наприклад:
Для службового користування
Літер “М”
Прим. № 2
Копіюванню не підлягає
4.9. Гриф обмеження доступу до документа надається згідно з Переліком відомостей, що становлять службову інформацію, затвердженим розпорядженням Миколаївського міського голови від 28.10.2011 № 492р “ Про затвердження Переліку службової інформації, якій надається гриф обмеження доступу “Для службового користування”, у виконавчих органах Миколаївської міської ради”.
4.10. На зворотному боці останнього аркуша примірника документа, що залишається, у справі установи, у нижньому лівому куті зазначаються кількість надрукованих примірників; перелік номерів примірників з найменуванням адресатів (не більше чотирьох); номер пункту переліку відомостей установи, згідно з яким інформацію віднесено до службової, назва та обліковий номер електронного носія або номер автоматизованого робочого місця, з якого друкувався документ, наприклад:
Надруковано два примірники
Прим. № 1 – Миколаївська облдержадміністрація
Прим. № 2 – до справи № 12-11 ДСК ММР
Пункт 1.1.8 переліку відомостей
АРМ інвентарний № 12345727
4.11. У разі надсилання документа більш ніж чотирьом адресатам, складається список на розсилку, в якому зазначається перелік адресатів, проставляються номери примірників, що відправляються відповідним адресатам, а замість конкретних найменувань адресатів на документі робиться узагальнений напис, наприклад:
Надруковано вісім примірників
Прим. № 1-7 – за списком на розсилку
Прим. № 8 – до справи № 12-11 ДСК ММР
Пункт 1.1.8 переліку відомостей
АРМ інвентарний № 12345727
4.12. На кожному примірнику вихідного документа та додатків до нього на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша зазначаються прізвище (прізвище, ім’я, по батькові) виконавця та номер його службового телефону, наприклад: Іванов 37 37 47 або Іванов Федір Петрович 37 37 47.
5. Надсилання документів, що містять
службову інформацію з мобілізаційних питань
5.1. Надсилання вихідних документів у Миколаївській міській раді та її виконавчих органах покладається на службу діловодства.
5.2. Мобілізаційний підрозділ або відповідальна особа передає по реєстру видачі кореспонденції або розносній книзі до служби діловодства зареєстрований вихідний документ на відправку, в якому представником служби діловодства робиться відмітка про прийняття даного документа (підпис, прізвище, дата).
5.3. У журналі реєстрації вихідних документів мобілізаційного підрозділу або відповідальної особи (у разі відсутності такого підрозділу в установі) в графі 10 проставляється номер реєстру.
5.4. Надсилання документів з відміткою “Літер “М” іншим установам у межах України здійснюється рекомендованим поштовим відправленням, підрозділами фельд’єгерського зв’язку, підрозділами органів спеціального зв’язку або нарочним.
5.5. У разі надсилання документів з мобілізаційних питань за допомогою підрозділів фельд’єгерського зв’язку, підрозділами органів спеціального зв’язку оформлення конвертів (пакувань) повинні відповідати вимогам нормативно – правових актів, що регулюють діяльність зазначених підрозділів.
5.6. Якщо доставка кореспонденції з мобілізаційних питань до відповідної установи відбувається нарочним, то передача документа, оформлених конвертів (пакувань) здійснюється за допомогою реєстру на видачу кореспонденції з грифом “Для службового користування” “Літер “М”, або по розносній книзі, де робиться відмітка про прийняття документа (підпис, прізвище, дата і ставиться печатка установи, яка отримала документ). Форми реєстру видачі кореспонденції та розносної книги надаються у додатку 8.
6. Формування виконаних документів, що містять
службову інформацію з мобілізаційних питань у справи
6.1. Виконані документи з грифом “Для службового користування” з мобілізаційних питань групуються у справи згідно із затвердженою в установі зведеною номенклатурою справ. Дозволяється долучати до справи з грифом “Для службового користування” з мобілізаційних питань документи з відкритою інформацією, якщо такі документи стосуються питань зазначеної справи.
6.2. До номенклатури справ включаються всі справи та журнали реєстрації і обліку документів з грифом “Для службового користування” “Літер “М”.
6.3. У разі, коли в установі створюється менш як 50 документів на рік з грифом “Для службового користування” з мобілізаційних питань, номенклатурою справ може бути передбачено формування однієї справи із заголовком “Документи з грифом “Для службового користування”
“Літер “М”. Строк зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється відмітка “ЕК”, яка означає, що строк зберігання справи визначається експертною комісією установи з проведення експертизи цінності документів. Дана справа формується із вхідних документів, що надійшли до установи та вихідних документів, які установа розробила.
6.4. Якщо в установі створюється понад 50 документів на рік з грифом “Для службового користування” з мобілізаційних питань, їх доцільно формувати в окремі справи за видами.
6.5. Документи мобілізаційного плану зберігаються в окремих папках, на яких зазначаються прізвища та ініціали працівників, які мають право їх розкривати. Робочі папки опечатуються особистою номерною металевою печаткою працівника, який безпосередньо з ними працює.
6.6. Документи з організації територіальної оборони зберігаються окремо від документів стосовно мобілізаційних питань.
7. Зберігання та користування документами, що містять
службову інформацію з мобілізаційних питань
7.1. Документи та справи з грифом “Для службового користування ” з мобілізаційних питань з дати їх створення або надходження зберігаються за місцем формування справ (мобілізаційний підрозділ) у шафах, сейфах, що розташовані у службових приміщеннях. Шафи, сейфи, службові приміщення повинні надійно замикатися і опечатуватися металевими печатками.
7.2. Документи з грифом “Для службового користування” “Літер “М” можуть перебувати у працівників на виконанні протягом строку, який необхідний для виконання завдання, за умови дотримання виконавцями вимог зберігання документів.
7.3. Не дозволяється виносити за межі установи документи з грифом “Для службового користування” з мобілізаційних питань, крім випадків передачі документів на виконання у структурні підрозділи, що розташовуються поза межами основного приміщення установи, та у разі виникнення необхідності їх узгодження, підписані в установах, розташованих у межах одного населеного пункту. Винесення документа за межі установи здійснюється на підставі резолюції керівника установи, в якому такий документ, або його проєкт підготовлено. При цьому документ повинен бути вкладений у конверт, або упакований таким чином, що виключає можливість його прочитання.
7.4. Особі, яка відряджена до іншого населеного пункту, забороняється мати при собі документи з грифом “Для службового користування” “Літер “М”. У разі потреби такі документи надсилаються за призначенням до початку відрядження.
7.5. В окремих випадках, у разі термінового позапланового відрядження, керівник установи або його заступник ставить на доповідній записці керівника відповідного структурного підрозділу установи резолюцію, згідно з якою дає дозвіл на перевезення документів з грифом “Для службового користування” з мобілізаційних питань до іншого населеного пункту за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох працівників, які повинні виконувати роботу з ними з дотриманням заходів, що унеможливлюють несанкціоноване ознайомлення з текстом таких документів.
7.6. Робота з документами з грифом “Для службового користування” з мобілізаційних питань проводиться в окремо виділених і належним чином обладнаних службових приміщеннях з дотриманням вимог, які унеможливлюють ознайомлення із змістом таких документів сторонніх осіб.
7.7. Справи з грифом “Для службового користування” з мобілізаційних питань, що зберігаються у мобілізаційному підрозділі установи, видаються у тимчасове користування працівникам на підставі замовлення (додаток 9), резолюції керівника установи або затвердженого керівником установи списку працівників, які мають право працювати з відповідною справою.
7.8. Справи та видання з грифом “Для службового користування” “Літер “М” видаються у тимчасове користування і приймаються під особистий підпис у журналі за формою, що наведена у додатку 10.
7.9. За наявності письмових клопотань інших установ або припису на право проведення перевірки (за відповідними повноваженнями), документи з грифом “Для службового користування” з мобілізаційних питань, їх копії (згідно з дотриманням вимог чинного законодавства щодо зняття копій) і витяги з них за письмовим дозволом (резолюцією керівника установи, або заступника) можуть видаватися працівникам інших установ.
На виготовлених копіях необхідних документів у правому верхньому куті першого аркуша документа проставляється відмітка “Копія”. Витяги з документів оформлюються на відповідному бланку.
7.10. Копії та витяги з них засвідчуються мобілізаційним підрозділом установи, наприклад:
Згідно з оригіналом
Начальник відділу мобілізаційної роботи
Підпис О.О.Іванов
11 січня 2020 року
7.11. Після ознайомлення з документами “Для службового користування” з мобілізаційних питань на зворотному боці запиту або припису на право проведення перевірки робиться запис про документи (реєстраційні дані, заголовки), з якими ознайомлено працівника іншої установи.
7.12. У разі потреби працівник іншої установи робить витяги з виданих йому документів з грифом “Для службового користування” з мобілізаційних питань у робочому зошиті, що має зазначений гриф, який після завершення роботи з документами надсилається установі, що робила запит на ознайомлення.
8. Перегляд документів, що містять
службову інформацію з мобілізаційних питань
8.1. Наявність та фізичний стан документів, справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом “Для службового користування” з відміткою
“Літер “М” проводиться комісією з питань проведення перевірки наявності документів з грифом “Для службового користування ” не рідше ніж один раз на рік після завершення ділового року та формування справ, або постійно діючою комісією з питань роботи із службовою інформацією шляхом доповнення до її Положення (завдань) щодо проведення перевірки наявності документів з грифом “Для службового користування” (рішення про покладання таких завдань на комісію з питань роботи із службовою інформацією приймається керівником установи).
8.2. Склад комісії з питань проведення перевірки наявності документів з грифом “Для службового користування” “Літер “М” та строк проведення перевірки визначаються відповідним розпорядчим документом керівника установи.
До складу комісії залучаються лише особи, які за списком допущені до роботи з документами мобілізаційного характеру.
8.3. Результати перевірки наявності документів оформлюються актом (додаток 11).
8.4. Якщо за результатами перевірки виявлено факт втрати документа, то мобілізаційний підрозділ або відповідальна особа інформує у письмовій формі про такий факт керівника установи та установу, від якої цей документ отримано.
8.5. Факт втрати документів з грифом “Для службового користування” з мобілізаційних питань розслідує комісія з питань роботи із службовою інформацією або за рішенням керівника установи може утворюватися спеціальна комісія.
Зазначені комісії мають право отримувати від працівників письмові та усні пояснення з питань, що є предметом розслідування, витребовувати необхідні документи (їх копії), оглядати приміщення і сховища.
8.6. Члени комісії з питань роботи із службовою інформацією або спеціальної комісії несуть персональну відповідальність за повноту, об’єктивність висновків розслідування, нерозголошення інформації, яка стосується розслідування.
8.7. За результатами розслідування, яке триває не довше ніж один місяць, складається акт, що підписується членами комісії з питань роботи із службовою інформацією або спеціальної комісії, та подається керівнику установи на затвердження. За наявності обґрунтованих обставин відповідної комісії, прийнятих на її засіданні, строк проведення розслідування може бути продовжено за резолюцією керівника установи не більш як на один місяць.
8.8. Розслідування починається з дати підписання розпорядчого документа про його проведення та завершується датою затвердження акта про результати проведення розслідування.
8.9. В окремому розділі акта про результати проведення розслідування зазначаються обставини, причини та умови настання відповідного випадку, рівень заподіяної шкоди або негативного впливу на діяльність установи, а також наводиться перелік втрачених документів.
8.10. Відмітка про втрату документа вноситься мобілізаційним підрозділом або відповідальною особою до реєстраційних та облікових форм із зазначенням реєстраційних даних акта про результати проведення розслідування.
8.11. Перегляд документів, справ з грифом “Для службового користування” з мобілізаційних питань проводиться експертною комісією по роботі з документами з грифом “Для службового користування” з мобілізаційних питань виконавчого комітету Миколаївської міської ради (далі – ЕК “М”), склад якої затверджено розпорядженням Миколаївського міського голови від 05.02.2019 № 23р, з метою підтвердження наявності або відсутності в них відомостей, що становлять службову інформацію, не рідше ніж один раз на п’ять років.
Скасування грифа “Для службового користування” здійснюється за відсутності законних підстав для обмеження у доступі до службової інформації, які існували раніше.
8.12. Рішення ЕК “М” оформлюється протоколом, що підписується головою і секретарем комісії та набирає чинності з моменту затвердження протоколу керівником установи. У протоколі зазначаються види документів, їх реєстраційні дані, заголовки та номери за номенклатурою або описом справ, з яких знімається гриф “Для службового користування” або продовження строку обмеження доступу.
8.13. Про скасування грифа письмово повідомляються всі установи, яким направлявся такий документ.
8.14. На обкладинках справ, документах гриф “Для службового користування” “Літер “М” погашається працівником мобілізаційного підрозділу або відповідальною особою шляхом його закреслення тонкою рискою та зазначається нижче на вільному від тексту місці дати і номера відповідного протоколу засідання комісії з питань роботи із службовою інформацією. Такі відмітки вносяться до реєстраційних та облікових форм, номенклатури і опису справ.
9. Підготовка справ з мобілізаційних питань до архівного зберігання
та знищення документів і справ з мобілізаційних питань
9.1. Для організації і проведення експертизи цінності документів та справ з грифом “Для службового користування” з мобілізаційних питань в установі утворюється постійно діюча експертна комісія. Склад комісії затверджується розпорядчим документом та повинен мати не менше трьох членів.
Експертиза цінності документів, справ, видань з грифом “Для службового користування” з мобілізаційних питань проводиться щороку після проведення перевірки наявності документів.
9.2. Відповідальною особою, на яку покладені обов’язки обліку, формування справ, зберігання та використання документів з відміткою
“Літер “М” подається на розгляд постійно діючої експертної комісії документи та справи з грифом “Для службового користування” з мобілізаційних питань для проведення експертизи цінності. Експертиза цінності документів здійснюється шляхом відбору документів, які надійшли до установи за минулий діловий рік на постійне та тривале (понад 10 років) зберігання, а також знищення документів і справ, які втратили цінність у зв’язку із закінчення терміну зберігання.
9.3. Відбір документів для постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання здійснюється на підставі діючої в установі номенклатури справ, шляхом перегляду кожного аркуша справи. Забороняється здійснювати відбір документів для подальшого зберігання або для знищення на підставі заголовків справ.
9.4. За результатами експертизи цінності документів в установі складаються описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання.
9.5. Результати роботи постійно діючої експертної комісії оформлюються протоколом (додаток 13), що підписується головою і секретарем комісії та набирає чинності з моменту затвердження протоколу керівником установи.
У протоколі зазначаються види документів, їх реєстраційні дані, заголовки та номери справ за діючою в установі номенклатурою справ, яким надано постійний, тривалий строк зберігання або відібрано для знищення.
9.6. Вилучені для знищення за результатами експертизи цінності документи, справи з грифом “Для службового користування” з мобілізаційних питань за минулі роки, строк зберігання яких закінчився, оформляються актом про вилучення для знищення документів з грифом “Для службового користування” з мобілізаційних питань (додаток 12).
Акт підписується членами постійно діючої експертної комісії та затверджується керівником установи, після чого експертна комісія має право знищити документи шляхом подрібнення носіїв інформації або в інший спосіб, який виключає можливість їх прочитання та відновлення.
9.7. Після знищення документів відповідальною особою, на яку покладені обов’язки обліку, в облікових формах здійснюється відмітка “Документи знищено. Акт від ____ _____ 20___ р. № ______ ”.
9.8. Справи з грифом “Для службового користування” з мобілізаційних питань після проведення експертизи цінності документів повинні мати опис документів. У кінці справи відповідальною особою на окремому аркуші здійснюється засвідчувальний надпис, в якому зазначаються цифрами і словами кількість аркушів у справі, кількість аркушів внутрішнього опису. Після засвідчувального напису відповідальна особа ставить підпис із зазначенням посади, прізвища і дати, який засвідчується печаткою “Для пакетів”.
9.9. Справи з грифом “Для службового користування” з мобілізаційних питань підшиваються через чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою та оправляються у тверду обкладинку. Такі справи вважаються закритими.
9.10. Закриті справи з грифом “Для службового користування” з мобілізаційних питань беруться на інвентарний облік у журналі обліку та розподілу видань з грифом “Для службового користування” “Літер “М”.
_____________________________________________________________________
Додаток 1
до Інструкції
ЗРАЗОК
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
відділу з організації оборонної і мобілізаційної роботи та взаємодії з правоохоронними органами Миколаївської міської ради
(назва)
на _______ рік
Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | Кількість справ (томів, частин) | Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком | Примітка |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
12-01 | Законодавчі та нормативно-правові акти, що регламентують роботу з мобілізаційних питань відділу (копії) |
| Доки не мине потреба ст. ст. 1-б, 2-б, 3-б |
|
12-02 | Положення про відділ (копія)
Посадові інструкції працівників відділу |
| Доки не мине потреба№ ст. 39
5 років№ ст. 43
| №Оригінал у розпоряд-женні з основної діяльності
№Після заміни новими |
12-03 ДСК | Розпорядження міського голови з питань мобілізаційної роботи (копії) |
| Доки не мине потреба ст. 16-а |
|
12-04 ДСК | Довготермінові та річні програми мобілізаційної підготовки |
| 5 років ст. 660 |
|
12-05 ДСК | Листування з облдержадміністрацією з мобілізаційних питань |
| 5 років ЕПК ст. 22 |
|
12-06 ДСК | Листування з адміністраціями районів Миколаївської міської ради, установами, організаціями, підприємствами з мобілізаційних питань |
| 5 років ЕПК ст. ст. 22, 23 |
|
12-07 ДСК | Листування з центральними та місцевими органами державної влади, органами місцевого самоврядування та іншими організаціями про військовий облік та бронювання військовозобов’язаних |
| 1 рік ст. 668 |
|
12-08 ДСК | Документи (акти, підсумки, довідки, доповідні записки) перевірок стану мобілізаційної готовності адміністраціями районів Миколаївської міської ради |
| 5 років ст. 77 |
|
12-09
| Журнал обліку та розподілу видань з грифом «Для службового користування» Літер «М», «Для службового користування» (інвентарний облік) |
| Доки не мине потреба ст. 16-а |
|
12-10 | Журнал реєстрації вхідних документів з грифом «Для службового користування» Літер «М» |
| 3 років ст. 122
|
|
12-11 | Журнал реєстрації вихідних і внутрішніх документів з грифом «Для службового користування» Літер «М» |
| 3 років ст. 122
|
|
12-12 | Журнал обліку видачі справ з грифом «Для службового користування» Літер «М», «Для службового користування» |
| 3 років ст. 122
|
|
12-13 | Журнал обліку електронних носіїв інформації |
| 3 років ст. 122 |
|
12-14 | Справа з питань організації та ведення діловодства з грифом «Для службового користування» (списки допущених осіб, акти перевірки наявності документів, акти на вилучення та знищення документів і справ, що не підлягають зберіганню, протоколи засідань експертної комісії, замовлення на видачу справ, реєстри на відправку службових документів тощо) |
| Постійно, cт. 130 |
|
12-15 | Справа з реєстрами щодо відправлених (переданих) документів |
| 1 рік (після закінчення) ст. 128 |
|
12-16 | Розносна книга щодо відправлених (переданих) документів (якщо передача документів здійснюється за розносною книгою) |
| 3 роки (після закінчення) ст. 122 |
|
12-17 | Номенклатура справ відділу |
| 3 роки ст. 112-в
|
|
Примітки: 1. Зміст номенклатури справ та назва справ визначаються з урахуванням документообігу та завдань, що покладаються на відділ, відповідальну особу.
2.Номенклатура розробляється та затверджується на підставі розпорядчих документів з питань організації діловодства в органах місцевого самоврядування.
Додаток 2
до Інструкції
ЖУРНАЛ
обліку конвертів (пакувань) з грифом
“Для службового користування ”
Поряд-ковий номер | Дата надходження конверта (пакування) | Найменування установи, з якої надійшов конверт (пакування) | Номери документів, що зазначені на конверті (пакуванні) | Підпис працівника, відповідального за виконання | Примітка |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Примітка: Журнал ведеться відділом діловодства (загальним відділом, канцелярією) органу місцевого самоврядування.
_____________________
Додаток 3
до Інструкції
Найменування установи
АКТ
про відсутність вкладень або порушень цілісності,
пошкодження конверта (пакування)
від ____ _________ 20_____ р. № ______
Цей акт складений _________________________________________________________
(найменування посади керівника служби діловодства установи)
________________________________________________________________________________
(прізвище та ініціали)
у присутності: ___________________________________________________________________
(посади, прізвища, ініціали посадових осіб)
________________________________________________________________________________
про те, що під час розкриття конверта (пакування), надісланого _________
_______________________________________________________________________________,
(найменування установи, що надіслала документи)
не виявлено таких вкладень _______________________________________________________
(назви і реєстраційні індекси документів, які не виявлено)
_______________________________________________________________________________,
виявлено порушення цілісності та пошкодження конверта (пакування)
________________________________________________________________________________
(назви і реєстраційні індекси документів, що містяться у конвертах (пакуваннях)
________________________________________________________________________________
з порушенням цілісності та пошкодженнями)
_____________ (підпис) | ____________________ (ініціали та прізвище посадової особи) |
_____________ (підпис) | ____________________ (ініціали та прізвище присутньої особи) |
_____________ (підпис) | ____________________ (ініціали та прізвище присутньої особи) |
_____________ (підпис) | ____________________ (ініціали та прізвище присутньої особи) |
_______________________________________________________________________________________
Додаток 4
до Інструкції
ЖУРНАЛ
реєстрації вхідних документів з грифом
“Для службового користування ” Літер “М”
Дата надхо-дження та реєстра-ційний індекс вхідного доку-мента | Дата та реєстра-ційний індекс вихідного доку-мента | Автор документа | Назва виду документа, його заголовок або короткий зміст | Кількість | Кількість та номери примірни-ків | Резолюція або відповідаль-ний виконавець | Відміт-ка про розмно-ження (кіль-кість примір-ників, кому вручено (наді-слано) | Відмітка про взяття на контроль доку- | Дата і підпис | Реєстра-ційний індекс справи, до якої підшито документ | Від-мітка про зни-щення доку-мента | ||
доку-мента | додат-ка | ||||||||||||
отри-мання | повер-нення | ||||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
Примітка: У кінці ділового року журнал закривається. У даному журналі робиться запис про кількість документів, які надійшли за поточний діловий рік. Зазначена кількість документів розписується:
- до яких справ підшито відпрацьовані документи - (кількість);
- перереєструються у наступному році у зв’язку з продовженням терміну виконання документа - (кількість);
- повернуто до установи (назва установи), яка надсилала документ - (кількість);
- відібрано для знищення - (кількість).
Додаток 5
до Інструкції
ЖУРНАЛ
реєстрації вихідних та внутрішніх документів з грифом
“Для службового користування ” Літер “М”
Дата надход-ження та реєстра-ційний індекс доку-мента | Вид документа та короткий зміст | Наймену-вання струк-турного підрозділу, прізвище та ініціали виконавця | Підстава віднесення інформації до категорії з обме-женим доступом | Підготовлено | Відправлено | Реєстра-ційний індекс справи, до якої підшито документ | Номер реєстру або дата отри-мання доку-мента і підпис виконав-ця | Відмітка про зни-щення доку-мента | Примітка | ||
кількість примір-ників, їх номери | кіль-кість арку-шів у кож-ному примір-нику | наймену-вання установи -одержу-вача доку-мента, структур-ного підрозділу | номер при-мір-ника | ||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
Примітка: У кінці ділового року журнал закривається. У даному журналі робиться запис про кількість зареєстрованих вихідних та внутрішніх документів протягом поточного ділового року, до яких справ зазначені документи підшито, їх кількість.
Додаток 6
до Інструкції
ЖУРНАЛ
обліку та розподілу видань з грифом “Для службового користування ” Літер “М”*
Поряд-ковий номер | Назва видання | Надійшло | Розподіл | Додаткове виготовлення примірників | Повернення | Знищення | |||||||
звідки надій-шло або де надру-ковано | реєстра-ційний індекс вхідного супро-відного листа і дата | кіль- | куди надіслано або кому видано | реєстраційний індекс вихідного документа (або відмітка про отримання) | кіль-кість примір-ників та їх номери | кількість примір-ників та їх номери | куди надіслано або кому видано | реєстра-ційний індекс вихідного документа (або відмітка про отри-мання) і дата | дата, номери примірни-ків | дата, номер акта |
| ||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | |
_________
*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.
Додаток 7
до Інструкції
ЖУРНАЛ
обліку електронних носіїв інформації, на які планується записувати службову інформацію*
Поряд-ковий номер | Обліко-вий номер | Дата взят-тя на облік | Вид електронного носія, серійний номер | Відмітка про видачу | Відмітка про повернення | Відмітка про відправлення електронного носія (дата та реєстрацій-ний індекс супровідного листа) | Відмітка про знищення електронного носія (дата та реєстра-ційний індекс акта) | Примітка
| |||
наймену-вання структур-ного підрозділу | прізвище, ініціали виконав-ця | дата отри-мання носія і підпис вико-навця | прізвище, ініціали працівника служби діловод-ства | дата і підпис праців-ника служби діловод-ства | |||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
__________
*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.
Додаток 8
до Інструкції
Найменування установи
Р Е Є С Т Р №______
на видачу (відправлення) кореспонденції з грифом
“Для службового користування” “Літер “М”
“____” _______________ 20 р.
№ з/п | Куди і кому відправлено | №№ кореспонденції, примірників
| П.І.П/б, дата | Примітка |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
РОЗНОСНА КНИГА
на видачу кореспонденції з грифом
“Для службового користування” “Літер “М
№ | Адресат | Назва документа | Вихідний номер і дата документа | Дата одержання документа | Розписка про одержання документа | Посада, прізвище та ініціали особи, яка одержала документ | Примітки |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Додаток 9
до Інструкції
| ДОЗВОЛЯЮ видачу справ __________________________________ __________________________________ який зберігає справи з грифом “Для службового користування ”) __________ _____________________ (підпис) (ініціали та прізвище) ___ ____________ 20___ р. |
ЗАМОВЛЕННЯ
на видачу справ з грифом
“Для службового користування ” з позначкою “Літер “М”
_________________________________________________________________________
(мета видачі справ з грифом “Для службового користування ”)
Поряд-ковий номер | Номер справи | Заголовок справи | Мета або підстава роботи з документами | Прізвище |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
_________________________________ | ______________ | ____________________ |
___ ____________ 20___ р.
Додаток 10
до Інструкції
ЖУРНАЛ
обліку видачі справ з грифом
“Для службового користування ” з позначкою “Літер “М” *
Поряд-ковий номер | Назва справи або видання | Номер справи, номери примірників видань та кількість сторінок | Підрозділ і прізвище працівника | Підпис і дата | Примітка | |
отримання | повернення | |||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
__________
*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.
Додаток 11
до Інструкції
| ЗАТВЕРДЖУЮ Найменування посади керівника установи _________ ____________________ (підпис) (ініціали та прізвище) ___ ____________ 20___ р. |
АКТ
про результати перевірки наявності та фізичного стану документів,
справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом “Для службового користування ” та організації роботи з ними
від ___ _________ 20__ р. № _______
На підставі _______________________________________________________
(назва розпорядчого документа)
____________________________________ від ___ ________20_______ р. № _____
комісією у складі: ______________________________________________________
(найменування посади, ініціали і прізвище голови комісії та її членів)
______________________________________________________________________
з ___ _________20__ р. по ___ _________20__ р. проведено перевірку наявності та фізичного стану документів, справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом “Для службового користування ” та організації роботи з ними.
За результатами проведення перевірки встановлено:
1. Усього за описами (номенклатури справ, журналів реєстрації) _________________________________________________________________.
(кількість документів, справ, видань, електронних носіїв інформації)
З них:
наявні _______________________________________________________
(реєстраційні індекси документів, номери справ, видань)
відсутні ___________________________________________________________.
2. Виявлені документи, справи, видання, електронні носії інформації, не внесені до описів (номенклатури справ, журналів реєстрації), __________________
_______________________________________________________________________.
3. Характеристика фізичного стану документів, справ, видань, електронних носіїв інформації та стану організації роботи з ними _________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
Голова комісії | _____________ | _________________________ |
Члени комісії: |
|
|
| _____________ (підпис) | _________________________ (ініціали та прізвище) |
Додаток 12
до Інструкції
|
АКТ
на вилучення та знищення документів і справ, що не підлягають зберіганню
з грифом “Для службового користування” Літер “М”
від ___ _______ 20____ р. № ______
_____________________________________________________________________________
(місце складення)
Комісією у складі: голови комісії __________________________ та членів комісії_______________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________,
що призначена розпорядженням міського голови від _______________ 20______ №______
на підставі номенклатури справ, журналів обліку службових документів відділу з організації оборонної і мобілізаційної роботи та взаємодії з правоохоронними органами Миколаївської міської ради документи, які містять службову інформацію та яким надається гриф обмеженого доступу “Для службового користування” Літер “М”, відібрано для знищення як такі, що не мають наукової, історико-культурної цінності та втратили практичне значення (найменування підрозділу) і не підлягають зберіганню.
№ з/п | Заголовок справи (документа) | Дата справи (документа) | Реєстра-ційний номер справи, документа в установі | Кількість примір-ників | Номера примір-ників | Усього аркушів | При-мітки |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Разом ____________________________справ (документів) за __________ роки
(цифрами і літерами)
Усього підлягає знищенню _________________ справ за __________ роки, знищенню _________________ документів за __________ роки.
Голова комісії ____________________ ____________________
(підпис) (ініціали та прізвище)
Члени комісії: ____________________ ____________________
(підпис) (ініціали та прізвище)
Відмітки про знищення документів в облікових журналах зроблено:
Головний спеціаліст відділу з організації
оборонної і мобілізаційної роботи та
взаємодії з правоохоронними органами
Миколаївської міської ради _ __________ _________________
(підпис) (ініціали та прізвище)
Додаток 13
до Інструкції
ЗРАЗОК
|
засідання постійно діючої експертної комісії щодо відбору та знищення документів з грифом «Для службового користування» з мобілізаційних питань, що втратили наукову, історико-культурну і практичну цінність в ___________________________________
У засіданні комісії взяли участь:
Голова комісії: _________________ - ____________________________;
Члени комісії: ________________ - __________________________________;
_________________ - __________________________________ ________________- __________________________________.
1. Посторінковий перегляд справи 12-07 ДСК «Листування з установами, організаціями, підприємствами з мобілізаційних питань» за 2015 рік.
Доповідач: Головний спеціаліст відділу з організації оборонної і мобілізаційної роботи та взаємодії з правоохоронними органами Миколаївської міської ради.
2. Проведення експертизи наукової, історико-культурної і практичної цінності документів і справ з грифом «Для службового користування» «Літер «М» за 2009-2014 роки.
Доповідач: Начальник відділу з організації оборонної і мобілізаційної роботи та взаємодії з правоохоронними органами Миколаївської міської ради.
З першого питання слухали головного спеціаліста відділу з організації оборонної і мобілізаційної роботи та взаємодії з правоохоронними органами Миколаївської міської ради про посторінковий перегляд справи 12-07 ДСК “Листування з установами, організаціями, підприємствами з мобілізаційних питань” за 2015 рік _______________ звернула увагу на необхідність вилучення зі справи 12-07 ДСК у зв’язку з продовженням терміну виконання документи: від 20.02.2015 № М/7/12-07 дск та від 21.04.2015 № М/17/12-07дск. ________ запропонувала перереєструвати зазначені документи у 2016 році за новими вхідними номерами у журналі обліку вхідних документів з грифом «Для службового користування» «Літер «М» та перенести знов зареєстровані документи до аналогічної справи за 2016 рік.
З другого питання слухали начальника відділу з організації оборонної і мобілізаційної роботи та взаємодії з правоохоронними органами Миколаївської міської ради стосовно проведення експертизи наукової, історико - культурної і практичної цінності документів і справ з грифом “Для службового користування “ “Літер “М” за 2009-2014 роки.
1. Зі справи 12-07 ДСК “Листування з установами, організаціями, підприємствами з мобілізаційних питань” за 2015 рік вилучити документи: від 20.02.2015 № М/7/12-07 дск, від 21.04.2015 №М/17/12-07дск та перереєструвати їх у 2016 році у журналі обліку вхідних документів з грифом “Для службового користування” “Літер “М” у зв’язку з продовженням терміну виконання документа та перенести знов зареєстровані документи до аналогічної справи за 2016 рік.
2. Керуючись термінами зберігання документальних матеріалів з грифом “Для службового користування” “Літер “М” знищити документи і справи за 2009-2014 роки, які втратили наукову, історико-культурну і практичну цінність.
Рішення комісії оформити актом про знищення документів з грифом “Для службового користування” “Літер “М”. В облікових журналах після знищення документів зробити відповідні відмітки.
Голова комісії: _________________ ___________________
(підпис) (ініціали та прізвище)
Секретар комісії: _________________ ___________________
(підпис) (ініціали та прізвище)
_________________________________________________________________________
Опубліковано: 20 березня 2020р.