МИКОЛАЇВСЬКИЙ МІСЬКИЙ ГОЛОВА
РОЗПОРЯДЖЕННЯ
21 грудня 2017 № 396р
Про затвердження Порядку роботи
з електронними документами та
документами у сканованій формі
у Миколаївській міській раді, її
виконавчих органах
З метою підвищення ефективності й прозорості роботи Миколаївської міської ради та її виконавчих органів, відповідно до Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», постанови Кабінету Міністрів України від 28.10.2004 № 1453 «Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади», розпорядження Кабінету Міністрів України від 20.09.2017 № 649-р «Про схвалення Концепції розвитку електронного урядування в Україні», враховуючи розпорядження міського голови від 18.07.2017 № 214р «Про організацію роботи щодо впровадження електронного документообігу в Миколаївській міській раді», керуючись п.п. 19, 20 ч. 4 ст. 42 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»:
1. Затвердити Порядок роботи з електронними документами та документами у сканованій формі у Миколаївській міській раді, її виконавчих органах (додається).
2. Керівникам виконавчих органів Миколаївської міської ради забезпечити неухильне дотримання підпорядкованими працівниками Порядку роботи з електронними документами та документами у сканованій формі у Миколаївській міській раді, її виконавчих органах.
3. Контроль за виконанням даного розпорядження покласти на керуючого справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради.
Секретар міської ради Т.В. Казакова
ЗАТВЕРДЖЕНО
розпорядження
міського голови
від 21 грудня 2017
№ 396р
ПОРЯДОК
роботи з електронними документами та документами у сканованій формі
у Миколаївській міській раді, її виконавчих органах
1. Загальні положення
1.1. Порядок роботи з електронними документами та документами у сканованій формі у Миколаївській міській раді, її виконавчих органах (далі – Порядок) встановлює загальні вимоги щодо впровадження електронного документообігу через автоматизовану систему контролю і організації діловодства «Аскод» (далі – система), організації роботи з електронними документами у діловодстві Миколаївської міської ради (далі – міська рада) та її виконавчих органів.
Дія Порядку не поширюється на документи, що мають гриф «для службового користування», містять конфіденційну та таємну інформацію.
З питань, не врегульованих цим Порядком, необхідно керуватися нормами законодавства України та Інструкції з діловодства у Миколаївській міській раді та її виконавчих органах (далі – Інструкція з діловодства).
1.2. Організація роботи з електронними документами у діловодстві міської ради покладається на управління апарату міської ради, виконавчого комітету міської ради – на департамент забезпечення діяльності виконавчих органів міської ради, у діловодстві інших виконавчих органів міської ради - на загальні відділи, канцелярії, секретарів або на спеціально призначених для цього працівників (далі – служба діловодства).
1.3. Технічне супроводження електронного документообігу в міській раді, виконавчому комітеті міської ради та його програмно-апаратне забезпечення покладається на відділ стандартизації та впровадження електронного врядування міської ради, в інших виконавчих органах міської ради – на структурний підрозділ (департамент, управління, відділ, сектор) інформаційних технологій або фахівця з інформаційних технологій, на якого покладається виконання функцій структурного підрозділу інформаційних технологій (далі – служба інформаційних технологій).
1.4. Організація роботи з документами в системі згідно з цим Порядком передбачає налагодження відповідного програмного забезпечення на робочих місцях, забезпечення одночасної безперебійної роботи технічних і програмних засобів на усіх ланках діловодного процесу з використанням електронного цифрового підпису.
Якщо в установі не застосовується електронний цифровий підпис, користувачі системи попередньо опрацьовують документи у сканованій формі без електронного цифрового підпису (далі – сканований документ).
1.5. У цьому Порядку застосовується принцип єдності підходів щодо роботи з документами незалежно від форми (паперова, електронна) їх створення.
1.6. Міська рада та її виконавчі органи організовують діловодство на підставі Інструкції з діловодства з врахуванням вимог цього Порядку.
1.7. Відповідальність за дотримання вимог цього Порядку покладається на керівників виконавчих органів міської ради. Дотримання вимог цього Порядку є обов’язковим для всіх працівників.
1.8. Усі користувачі зобов’язані систематично перевіряти надходження документів у систему, працювати в системі лише під своїми логіном та паролем.
2. Організація електронного документообігу
2.1. Усі документи, адресовані міській раді, виконавчому комітету міської ради, іншим виконавчим органам міської ради, їх керівникам, а також такі, в яких не зазначено конкретну посадову особу або виконавчий орган міської ради як адресат, надходять до служби діловодства, де здійснюється їх попередній розгляд та реєстрація відповідно до виду документа та адресата.
2.2. У міській раді та її виконавчих органах, де встановлено систему «Аскод», документи реєструються лише один раз: вхідні – у день надходження або в перший робочий день у разі одержання документів у вихідні, неробочі та святкові дні або неробочий час, створювані – у день підписання або затвердження (внутрішні – у день підписання або затвердження, вихідні – у день відправлення).
2.3. При створенні документа в системі оформлюється реєстраційно-контрольна картка (далі – РКК) із зазначенням обов’язкових реквізитів згідно з Інструкцією з діловодства.
Після надходження до виконавчих органів міської ради, їх структурних підрозділів зареєстрованих документів достатньо відкрити реєстраційно-контрольну картку (далі – РКК) документа та попередньо опрацьовувати його у встановленому порядку без повторної реєстрації.
Організація роботи з вхідними електронними документами
2.4. На паперовий оригінал документа ставиться реєстраційний штамп на нижньому полі першого аркуша документа праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки, із зазначенням назви органу, реєстраційного номера, який присвоїла система, та дати реєстрації.
2.5. Після проставляння реєстраційного штампа документ сканується в повному обсязі та його електронна копія (паперовий оригінал залишається в службі діловодства) направляється керівництву відповідно до розподілу обов’язків для створення резолюції. Одночасно сканований документ отримує посадова особа, на яку покладені обов’язки по забезпеченню і обслуговуванню роботи керівника, для підготовки проекту резолюції (далі – секретар або відповідальна особа).
2.6. Скануванню не підлягають документи, які надійшли у форматі, більшому ніж А-4, прошиті, зброшуровані документи, друковані видання (книги, журнали, бюлетені тощо), документи з грифом «Для службового користування», додатки до заяв на отримання адміністративних послуг.
Паперовий документ з додатками за наявності може бути переданий виконавцю за зверненням останнього у встановленому порядку, який після відпрацювання повертає його до служби діловодства для формування справи.
2.7. Після складення та підписання резолюції сканований документ секретарем або відповідальною особою надсилається системою всім визначеним виконавцям. Усі примірники електронного документа, які одночасно надійшли до кількох виконавців, мають однакову юридичну силу. Визначення головних та допоміжних виконавців визначається порядком вибору прізвищ у резолюції та залежить від кількості окремих резолюцій. Головний виконавець обирається першим у списку виконавців резолюції або головний той, напроти прізвища якого проставлена позначка «v» у полі «!!!» у розділі «Створити нову резолюцію».
Якщо одною посадовою особою створено складну резолюцію (тобто резолюцію з різними завданнями для різних виконавців), кожен перший виконавець кожної резолюції буде визначатися головним або той, напроти прізвища якого проставлена позначка «v» у полі «!!!» у розділі «Створити нову резолюцію».
При делегуванні завдань головними виконавцями на своїх підлеглих принцип визначення головного виконавця залишається незмінним.
2.8. Накладання резолюцій повинно відбуватися згідно з розподілом обов’язків та посадовими інструкціями (повноваженнями), відповідно до підпорядкування виконавчих органів міської ради.
Кожен виконавець зобов’язаний підтвердити у системі початок виконання завдання, а після опрацювання документа – надати звіт про його завершення.
2.9. Зареєстровані вхідні документи надходять до виконавчих органів міської ради (їх структурних підрозділів) згідно з резолюцією. Вікно системи «Аскод сьогодні» відображає, з якою метою надійшов документ: на розгляд, погодження, виконання тощо.
Система дає змогу бачити та опрацьовувати документи тільки свого виконавчого органу міської ради (його структурного підрозділу) у блоці «Мій кабінет».
2.10. Документи, які надійшли до виконавчих органів міської ради (їх структурних підрозділів) без реєстрації у службі діловодства, повертаються на реєстрацію згідно з цим Порядком.
2.11. Після отримання керівником виконавчого органу міської ради (його структурного підрозділу) та розгляду вхідного документа ним складається й підписується резолюція, яку він або секретар (відповідальна особа, діловод за наявності) разом з документом розсилають на виконання до безпосередніх виконавців через систему.
2.12. Безпосередні виконавці, отримуючи документ, відпрацьовують його згідно з резолюцією та повноваженнями, готують проект документа (відповіді) за необхідності, надсилають своєму керівнику виконавчого органу міської ради на погодження, після чого, у разі погодження, – секретарю міської ради, першому заступнику або заступнику міського голови, керуючому справами виконавчого комітету міської ради (далі – керуючому справами) за підпорядкуванням на погодження та підпис.
2.13. Якщо документ підготовлений за підписом міського голови, після отримання погодження безпосереднього керівника, виконавець направляє документ на погодження секретарю міської ради, першому заступнику або заступнику міського голови, керуючому справами за підпорядкуванням.
2.14. Зауваження і пропозиції до поданого проекту електронного документа (за наявності) фіксуються в окремому електронному документі, на який накладається електронний цифровий підпис посадової особи. Можна вносити зміни одразу в текст запропонованого проекту документа. При збереженні в системі сформується нова версія документа і залишиться попередній варіант. Такий спосіб дає можливість відобразити усю історію створення документа.
2.15. У разі визначення в резолюції декількох виконавців процес погодження відбувається аналогічно.
2.16. Після погодження та/або підписання з використанням електронного цифрового підпису проекту документа (відповіді) міським головою, секретарем міської ради, першим заступником або заступником міського голови, керуючим справами за підпорядкуванням, керівник одноособово або секретар (відповідальна особа) направляє документ до служби діловодства на реєстрацію та відправлення адресату.
Служба діловодства створений електронний документ (відповідь) приєднує до РКК зареєстрованого вхідного документа з обов’язковою відміткою в системі про зв’язок вихідного документа (відповіді) з вхідним документом.
Служба діловодства перед відправленням електронного документа перевіряє його цілісність та справжність усіх накладених на нього електронних цифрових підписів з додержанням вимог Інструкції з діловодства.
2.17. За необхідності відправлення адресату паперового примірника секретар або відповідальна особа роздруковує проект на необхідному бланку разом з іншими примірниками і надає на підпис керівнику, після чого підписаний на бланку документ (відповідь) разом з іншими примірниками передає до служби діловодства для відправлення адресату поштовим або іншим зв’язком і остаточного формування справи.
У такому випадку служба діловодства сканує зареєстрований паперовий примірник з підписом керівника і приєднує до РКК зареєстрованого вхідного документа з обов’язковою відміткою в системі про їх зв’язок.
2.18. Усі документи, що надходять на адресу інших виконавчих органів міської ради, які мають статус юридичної особи, приймаються централізовано в їх службі діловодства або відповідальною особою, робота в системі здійснюється за аналогічним порядком.
2.19. Якщо термін виконання документа менше ніж 3 дні, сканований документ секретарем або відповідальною особою надсилається безпосереднім виконавцям з проектом резолюції. Після підписання резолюції виконавці отримують повідомлення про зміну резолюції або її підтвердження.
2.20. Документи, які потребують контролю за виконанням, після реєстрації та сканування надсилаються структурному підрозділу з питань контролю або уповноваженій керівником посадовій особі (далі – служба контролю) для визначення контрольної дати, подальшого опрацювання або зняття з контролю.
2.21. Служба контролю у визначені терміни надсилає через систему головному виконавцю документа нагадування про наближення контрольного строку виконання документа, переліки контрольних документів, аналітичні довідки.
Служба контролю має право повертати документ, що надійшов від головного виконавця документа, у разі якщо факти, викладені у ньому, є недостовірними, неточними, застарілими тощо. Про виявлені недоліки зазначається у супровідному листі про повернення.
2.22. Усім іншим документам, в яких міститься завдання, але вони не контролюються службою контролю, система автоматично виставляє термін виконання 30 днів, який може коригуватися керівництвом, але не перевищувати 30 днів. Для закриття таких документів виконавець вказує у системі про зв’язок вхідного документа із вихідним або інший вид виконання (вирішено у телефонному режимі, взято участь у нараді, підготовлено розпорядження тощо).
2.23. Зняття документа з контролю відбувається у стані «виконаний» на підставі електронного документа (сканованої копії документа) або коментаря виконавця у картці резолюції у разі відсутності електронного документа. Документ переходить у стан «виконаний» автоматично після виконання резолюцій усіма виконавцями.
2.24. Факт передачі оригіналів (паперових) документів виконавчим органам фіксується в системі у РКК документа.
2.25. При створенні електронного документа в системі обов’язковою є відмітка про зв’язок з іншим документом (наприклад, вихідного документа з вхідним), якщо такий зв’язок існує.
Організація роботи з вихідними електронними документами
2.26. Вихідні документи готують виконавчі органи міської ради або їх структурні підрозділи (відповідальні виконавці) з власної ініціативи у межах повноважень та функціональних обов’язків або на виконання завдань керівництва.
Для підготовки вихідного (ініціативного) документа виконавець створює в системі проект документа і надсилає його до зацікавлених осіб на погодження.
2.27. У разі надсилання проекту документа міському голові, секретарю міської ради, першому заступнику або заступнику міського голови, керуючому справами за підпорядкуванням, керівнику виконавчого органу міської ради, що має статус юридичної особи, на погодження одночасно цей проект отримує секретар або відповідальна особа для попереднього розгляду.
2.28. Система присвоїть цьому проекту документа номер, який не є реєстраційним, а лише порядковим. Якщо документ у кінцевому результаті не буде підписаний уповноваженою особою, його реєстраційну картку слід видалити автору цієї картки.
2.29. Погодження проекту електронного документа здійснюється шляхом накладення на нього електронного цифрового підпису посадової особи.
2.30. Зауваження і пропозиції до поданого проекту електронного документа (за наявності) фіксуються згідно з п. 2.14 цього Порядку.
2.31. Після надходження всіх зауважень та погоджень від зацікавлених осіб головний виконавець коригує проект документа і відправляє на погодження повторно.
2.32. Погоджений, а у разі зауважень та пропозицій, узгоджений та відкоригований проект документа передається керівнику на підпис.
2.33. Після підписання документ надходить до служби діловодства на реєстрацію та відправлення адресату з додержанням тих же вимог, що й для вхідних документів.
Створений електронний документ приєднується до РКК зареєстрованого документа з обов’язковою відміткою в системі про зв’язок вихідного документа з вхідним документом, якщо такий зв’язок існує.
2.34. Якщо адресат не є користувачем системи «Аскод» або документ необхідно надіслати в паперовому вигляді, виконавець зобов’язаний видрукувати підписаний електронний документ на офіційному бланку разом з необхідними примірниками і подати паперовий документ керівнику на підпис.
Підписаний документ на бланку з необхідними примірниками надати до служби діловодства.
Служба діловодства:
- реєструє підписаний документ в системі та робить відповідний запис на документі;
- сканує підписаний оригінал документа з реєстраційним номером та прикріпляє файл до РКК;
- за необхідності вибирає, який файл із пакета документів необхідно відправити адресату, і відмічає його в системі;
- вказує у вкладці «Адресат» адресата, якому направляється документ;
- відправляє паперовий оригінал.
Під час приймання від виконавців паперових вихідних документів працівники служби діловодства здійснюють дії згідно з Інструкцією з діловодства.
2.35. Обмін інформацією між виконавчими органами міської ради та їх структурними підрозділами відбувається лише в електронному вигляді.
2.36. Документи тимчасового терміну зберігання і ті, що не передаються до архіву установи, зберігаються в електронному вигляді і видруковуються за потребою. До документа може додаватися «Картка погоджень», яка відображає, які посадові особи погоджували цей документ, та час і дату погодження.
Документи постійного терміну зберігання, що належать до Національного архівного фонду, формуються у справи в паперовому вигляді згідно з номенклатурою справ та передаються на збереження до архівного відділу міської ради.
Організація роботи з внутрішніми електронними документами
2.37. Документи внутрішнього листування не мають паперових примірників, а їх передача здійснюється лише через систему, окрім документів, що мають окремі нормативно визначені особливості оформлення їх паперових примірників. Під нормативно визначеними особливостями оформлення паперового документа розуміється наявність затвердженої форми для документа та/або обов’язковість присутності на документі, що надсилається адресату, визначеної кількості власноручних підписів і печаток тощо. Документ внутрішнього листування може мати паперовий примірник, якщо неможливо передати документ адресату в системі.
2.38. Контролером внутрішніх документів (внутрішнє листування, протоколи, доручення) може бути посадова особа виконавчого органу міської ради, визначена підписантом документа.
Організація роботи з іншими видами електронних документів
(рішення, розпорядження, накази, протоколи, угоди тощо)
2.39. Документи, які не належать до внутрішнього листування (рішення, розпорядження, накази, протоколи, угоди тощо), можуть проходити процес підготовки, узгодження, реєстрації та виконання в системі. Для підписання документи видруковуються на спеціальних бланках, до них долучається картка узгоджень, яка відображає, які посадові особи узгоджували документ, результат узгодження, а також час та дату узгодження.
2.40. Погодження проекту електронного документа здійснюється шляхом накладення на нього електронного цифрового підпису посадової особи.
2.41. Зауваження і пропозиції до поданого проекту електронного документа (за наявності) фіксуються згідно з п. 2.14 цього Порядку.
2.42. Після надходження всіх зауважень та погоджень від зацікавлених осіб головний виконавець коригує проект документа і відправляє на погодження повторно.
2.43. Погоджений, а у разі зауважень та пропозицій, узгоджений та відкоригований проект документа передається керівнику на підпис.
2.44. Після погодження головний виконавець готує повний пакет документів у паперовому вигляді, у тому числі видруковує із системи «Картку погоджень», у якій зазначено, які посадові особи погоджували цей документ, час і дату погодження, та додає її до пакета документів, здійснює їх погодження згідно із Регламентом установи.
2.45. Після остаточного погодження та/або прийняття (рішення міської ради, виконавчого комітету) паперового оригіналу документа він передається на підпис до керівника.
2.46. Після підписання документ реєструється в системі, реєстраційний номер переноситься на паперовий оригінал, сканується сам документ та, за потреби, документи, які до нього додаються. Сканований документ повинен повністю відтворювати оригінал паперового документа, з візами погодження та підписом керівника для збереження в системі.
2.47. Для розсилання готується другий примірник документа, який містить текст документа, відтворений на бланку, та засвідчення підпису керівника негербовою печаткою служби діловодства. На цей примірник у відповідній вкладці системи створюється реєстраційна картка, обираються адресати, яким необхідно направити документ згідно із розрахунком розсилання, що надається розробником цих документів.
Якщо неможливо з об’єктивних причин направити сканований електронний примірник згідно з реєстром розсилання, виготовляється та розсилається паперовий засвідчений примірник.
2.48. Доручення міського голови, секретаря міської ради, першого заступника або заступника міського голови, керуючого справами, керівника виконавчого органу міської ради, що мають статус юридичної особи, реєструються у службах діловодства та/або контролю, відповіді на виконання цих доручень також за умови збереження усіх необхідних реквізитів та віз погоджень.
Виконавчі органи міської ради, які не мають надійних засобів електронного цифрового підпису, подають листи-відповіді на реєстрацію в паперовому вигляді.
Для забезпечення контролю за виконанням цих документів служби діловодства та/або контролю присвоюють їм реєстраційний вхідний номер.
2.49. Протоколи засідань комісій, нарад, робочих груп тощо реєструються виконавчими органами міської ради або їх структурними підрозділами, які відповідають за напрямок роботи або організаційне забезпечення діяльності відповідного керівника, який є головою комісії, групи або головує на засіданні чи нараді.
2.50. За розсилання копій доручень, протоколів засідань комісій, груп, нарад тощо та збереження паперових оригіналів несуть відповідальність розробники зазначених документів.
2.51. Для організації контролю за виконанням зазначених документів необхідно додавати до розрахунку розсилання службу контролю.
3. Прикінцеві положення
3.1. У системі передбачено створення довідкових документів з використанням підготовлених адміністратором системи шаблонів або, за бажанням користувача, через спеціальні фільтри. Умовою повного і якісного відбору документів для довідок є заповнення всіма користувачами всіх блоків системи.
3.2. Внесення будь-яких змін щодо технологічної інформації в системі (внесення/вилучення/коригування інформації, блокування облікового запису про користувача тощо) здійснюється на підставі заявки, надісланої через систему, до відділу стандартизації та впровадження електронного врядування міської ради, який приймає рішення про виконання чи відхилення заявки.
_______________________________________________________