РІШЕННЯ
№ 12/22 від 2011-12-23
Про внесення змін та доповнень до рішень міської ради від 27.01.11 № 3/10 “Про затвердження структури виконавчих органів Миколаївської міської ради та апарату Миколаївської міської ради”, від 21.04.11 № 5/3 “Про затвердження Положень про виконавчі органи Миколаївської міської ради та апарат Миколаївської міської ради”
У зв’язку із запровадженням з першого січня 2012 року нової Типової відомчої класифікації видатків та кредитування місцевих бюджетів, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 14.02.11 № 96 “Про затвердження Типової відомчої класифікації видатків та кредитування місцевих бюджетів”, з урахуванням наказу Міністерства фінансів України від 14.12.11 № 1627 „Про доповнення Типової відомчої класифікації видатків та кредитування місцевих бюджетів”, керуючись п. 5 ч. 1 ст. 26 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”, міська рада
ВИРІШИЛА:
1. Внести до рішення міської ради від 27.01.11 № 3/10 “Про затвердження структури виконавчих органів Миколаївської міської ради та апарату Миколаївської міської ради” зміни.
1.1. Ліквідувати з першого січня 2012 року технічно-транспортне управління Миколаївської міської ради шляхом приєднання до виконавчого комітету Миколаївської міської ради, який є правонаступником всіх прав та обов’язків ліквідованого управління.
1.2. Виключити з пункту 6 слова “технічно-транспортне управління”.
1.3. Створити з першого січня 2012 року в департаменті забезпечення діяльності виконавчих органів Миколаївської міської ради технічно-транспортний відділ.
1.4. Доручити міському голові створити комісію з припинення діяльності технічно-транспортного управління.
1.5. Пункт 2 викласти в новій редакції:
„2. Затвердити загальну чисельність виконавчих органів Миколаївської міської ради та апарату Миколаївської міської ради в межах 899,5 одиниць.”
2. Внести до рішення міської ради 21.04.11 № 5/3 “Про затвердження Положень про виконавчі органи Миколаївської міської ради та апарат Миколаївської міської ради” зміни та доповнення.
2.1. Положення про технічно-транспортне управління Миколаївської міської ради визнати таким, що втратило чинність.
2.2. Затвердити Положення про департамент забезпечення діяльності виконавчих органів Миколаївської міської ради в новій редакції (додається).
3. У зв’язку зі змінами в організації роботи доручити:
- виконавчим органам міської ради провести організаційні заходи щодо ліквідації та введення виконавчого органу міської ради згідно з діючим законодавством;
- департаменту фінансів Миколаївської міської ради при формуванні міського бюджету на 2012 рік врахувати видатки на утримання технічно-транспортного відділу департаменту забезпечення діяльності виконавчих органів Миколаївської міської ради згідно з діючим законодавством.
4. Контроль за виконанням даного рішення покласти на першого заступника міського голови Андрієнка Ю.Г.
| Міський голова | В.Д. Чайка |
Затверджено
рішенням міської ради
від 23 грудня 2011
№12/22
ПОЛОЖЕННЯ
про департамент забезпечення діяльності виконавчих органів
Миколаївської міської ради
1. Загальні положення
1.1. Департамент забезпечення діяльності виконавчих органів Миколаївської міської ради (скорочена назва – департамент забезпечення діяльності виконавчих органів) /далі – департамент/ є виконавчим органом Миколаївської міської ради, підзвітним і підконтрольним міській раді, підпорядкованим виконавчому комітету, міському голові та першому заступнику міського голови.
1.2. Департамент у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, актами органів виконавчої влади, рішеннями міської ради, рішеннями виконавчого комітету міської ради, розпорядженнями міського голови та цим Положенням.
2. Основні завдання
2.1. Департамент:
- у межах своєї компетенції бере участь у реалізації політики органів місцевого самоврядування у відповідній сфері діяльності виконавчого органу;
- здійснює організаційно-технічне та господарське забезпечення діяльності міської ради та її виконавчих органів;
- виконує відповідно до законодавства контрольні функції у відповідній сфері діяльності;
- здійснює реєстраційні функції щодо листів, звернень, пропозицій, заяв, скарг фізичних та юридичних осіб;
- узагальнює практику застосування законодавства, розробляє пропозиції щодо його вдосконалення і вносить їх на розгляд міського голови, виконавчого комітету, міської ради;
- оперативно надає до уповноваженого органу міської ради якісні інформаційні матеріали про діяльність виконавчого органу для розміщення на офіційному сайті Миколаївської міської ради та власній веб-сторінці виконавчого органу;
- здійснює інші функції, що випливають з покладених на нього завдань.
3. Структура та організація роботи
3.1. Департамент очолює директор, який призначається на посаду та звільняється з посади міським головою у порядку, визначеному законодавством.
Директор департаменту безпосередньо підпорядкований першому заступнику міського голови, йому підконтрольний та підзвітний.
3.2. Структуру департаменту, штатну чисельність та положення про його структурні підрозділи затверджує міський голова.
3.3. Директор департаменту має заступника (заступників), який (які) призначається (призначаються) на посаду та звільняється (звільняються) з посади міським головою за поданням директора департаменту в порядку, визначеному законодавством.
Заступник (заступники) директора департаменту виконує (виконують) функції, повноваження і завдання відповідно до розподілу обов’язків, визначених директором департаменту.
Інших працівників департаменту призначає на посади та звільняє з посад міський голова за поданням директора департаменту в порядку, визначеному законодавством.
3.4. Директор департаменту:
3.4.1. Здійснює керівництво діяльністю департаменту, несе персональну відповідальність відповідно до вимог чинного законодавства за виконання покладених на департамент завдань.
3.4.2. Організовує роботу та визначає міру відповідальності керівників структурних підрозділів департаменту.
3.4.3. Затверджує посадові інструкції працівників департаменту.
3.4.4. Погоджує питання преміювання, службових відряджень, надання відпусток і матеріальної допомоги на оздоровлення та для вирішення соціально-побутових питань.
3.4.5. Розробляє проекти нормативно-правових актів (рішення міської ради, виконавчого комітету міської ради, розпорядження міського голови).
3.4.6. Візує аркуш погодження проектів рішень виконавчого комітету міської ради, розпоряджень міського голови.
3.4.7. Розглядає кореспонденцію, що надійшла до департаменту, організовує роботу по виконанню даних по ній доручень.
3.4.8. Розглядає документи, які є підставою для проведення господарських операцій.
3.4.9. Координує роботу з впровадження стандартів ISO 9001:2008 та електронного документообігу в діяльність виконавчих органів Миколаївської міської ради.
3.4.10. Здійснює інші повноваження, передбачені законодавством, рішеннями міської ради, рішеннями виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови та цим Положенням.
4. Компетенція департаменту
4.1. Здійснення господарського та технічного забезпечення проведення пленарних засідань міської ради, виконкому міської ради, нарад, інших засідань, урочистих заходів, які проводить міська рада, виконком міської ради та міський голова, офіційних візитів до виконкому міської ради тощо.
4.2. Підготовка засідань виконкому міської ради, а також ведення і оформлення протоколів пленарних засідань міської ради та виконкому міської ради.
4.3. Реєстрація, оформлення, облік і зберігання в установлені терміни рішень міської ради, виконкому міської ради, розпоряджень міського голови та інших документів, визначення складу осіб аркуша погодження проектів рішень виконкому міської ради та розпоряджень міського голови.
4.4. Редагування, друкування, розмноження рішень міської ради, виконкому міської ради, розпоряджень міського голови, листів та інших документів, своєчасне доведення їх до виконавчих органів ради, установ, організацій, посадових осіб і громадян, у разі необхідності надання копій, витягів з прийнятих актів органів та посадових осіб місцевого самоврядування.
4.5. Надання методичної та практичної допомоги виконавчим органам міської ради у підготовці проектів рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови.
4.6. Приймання, реєстрація і своєчасне передання за призначенням вхідної кореспонденції, внутрішньої документації міської ради та її виконавчих органів, реєстрація і відправлення вихідної кореспонденції.
4.7. Приймання і первинне опрацювання письмових звернень громадян, реєстрація звернень, вивчення їх змісту та своєчасне передання на розгляд міському голові, секретарю міської ради та заступникам міського голови.
4.8. Приймання, реєстрація і своєчасне передання за призначенням документів з грифом обмеження доступу “ДСК”, проведення щорічних перевірок стану організації роботи з документами, що мають гриф “ДСК”, у виконавчих органах міської ради.
4.9. Ведення обліку та оформлення періодичних видань.
4.10. Обробка на ПК кореспонденції, у тому числі звернень громадян, та інформаційного архіву.
4.11. Підготовка графіків проведення особистих прийомів громадян міським головою, його заступниками та секретарем міської ради, забезпечення належної організації особистих прийомів, підготовка матеріалів для особистих прийомів, отримання від виконавчих органів міської ради довідок, пояснень та інших матеріалів, необхідних для здійснення прийому громадян.
4.12. Підготовка графіків особистих доповідей керівників виконавчих органів міської ради перед міським головою на апаратних нарадах про стан роботи зі зверненнями громадян.
4.13. Консультування громадян про порядок вирішення порушених питань.
4.14. Здійснення контролю за своєчасним розглядом пропозицій, заяв і скарг громадян виконавчими органами міської ради, організаціями та установами міста.
4.15. Проведення аналізу письмових та усних звернень громадян до міського голови та його заступників, інформування керівництва про стан цієї роботи.
4.16. Здійснення перевірок стану діловодства у виконавчих органах міської ради, а також додержання законодавства про звернення громадян, відповідно до своїх повноважень, у виконавчих органах міської ради, організаціях та установах міста, надання методичної та практичної допомоги в організації й проведенні роботи з документами та пропозиціями, заявами і скаргами громадян.
4.17. Підготовка щомісячних, щоквартальних та щорічних звітів щодо стану діловодства та роботи зі зверненнями громадян.
4.18. Інформування міського голови та його заступників про факти порушення виконавської дисципліни й формального ставлення до розгляду звернень громадян у виконавчих органах міської ради, організаціях та установах міста.
4.19. Забезпечення оприлюднення у засобах масової інформації та на офіційному веб-сайті міської ради узагальнених інформацій про роботу зі зверненнями громадян.
4.20. Складання та погодження зведеної номенклатури справ міської ради та виконкому міської ради, перевірка відповідності формування документів у справи затвердженій номенклатурі. Приймання на зберігання в установленому порядку архівних документів постійного терміну зберігання від виконавчих органів міської ради, забезпечення зберігання в архіві виконкому міської ради згідно з діючими інструкціями та положеннями, підготовка документів Національного архівного фонду для передавання до архівного відділу виконкому Миколаївської міської ради.
4.21. Забезпечення роботи ЕК виконкому міської ради, надання методичної допомоги у проведенні експертизи цінності документів.
4.22. Підготовка апаратних нарад з керівниками виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, установ та організацій, ведення та оформлення протоколів апаратних нарад.
4.23. Підготовка щомісячних планів заходів, що проводяться Миколаївською міською радою та її виконавчими органами за участю міського голови, секретаря міської ради та заступників міського голови.
4.24. Здійснення контролю за виконанням доручень міського голови, наданих на апаратних нарадах та засіданнях виконкому міської ради, а також за виконанням планів заходів.
4.25. Підготовка інформації міському голові щодо виконання вищевказаних доручень та планів заходів, чергувань посадових осіб місцевого самоврядування.
4.26. Участь в організації та підготовці святкових заходів, які проводяться міською радою, виконкомом міської ради та міським головою, підготовка телеграм для привітання з днями народження, іншими визначними датами.
4.27. Організація проведення апаратних навчань посадових осіб органів місцевого самоврядування.
4.28. Здійснення контролю за строками виконання документів, завдань, а також по суті вирішення питань та виконання доручень.
4.29. Відстеження руху й фіксація фактичного виконання контрольних вхідних, вихідних та внутрішніх документів, що мають важливе значення, а також доручень керівництва.
4.30. Здійснення контролю за виконанням резолюцій міського голови, секретаря міської ради та заступників міського голови згідно з установленими термінами на документах.
4.31. Здійснення контролю за вчасним виконанням законів України, актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України, актів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, протоколів облдержадміністрації, рішень Миколаївської обласної ради, рішень колегій облдержадміністрації, розпоряджень і доручень голови облдержадміністрації, рішень виконкому міської ради, розпоряджень міського голови.
4.32. Аналіз причин виникнення порушень строків виконання зазначених документів та внесення пропозицій керівництву щодо їх усунення.
4.33. Узагальнення відомостей, одержаних під час відстеження процесу руху документів, про хід і результати їх виконання, доведення цих відомостей до керівництва.
4.34. Внесення пропозицій про зняття з контролю чи продовження термінів виконання контрольних документів, притягнення в установленому порядку до відповідальності посадових осіб за їх невиконання або неналежне виконання.
4.35. Вироблення та внесення пропозицій щодо прискорення виконання документів, підвищення якості виконавської дисципліни, удосконалення організації контролю й управління в цілому.
4.36. Вжиття заходів щодо раціональної організації робочих місць і обладнання службових приміщень, забезпечення міської ради та її виконавчих органів меблями, папером, канцелярським приладдям, оргтехнікою та іншим інвентарем, видавання довідкової літератури.
4.37. Забезпечення належної роботи телефонного зв’язку, утримання в належному технічному стані телефонного обладнання, телерадіоапаратури.
4.38. Утримання в належному технічному, санітарному та протипожежному стані службових приміщень та обладнання, забезпечення своєчасного проведення їхнього ремонту.
4.39. Здійснення контролю за санітарним та технічним станом території, прилеглої до адміністративної будівлі, у тому числі керування роботами з упорядкування, озеленення та прибирання вказаної території, святкового художнього оформлення фасаду будівлі тощо.
4.40. Здійснення контролю за експлуатацією адміністративних будівель, їхніх опалювальних систем, котелень, систем водопостачання, електропостачання, каналізації та вивозом сміття.
4.41. Розроблення річних та перспективних планів ремонтних робіт, участь у підготовці договірної документації на виконання ремонтних робіт з підрядними організаціями, здійснення нагляду за якістю їх виконання.
4.42. Контроль за належним утриманням державної та місцевої символіки у службових приміщеннях.
4.43. Забезпечення належного утримання копіювальної та розмножувальної техніки, її ремонту, забезпечення витратними матеріалами та запасними частинами.
4.44. Забезпечення розміщення друкарської продукції, стендів в адміністративній будівлі та здійснення контролю за виготовленням штампів, печаток, факсиміле тощо.
4.45. Організація обліку товарно-матеріальних цінностей та забезпечення їхнього правильного використання й збереження.
4.46. Спільно з відділом бухгалтерського обліку проведення щорічної інвентаризації матеріальних цінностей, що знаходяться в користуванні працівників міської ради та виконкому міської ради, списання використаних матеріальних цінностей.
4.47. Участь у вжитті заходів щодо охорони службових приміщень та майна.
4.48. Підготовка і подання необхідних заявок-вимог на розгляд комітету з конкурсних торгів за бюджетні кошти для потреб діяльності міської ради та виконкому міської ради.
4.49. Забезпечення організаційно-технічної підготовки під час проведення виборів міського голови, депутатів міської ради, Всеукраїнського та місцевих референдумів.
4.50. Підготовка проектів рішень міської ради та виконкому міської ради, розпоряджень міського голови з питань, що відносяться до компетенції департаменту.
4.51. Розроблення та впровадження нормативних та методичних документів щодо вдосконалення роботи з документами та організації розгляду пропозицій, заяв і скарг громадян, їх особистого прийому в міській раді та її виконавчих органах, впровадження в роботу з документами новітніх інформаційних технологій.
4.52. Впровадження та координація дій по впровадженню у виконавчих органах міської ради міської Програми “Електронне врядування та електронна демократія в місті Миколаєві на 2010-2015 роки”.
4.53. Виконання завдань, що стоять перед міською радою та її виконавчими органами у сфері транспортного забезпечення.
4.54. Забезпечення за дорученням міського голови транспортом виборів міського голови та міської ради.
5. Права департаменту
5.1. Департамент має право:
- залучати спеціалістів органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками) для розгляду питань, що належать до його компетенції;
- здійснювати контроль, проводити перевірки, інспекції та аналітичну роботу з питань, що належать до його компетенції;
- одержувати у встановленому порядку від органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій інформацію, необхідну для виконання покладених на нього завдань;
- надавати виконавчим органам міської ради методичні рекомендації з питань, що належать до компетенції департаменту;
- вносити керівництву пропозиції з питань удосконалення роботи департаменту;
- скликати у встановленому порядку наради з питань, які належать до його компетенції;
- інші права, які належать до його компетенції.
6. Фінансування та матеріально-технічне
забезпечення діяльності департаменту
6.1. Департамент утримується за рахунок міського бюджету.
6.2. Працівниками департаменту є посадові особи органу місцевого самоврядування, водії та технічні працівники. Основні права, обов’язки, відповідальність, умови оплати праці і соціально-побутового забезпечення посадових осіб місцевого самоврядування визначаються Законом України “Про службу в органах місцевого самоврядування” та іншими законодавчими актами, водіїв та технічних працівників – чинним законодавством.
7. Відповідальність посадових осіб, водіїв та
технічних працівників департаменту
7.1. Посадові особи, водії та технічні працівники департаменту повинні сумлінно виконувати свої службові обов’язки, шанобливо ставитися до громадян, керівників і співробітників, дотримуватися високої культури спілкування, не допускати дій і вчинків, які можуть зашкодити інтересам служби чи негативно вплинути на репутацію міської ради, її виконавчих органів та посадових осіб.
7.2. Посадові особи, водії та технічні працівники департаменту несуть відповідальність згідно з чинним законодавством. Матеріальна шкода, завдана незаконними діями чи бездіяльністю посадових осіб або технічних працівників департаменту при здійсненні ними своїх повноважень, відшкодовується у встановленому законодавством порядку.
8. Заключні положення
8.1. Припинення діяльності департаменту здійснює міська рада за поданням міського голови у порядку, встановленому чинним законодавством.
8.2. Зміни та доповнення до цього Положення вносяться у порядку, встановленому для його прийняття.
________________________________________________________