Застосування сучасної системи роботи з документами у Миколаївській міській раді

З метою підвищення ефективності та прозорості роботи Миколаївської міської ради та її виконавчих органів, покращання надання послуг для мешканців міста на початку 2017 року було прийнято рішення про переведення в електронний формат системи документообігу та процедури опрацювання нормативно-правових актів Миколаївської міської ради.

На початку 2017 року робоча група провела ряд зустрічей з розробниками 4 різних програмних продуктів: системи електронного діловодства, впровадженої в Адміністрації Президента України, електронного документообігу компанії «IQusion», впровадженої в Кабінеті Міністрів України, системи електронного документообігу з функціями менеджменту для органів місцевої та державної влади «SX-Government» компанії Soft Xpansion International, системи АСКОД ПАТ Центр комп’ютерних технологій «Інфо-Плюс». Крім того, проводилися консультації з іншими розробниками подібних систем.

За результатами вивчення пропозицій було прийнято рішення доцільність використання системи «АСКОД», як такої, що найбільше відповідає вимогам автоматизації діловодства міської  ради.

Продукт, презентований «Інфо-Плюс», а саме система електронного документообігу АСКОД,  призначений для автоматизації процесів діловодства, службового, господарського та управлінського документообігу, для організації колективної роботи над документами з використанням безпаперових технологій та для забезпечення електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису.

Із застосуванням СЕД АСКОД впроваджено проекти у Київській міській державній адміністрації та міській раді, Волинській, Полтавській, Херсонській областях, містах Луцькі та Маріуполі, в Національному Банку України, Збройних Силах України тощо.

АСКОД дозволяє автоматизувати процеси діловодства, паперового та електронного документообігу, забезпечує оперативний доступ до документів, контроль виконавчої дисципліни, комунікацію між структурними підрозділами, надає можливість збирати статистичну та аналітичну інформацію.

Влітку 2017 року Миколаївська міська рада уклала з ПАТ Центр комп’ютерних технологій «Інфо-Плюс» угоду про співробітництво щодо налаштування системи електронного документообігу та надання послуг щодо підписки на систему. Досвід роботи компанії у галузі інформаційних технологій складає більше 20 років. З метою оптимізації витрат та економії коштів була обрана модель використання системи електронного документообігу за методологією SaaS.

До початку 2018 року АСКОД використовувався паралельно з існуючим програмним забезпеченням. З 2 січня нового року виконком міської ради почав повноцінно працювати з автоматизованою системою контролю і організації діловодства «Аскод». За цей період сектор приймання, обліку та організації роботи з документами зареєстрував 1619 документів, відділ звернень - 1250, відділ контролю – 58. До програми підключено всіх розпорядників коштів Миколаївської міської ради.

Фахівці міської ради у робочому режимі проводять навчальні семінари та Skype-конференції для відповідальних осіб виконкому та структурних підрозділів – головних розпорядників коштів.

Днями представники робочої групи із запровадження АСКОД відвідали Херсонську обласну державну адміністрацію з метою ознайомлення з практичними аспектами функціонування системи електронного документообігу, яка працює протягом 1,5 року. Досвід наших колег буде використано для подальшого налагодження ефективної роботи, враховуючи специфіку документообігу органів місцевого самоврядування. Досягнуто домовленості щодо направлення співробітників Миколаївської міської ради до Херсонської облдержадміністрації для обміну досвідом застосування АСКОД в практичній роботі.

8 лютого у Миколаївській міській раді пройшла відео-конференція з міською радою Маріуполя, як найбільш активним користувачем системи даного програмного забезпечення. Фахівці відділу стандартизації та впровадження електронного врядування, а також департаменту забезпечення діяльності виконавчих органів міської ради (канцелярія, відділ звернень громадян) обмінялися досвідом щодо роботи в системі АСКОД.

Повноцінний перехід на електронний формат системи документообігу та процедури опрацювання нормативно-правових актів вимагає значних ресурсів. При цьому у процесі роботи виник ряд типових труднощів, як організаційних, викликаних людським фактором, так і технічних, у зв’язку з застарілим технічним обладнанням.

Робота з налагодження функціонування системи АСКОД у міській раді триває, позиція керівництва мерії є послідовною та незмінною: електронний документообіг – це інструмент, який змусить посадових осіб працювати, чітко дотримуючись термінів та визначених правил.  

Відділ інформаційного забезпечення міської ради