МИКОЛАЇВСЬКИЙ МІСЬКИЙ ГОЛОВА

                                                           РОЗПОРЯДЖЕННЯ

            03 лютого 2022                                                                            №17р

Про затвердження Інструкції

з організації охорони та забезпечення

пропускного режиму до адміністративної

будівлі Миколаївської міської ради

Відповідно до частин 4, 6 статті 5 Закону України «Про державну таємницю», Закону України «Про охоронну діяльність», на виконання вимог Порядку організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18.12.2013 № 939 (зі змінами), з метою організації охорони комунального майна, створення умов особистої безпеки відвідувачів, визначення основних вимог та порядку організації пропускного режиму до адміністративної будівлі Миколаївської міської ради, керуючись пунктом 19 частини 4 статті 42 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»:

1. Затвердити Інструкцію з організації охорони та забезпечення пропускного режиму до адміністративної будівлі Миколаївської міської ради (додається).

2. Контроль за виконанням даного розпорядження покласти на керуючого справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради Волкова А.С.

Міський голова                                                                                    О. СЄНКЕВИЧ

ЗАТВЕРДЖЕНО

розпорядження міського голови

від 03 лютого 2022

№  17р

ІНСТРУКЦІЯ

з організації охорони та забезпечення пропускного режиму

до адміністративної будівлі Миколаївської міської ради

1. Загальні положення

1.1. Інструкція з організації охорони та забезпечення пропускного режиму до адміністративної будівлі Миколаївської міської ради (далі – Інструкція) встановлює правила організації охорони та забезпечення пропускного режиму до адміністративної будівлі Миколаївської міської ради.

1.2. Під адміністративною будівлею Миколаївської міської ради в Інструкції розуміється нежитловий об’єкт за адресою: Миколаївська обл., м. Миколаїв, вулиця Адміральська, будинок 20, реєстраційний номер об’єкта нерухомого майна 1763065348101.

1.3. Реалізація цієї Інструкції не обмежує право громадян на доступ до приміщень адміністративної будівлі, покращує якість обслуговування, підвищує ефективність адміністрування діяльності органів місцевого самоврядування та рівень безпеки.

1.4. Правила доступу до адміністративної будівлі встановлюються з метою підвищення захисту від можливих терористичних посягань, запобігання викраденню документів, майна, мінімізації корупційних ризиків та посилення трудової дисципліни посадових осіб місцевого самоврядування.

1.5. Організацію та виконання всіх заходів з безпеки та охорони адміністративної будівлі координує керуючий справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради. Контроль за дотриманням режимних заходів здійснює завідувач сектору захисту інформації Миколаївської міської ради. Організацію, координацію і контроль суб’єктів охоронної діяльності, з якими укладено договір про надання послуг з охорони (далі – служба охорони), здійснює начальник господарсько-експлуатаційного відділу Миколаївської міської ради. Дотримання пропускного режиму, охорону майна адміністративної будівлі, громадський порядок забезпечує служба охорони відповідно до договору.

2. Контрольно-пропускні пункти в адміністративній будівлі

2.1. Для забезпечення пропускного режиму в адміністративній будівлі встановлюються пости охорони, обладнані автоматичними системами контролю та управління доступом, засобами відеозйомки. На час проведення масових заходів для забезпечення громадського порядку в адміністративній будівлі можуть організовуватись додаткові пости охорони.

2.2. Доступ до адміністративної будівлі здійснюється виключно з дотриманням пропускного режиму через центральний вхід (центральний під’їзд), металодетектор та турнікети за допомогою електронних перепусток, окрім місць, визначених у п. 3.1 цієї Інструкції.

2.3. Вхід відвідувачів до адміністративної будівлі здійснюється за графіком роботи: з 08:30 до 12:30 та з 13:00 до 17:00 у робочі дні.

2.4. У разі виникнення в адміністративній будівлі порушень громадського порядку або у разі масових заворушень, блокування входу в будівлю, що спрямовані на дезорганізацію роботи міської ради та її виконавчих органів, служба охорони терміново повідомляє правоохоронні органи, а також начальника господарсько-експлуатаційного відділу Миколаївської міської ради, завідувача сектору захисту інформації Миколаївської міської ради, керуючого справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради.

2.5. У випадку надзвичайної ситуації, пов’язаної з необхідністю термінової евакуації з адміністративної будівлі людей, майна та матеріальних носіїв інформації з адміністративної будівлі, служба охорони здійснює відімкнення турнікетів (електронної системи контролю та управління доступом до адміністративної будівлі).

3. Порядок доступу до адміністративної будівлі

3.1. В адміністративній будівлі без здійснення заходів дотримання пропускного режиму забезпечено доступ до:

- вікна «Канцелярія» (на першому поверсі праворуч від входу), в якому спеціаліст сектору приймання, обліку та організації роботи з документами загального відділу департаменту забезпечення діяльності виконавчих органів Миколаївської міської ради здійснює прийом і видачу документів, а також консультує юридичних осіб із загальних питань;

- вікна «Звернення громадян» (на першому поверсі праворуч від входу), в якому спеціаліст відділу по роботі зі зверненнями громадян департаменту забезпечення діяльності виконавчих органів Миколаївської міської ради приймає заяви, звернення, запити, а також консультує громадян;

- департаменту з надання адміністративних послуг Миколаївської міської ради (третій під’їзд адміністративної будівлі Миколаївської міської ради);

- відділу «Туристично-інформаційний центр» управління економіки та інвестицій департаменту економічного розвитку Миколаївської міської ради (перший під’їзд адміністративної будівлі Миколаївської міської ради).

3.2. Особи, які працюють у виконавчих органах Миколаївської міської ради, допускаються до адміністративної будівлі за постійними електронними перепустками в робочі дні з 08:00 до 18:00.

3.3. До адміністративної будівлі у вихідні та святкові дні, а також у позаробочий час після 18.00 год. посадові особи виконавчих органів Миколаївської міської ради, водії та інші особи допускаються за наявності службової записки керівника структурного підрозділу на ім’я начальника господарсько-експлуатаційного відділу Миколаївської міської ради, який надає інформацію на пост служби охорони, черговий служби охорони фіксує час входу та виходу особи.

3.4. Депутати Миколаївської міської ради діючого скликання допускаються до адміністративної будівлі за постійними електронними перепустками у робочі дні. Помічники депутатів Миколаївської міської ради діючого скликання допускаються до адміністративної будівлі у робочі дні за пред’явленням посвідчення, за одноразовими електронними перепустками з реєстрацією у журналі обліку відвідувачів.

3.5. У разі необхідності доступу до адміністративної будівлі депутатам Миколаївської міської ради та їх помічникам у вихідні та святкові дні  управління апарату Миколаївської міської ради надає службову записку, погоджену секретарем Миколаївської міської ради, до господарсько-експлуатаційного відділу Миколаївської міської ради, з подальшою передачею списків депутатів та їх помічників на пост служби охорони, черговий служби охорони фіксує час входу та виходу депутатів і помічників.

3.6. Члени виконкому Миколаївської міської ради допускаються до адміністративної будівлі за постійними електронними перепустками в робочі дні. У неробочі та святкові дні – за наявності службової записки за підписом керуючого справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради.

3.7. Працівники аварійних служб, служб екстреної допомоги, правоохоронних органів допускаються до адміністративної будівлі за службовими посвідченнями без здійснення заходів з контролю безпеки у супроводі відповідальної особи господарсько-експлуатаційного відділу Миколаївської міської ради.

3.8. Пропуск до адміністративної будівлі представників всеукраїнських, обласних, міських засобів масової інформації, у тому числі з кіно-, фото-, аудіо- та відеотехнікою здійснюється за списками відкритих заходів: пленарних засідань ради, нарад, комісій, засідань робочих груп тощо (списки заходів готує та передає на пост служби охорони організаційний відділ департаменту забезпечення діяльності виконавчих органів Миколаївської міської ради) за одноразовими електронними перепустками з пред’явленням на посту охорони документів, що посвідчують особу, та документа, що засвідчує професійну належність. Для запису коментарів, інтерв’ю або з інших питань представники ЗМІ допускаються до адміністративної будівлі у супроводі посадової особи відділу інформаційного забезпечення департаменту міського голови Миколаївської міської ради з реєстрацією черговим охорони у журналі обліку відвідувачів адміністративної будівлі.

3.9. Доступ до адміністративної будівлі посадовим особам органів державної влади, народним депутатам України, їх помічникам-консультантам, посадовим особам та депутатам інших місцевих рад здійснюється за пред’явленням відповідного посвідчення та отримання одноразової електронної перепустки із записом у журналі обліку відвідувачів (додаток 1).

3.10. У робочий час за пред’явленням відповідного службового посвідчення та реєстру на доставку секретної документації до адміністративної будівлі під час виконання своїх службових обов’язків та без здійснення заходів з контролю безпеки за погодженням із завідувачем сектору захисту інформації Миколаївської міської ради допускаються:

- співробітники фельд’єгерського зв’язку;

- співробітники спецзв’язку;

- представники інших державних органів, що доставляють секретну кореспонденцію.

3.11. Орендарі приміщень в адміністративній будівлі допускаються в адміністративну будівлю за тимчасовими електронними перепустками згідно з правилами внутрішнього трудового розпорядку Миколаївської міської ради (з  08:30 до 17:00 у робочі дні), або згідно з окремо затвердженим керуючим справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради розпорядком, який надається до господарсько-експлуатаційного відділу Миколаївської міської ради з подальшою передачею до служби охорони. У неробочі та святкові дні орендарі допускаються до будівлі на підставі службової записки, погодженої керуючим справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради. Вхід та вихід відвідувачів орендаря дозволяється тільки у супроводі орендаря за одноразовою електронною перепусткою з обов’язковою реєстрацією у журналі обліку відвідувачів.

3.11.1. Орендар повинен неухильно дотримуватись встановленого цією Інструкцією пропускного режиму до приміщення, в якому знаходиться об’єкт оренди.

3.11.2. Умови договорів оренди приміщень адміністративної будівлі мають передбачати обов’язок орендаря дотримуватися вимог цієї Інструкції. За відповідність умов договорів оренди вимогам цієї Інструкції відповідальність покладається на начальника управління комунального майна Миколаївської міської ради.

3.11.3. Про закінчення строку оренди, зміну керівника або штату працівників орендаря начальник управління комунального майна Миколаївської міської ради зобов’язаний повідомити керуючого справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради за 3 робочі дні до настання відповідної події.

3.12. Пропуск громадян України, що відвідують адміністративну будівлю, здійснюється за документами, що посвідчують особу та громадянство України, або шляхом відображення інформації, що міститься у відповідних документах, в електронному вигляді з використанням мобільного додатка Єдиного державного вебпорталу електронних послуг «Портал Дія», яка пред’являється (надається) особою через зазначений мобільний додаток, із здійсненням заходів з контролю безпеки та шляхом телефонного підтвердження візиту посадовою особою, до якої прямує відвідувач, з реєстрацією службою охорони у журналі обліку відвідувачів та видачею одноразової електронної перепустки. Вихід відвідувача через пропускний пункт на першому поверсі реєструється службою охорони в журналі обліку відвідувачів.

3.12.1. Система одноразових перепусток для відвідувачів вступає в дію після впровадження всіх заходів безпеки в адміністративній будівлі.

3.12.2. Одноразова електронна перепустка підлягає обов’язковому поверненню на пост служби охорони при виході з адміністративної будівлі.

3.13. Пропуск громадян України на прийоми до керівників виконавчих органів Миколаївської міської ради відбувається відповідно до складеного графіка прийомів, затвердженого керівником виконавчого органу Миколаївської міської ради та погодженого керуючим справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради із здійсненням заходів з контролю безпеки, реєстрацією у журналі обліку відвідувачів та видачею одноразової електронної перепустки.

3.14. Під час проведення колегій, зборів, засідань, нарад, конференцій та інших заходів пропуск до адміністративної будівлі учасників таких заходів, які не є посадовими особами виконавчого комітету Миколаївської міської ради, проводиться за списками, що складаються структурним підрозділом, відповідальним за проведення такого заходу, підписується заступником міського голови за підпорядкуванням. У списках зазначається прізвище, ім’я, по батькові учасника заходу, а також відповідальний за організацію заходу працівник структурного підрозділу. Список учасників надається до господарсько-експлуатаційного відділу, який передає інформацію на пост служби охорони. Служба охорони реєструє кожного учасника та видає одноразову електронну перепустку.

3.15. Доступ фізичних та юридичних осіб до пленарних засідань сесій Миколаївської міської ради, засідань постійних комісій міської ради, засідань виконавчого комітету, робочих груп, громадських рад, громадських слухань здійснюється після проходження пропускного режиму, пред’явлення документів, що посвідчують особу, реєстрації у журналі відвідувачів за одноразовими перепустками.

3.16. Доступ до адміністративної будівлі працівникам організацій, які виконують ремонтно-будівельні роботи та роботи з обслуговування технічного обладнання, здійснюється на підставі списків, наданих цими організаціями та затверджених начальником господарсько-експлуатаційного відділу Миколаївської міської ради, із здійсненням заходів з контролю безпеки та реєстрацією службою охорони у журналі обліку відвідувачів.

3.17. Перебування відвідувачів в адміністративній будівлі до початку та після закінчення робочого часу та у неробочі або святкові дні забороняється, крім випадків, передбачених цією Інструкцією.

3.17.1. Під час проведення культурно-масових заходів доступ до будівлі учасників здійснюється за списками, що надаються на ім’я керуючого справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради за підписом особи, відповідальної за проведення цих заходів, із зазначенням дати, часу перебування, відповідального за супровід учасників.

3.18. Списки відвідувачів, що подаються на пост охорони для проходу до адміністративної будівлі, зберігаються на посту охорони протягом календарного місяця та в останній день місяця передаються до господарсько-експлуатаційного відділу Миколаївської міської ради.

3.19. Відвідувач не допускається до будівлі у разі відсутності у нього документа, що посвідчує особу або непред’явлення (ненадання) відображення інформації, що міститься у відповідних документах, в електронному вигляді з використанням мобільного додатка Єдиного державного вебпорталу електронних послуг «Портал Дія», яке пред’являється (надається) особою через зазначений мобільний додаток, та документа, що дає право на вхід до приміщення адміністративної будівлі.

3.20. У разі порушення громадського порядку або іншої позаштатної ситуації, яка відбувається в приміщенні адміністративної будівлі, під час прийому громадян або проведення заходів особа, яка веде прийом, або є організатором заходу, зобов’язана невідкладно повідомити черговому служби охорони. Служба охорони зобов’язана невідкладно вживати заходів реагування згідно з чинним законодавством з метою припинення правопорушення.

3.21. Забороняється допуск до адміністративної будівлі громадян:

- щодо яких не здійснено заходів з контролю безпеки або які відмовилися від здійснення щодо них таких заходів контролю, крім випадків, передбачених цією Інструкцією;

- з ознаками алкогольного або наркотичного сп’яніння, а також у вигляді, що ображає людську гідність і громадську мораль або не відповідає загальноприйнятим вимогам пристойності;

- з тваринами (крім службових собак правоохоронних органів);

- з предметами, переліченими у розділі 13.

4. Порядок пропуску іноземців

4.1. Пропуск іноземців до адміністративної будівлі здійснюється згідно з встановленим порядком організації прийомів іноземних делегацій, груп, окремих іноземців тощо (далі – іноземці) у виконавчих органах Миколаївської міської ради, який затверджується розпорядженням міського голови.

5. Система перепусток

Пропуск через турнікет адміністративної будівлі здійснюється за допомогою електронної перепустки.

5.1. Електронні перепустки (постійні, тимчасові, одноразові) виготовляються, реєструються відділом стандартизації та впровадження електронного врядування Миколаївської міської ради із здійсненням відповідного запису в журналі обліку постійних електронних перепусток (додаток 3), журналі обліку тимчасових електронних перепусток (додаток 4) та журналі обліку одноразових електронних перепусток (додаток 5).

5.1.1. Постійні електронні перепустки – це посвідчення, які містять: реєстраційний номер, ПІП/б особи, посаду або статус, фотографію, відцифрованим підпис Миколаївського міського голови та відбиток печатки Миколаївської міської ради, термін дії та за необхідності інші знаки ідентифікації.

Постійні електронні перепустки видаються:

- всім посадовим особам, водіям та робочим, які працюють у виконавчих органах Миколаївської міської ради, на підставі службової записки відділу кадрів Миколаївської міської ради, керівника відповідного виконавчого органу за погодженням із заступником міського голови за підпорядкуванням строком дії 3 роки;

- депутатам Миколаївської міської ради за списками, наданими управлінням апарату Миколаївської міської ради, за підписом секретаря Миколаївської міської ради на строк повноважень;

- членам виконавчого комітету Миколаївської міської ради за списками, наданими департаментом забезпечення діяльності виконавчих органів Миколаївської міської ради, за підписом керуючого справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради.

5.1.2. Паперові службові посвідчення втрачають свою дію з дня видачі постійної електронної перепустки та підлягають обов’язковій здачі до кадрової служби. Кадровим службам необхідно організувати роботу з видачі перепусток та повернення паперових службових посвідчень.

5.1.3. Тимчасові електронні перепустки містять: реєстраційний номер та термін дії.

Тимчасові електронні перепустки видаються:

- керівникам комунальних підприємств, установ і організацій, що підпорядковуються Миколаївській міській раді, які здійснюють постійну взаємодію зі структурними підрозділами міської ради, на підставі списків за підписом керівника, погодженням заступника міського голови за підпорядкуванням. Такі перепустки підлягають щорічному оновленню на початок року або у разі звільнення чи закінчення контракту особи;

- орендарям приміщень в адміністративній будівлі за списками, які подаються начальником управління комунального майна Миколаївської міської ради та погодженням керуючого справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради;

- технічному персоналу адміністративної будівлі, що працюють за договором, на підставі службової записки начальника господарсько-експлуатаційного відділу Миколаївської міської ради;

- громадянам України, які проходять стажування у виконавчих органах Миколаївської міської ради або відряджені до Миколаївської міської ради, на підставі письмових заявок керівників виконавчих органів Миколаївської міської ради, де проходять стажування або до яких прибули відряджені, погоджених заступником міського голови за підпорядкуванням та копій наказів про стажування чи відрядження.

5.1.4. Одноразові електронні перепустки запрограмовані на разове відвідування адміністративної будівлі та містять лише реєстраційний номер.

Одноразові електронні перепустки видаються:

- представникам засобів масової інформації;

- помічникам депутатів Миколаївської міської ради за списками, наданими управлінням апарату Миколаївської міської ради за підписом секретаря міської ради;

- громадянам України – відвідувачам, які прийшли до адміністративної будівлі.

5.1.5. Відвідувач повинен невідкладно повідомити про втрату або пошкодження одноразової електронної перепустки черговому служби охорони.

5.2. Правила користування електронною перепусткою.

5.2.1. Користувач електронної перепустки (постійної, тимчасової, одноразової) особисто відповідає за її збереження. Забороняється передавати перепустку будь-кому, використовувати її не за призначенням, здійснювати зчитування з 2-х та більше перепусток.

5.2.2. У випадку втрати, пошкодження або знищення електронної перепустки (постійної, тимчасової) користувач протягом одного робочого дня з дня втрати, пошкодження або знищення перепустки зобов’язаний письмово повідомити кадрову службу для вжиття заходів щодо видачі нової перепустки та начальника відділу стандартизації та впровадження електронного врядування Миколаївської міської ради для прийняття рішення щодо блокування втраченої, пошкодженої або знищеної перепустки.

5.2.3. Пошкоджена електронна перепустка вилучається відділом стандартизації та впровадження електронного врядування Миколаївської міської ради і знищується.

5.2.4. Начальник відділу кадрів Миколаївської міської ради та відповідальні за кадри у виконавчих органах Миколаївської міської ради, підпорядкованих підприємствах, установах і організаціях своєчасно надають інформацію щодо осіб, які звільняються, до відділу стандартизації та впровадження електронного врядування Миколаївської міської ради.

5.2.5. У разі звільнення працівника кадрова служба обов’язково вилучає електронну перепустку та передає її до відділу стандартизації та впровадження електронного врядування Миколаївської міської ради в останній робочий день.

5.2.6. У разі закінчення терміну дії тимчасова електронна перепустка підлягає поверненню до відділу стандартизації та впровадження електронного врядування Миколаївської міської ради.

5.2.7. Керівники кадрових служб виконавчих органів Миколаївської міської ради, комунальних підприємств, установ та організацій є відповідальними за надання інформації (службової записки) за 3 робочі дні до закінчення строку дії постійної та тимчасової перепустки до відділу стандартизації та впровадження електронного врядування Миколаївської міської ради для перевипуску або знищення такої перепустки.

5.2.8. Керівник відділу стандартизації та впровадження електронного врядування Миколаївської міської ради є відповідальним за перевипуск, блокування та знищення постійної або тимчасової електронної перепустки після отримання відповідних підстав від кадрової служби виконавчих органів Миколаївської міської ради, комунальних установ, підприємств та організацій.

5.2.9. Журнали обліку постійних, тимчасових та одноразових електронних перепусток обов’язкові для ведення.

5.3. Кадрові служби виконавчих органів Миколаївської міської ради при заповненні табелів мають враховувати інформацію з пропускного пункту. Інформація про посадових осіб, які порушують розпорядок робочого часу, щомісяця подається керівникам виконавчих органів Миколаївської міської ради та керуючому справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради для вжиття відповідних заходів.

6. Дозвіл на видачу перепусток

6.1. Дозвіл на видачу постійних електронних перепусток надає керуючий справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради, тимчасових електронних перепусток – заступник міського голови за підпорядкуванням та секретар Миколаївської міської ради в своїх межах повноважень.

6.2. За видачу постійних і тимчасових електронних перепусток відповідальність покладена на кадрові служби виконавчих органів Миколаївської міської ради, комунальних підприємств, установ, організацій, а також департамент забезпечення діяльності виконавчих органів Миколаївської міської ради, управління апарату Миколаївської міської ради, управління комунального майна Миколаївської міської ради, господарсько-експлуатаційний відділ Миколаївської міської ради згідно з повноваженнями.

6.3. Забезпечення служби охорони одноразовими електронними перепустками здійснює начальник господарсько-експлуатаційного відділу Миколаївської міської ради. Облік видачі та повернення одноразових електронних перепусток здійснює служба охорони.

6.4. Служба охорони видає одноразові електронні перепустки відвідувачам, реєструючи їх у журналі обліку відвідувачів, та відстежує їх повернення. У разі пошкодження чи викрадення одноразової електронної перепустки служба охорони повідомляє начальника громадсько-експлуатаційного відділу Миколаївської міської ради, який у свою чергу надає інформацію до відділу стандартизації та впровадження електронного врядування Миколаївської міської ради.

7. Порядок пропуску транспортних засобів на територію

адміністративної будівлі

7.1. Службовий транспорт виконавчих органів Миколаївської міської ради допускається на територію внутрішнього двору на підставі списків транспортних засобів, що мають право на заїзд на територію внутрішнього двору, складених начальником господарсько-експлуатаційного відділу Миколаївської міської ради та затверджених керуючим справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради. У списках зазначаються марка транспортного засобу, його державний номер, посадова особа, за якою його закріплено. Служба охорони фіксує у журналі обліку транспорту в’їзд та виїзд транспортних засобів (додаток 6).

7.2. Пропуск на територію внутрішнього двору транспортних засобів для доставки товарно-матеріальних цінностей, виконання робіт з обслуговування технічного обладнання, вивезення сміття чи інших робіт здійснюється на підставі затверджених списків начальником господарсько-експлуатаційного відділу Миколаївської міської ради.

7.3. В’їзд транспортних засобів на територію внутрішнього двору з пасажирами, які не мають дозволу на вхід до адміністративної будівлі, забороняється.

7.4. Автотранспорт аварійно-рятувальних служб та інший спеціальний автотранспорт при виникненні надзвичайних ситуацій на об’єкті охорони (пожежа, стихійне лихо, аварія тощо) пропускаються на територію безперешкодно. Служба охорони негайно повідомляє про надзвичайну ситуацію начальника господарсько-експлуатаційного відділу Миколаївської міської ради, керуючого справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради.

8. Порядок здачі (прийняття) під охорону службових приміщень адміністративної будівлі Миколаївської міської ради

8.1. Посадові особи виконавчих органів Миколаївської міської ради та орендарі зобов’язані отримувати ключі від свого робочого приміщення на початку робочого дня та здавати їх після закінчення робочого дня.

8.2. Для кожного службового приміщення адміністративної будівлі виготовляються комплекти ключів – робочий та резервний.

8.2.1. Робочий комплект – основні ключі від службових приміщень адміністративної будівлі (крім режимних приміщень) видаються працівникам підрозділів на початку робочого дня та технічному персоналу адміністративної будівлі для здійснення прибирання та відповідного обслуговування приміщень.

8.2.2. Резервний комплект – ключі від службових приміщень адміністративної будівлі (крім режимних приміщень), що дублюють робочий комплект, використовуються у разі його втрати або надзвичайної ситуації та зберігаються на стенді контрольних ключів у господарсько-експлуатаційному відділі Миколаївської міської ради.

8.2.3. Видача резервного комплекту ключів від приміщень адміністративної будівлі проводиться у разі втрати чи поломки з дозволу начальника господарсько-експлуатаційного відділу Миколаївської міської ради, на підставі службової записки за підписом керівника виконавчого органу Миколаївської міської ради.

8.2.4. Службі охорони дозволяється скористатися комплектом ключів від приміщень адміністративної будівлі в надзвичайних ситуаціях з обов’язковим відображенням часу відкриття та закриття відповідного приміщення в журналі обліку подій (додаток 7), що зберігається на посту охорони у чергових служби охорони.

8.3. Після закінчення робочого дня посадові особи виконавчих органів Миколаївської міської ради та орендарі, що останніми залишають приміщення, перевіряють їх на предмет зачинення вікон, знеструмлення обладнання, побутових й освітлювальних приладів, зачиняють вхідні двері та здають ключі на пост служби охорони.

8.4. Забороняється передавати ключі від приміщень адміністративної будівлі стороннім особам.

8.5. У разі втрати робочого комплекту ключів від приміщень адміністративної будівлі керівник виконавчого органу Миколаївської міської ради, відповідального за таке приміщення, службовою запискою повідомляє про це начальника господарсько-експлуатаційного відділу Миколаївської міської ради, з метою заміни замка у відповідному приміщенні. Начальник господарсько-експлуатаційного відділу організовує заміну замка для відповідного приміщення адміністративної будівлі.

8.6. Двері запасних виходів, підвалів, складських та підсобних приміщень, горищ адміністративної будівлі тримають зачиненими, а ключі від них зберігаються у чергових служби охорони. Проходи до цих дверей мають бути вільними. Ключі від таких приміщень видаються тільки за погодженням з начальником господарсько-експлуатаційного відділу Миколаївської міської ради.

9. Порядок доступу до режимних приміщень

9.1. Чергові постові служби охорони відповідно до повноважень проводять огляд адміністративної будівлі та режимних приміщень (згідно з окремим списком режимних приміщень), з метою своєчасного виявлення підозрілих предметів, запобігання спробам відкриття та проникнення до об’єктів, що перебувають під охороною, закладки вибухових пристроїв, а також встановлення сторонніх осіб, які виявляють підвищений інтерес до адміністративної будівлі.

9.2. При виявленні підозрілих предметів на території адміністративної будівлі, отриманні погрози по телефону або в інший спосіб щодо погрози вчинення певних протиправних дій, в інших надзвичайних ситуаціях чергові постові служби охорони діють у встановленому порядку та зобов’язані невідкладно повідомити відповідні правоохоронні органи, ДСНС тощо та проінформувати начальника господарсько-експлуатаційного відділу Миколаївської міської ради, начальника управління з питань надзвичайних ситуацій та цивільного захисту населення Миколаївської міської ради, завідувача сектору захисту інформації Миколаївської міської ради, керуючого справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради.

9.3. Порядок охорони режимних приміщень визначено Інструкцією про порядок здавання (приймання) під охорону, зняття (приймання) з-під охорони режимних приміщень виконавчого комітету Миколаївської міської ради, яка розробляється сектором захисту інформації Миколаївської міської ради, один примірник якої надається на пост служби охорони.

9.4. У разі виникнення надзвичайної ситуації пропуск працівників аварійно-рятувальних загонів, аварійних, медичних служб, пожежної охорони до режимних приміщень адміністративної будівлі здійснюється згідно з Інструкцією про порядок дій на випадок виникнення надзвичайної ситуації (пожежі, аварії, стихійного лиха, спрацювання сигналізації тощо), яка розробляється сектором захисту інформації Миколаївської міської ради, один примірник якої надається на пост служби охорони.

10. Визначення переліку осіб, які мають доступ

до режимних приміщень, зон, територій

10.1. Доступ у режимні приміщення надається згідно із списком осіб, які мають право доступу у режимні приміщення (далі – список). Список розробляється завідувачем сектору захисту інформації Миколаївської міської ради та затверджується Миколаївським міським головою. Один примірник списку надається на пост служби охорони.

10.2. Режимні приміщення з опечатаними вхідними дверима й робочі екземпляри ключів від них у пеналах, опечатаних особистою номерною металевою печаткою відповідальної особи, здаються під охорону співробітникам охорони за підписом у журналі здавання (приймання) під охорону, зняття (приймання) з-під охорони режимних приміщень (зон, територій), сховищ матеріальних носіїв секретної інформації та ключів від них (додаток 8).

10.3. За відсутності відповідальних осіб режимні приміщення можуть бути відкриті комісією (не менше ніж три особи), утвореною за розпорядженням Миколаївського міського голови.

11. Охорона будівлі, режимних приміщень, зон, територій, сховищ, матеріальних носіїв секретної інформації

11.1. Працівники служби охорони під час виконання функціональних обов’язків мають право:

- вимагати дотримання пропускного режиму, посилаючись на нормативно-правові акти, якими регламентується порядок доступу до адміністративної будівлі, та цю Інструкцію;

- не допускати осіб, які намагаються проникнути (проникли) в адміністративну будівлю, порушуючи встановлений порядок, з обов’язковим негайним повідомленням про це правоохоронних органів, начальника господарсько-експлуатаційного відділу Миколаївської міської ради та керуючого справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради;

- протидіяти правопорушникам і негайно повідомляти правоохоронні органи про вчинення цими особами кримінального або адміністративного правопорушення;

- перевіряти пред’явлені документи, що посвідчують особу, або шляхом відображення інформації, що міститься у відповідних документах, в електронному вигляді з використанням мобільного додатка Єдиного державного вебпорталу електронних послуг «Портал Дія», що пред’являється (надається) особою через зазначений мобільний додаток. При перевірці пред’явлених документів необхідно звертати увагу на належність документа його пред’явникові, наявність печатки відповідного закладу й підпису особи, яка видала документ, строк дії документа, наявність виправлень або підроблень у документі;

- не допускати осіб, у яких виявлені службові посвідчення чи електронні перепустки (постійні, тимчасові), що їм не належать або мають ознаки підроблення. Про такі факти служба охорони негайно інформує начальника господарсько-експлуатаційного відділу Миколаївської міської ради та керуючого справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради.

11.2. Працівники служби охорони під час виконання функціональних обов’язків зобов’язані:

- дотримуватися цієї Інструкції;

- у разі прибуття співробітників правоохоронних органів до адміністративної будівлі з метою забезпечення безпеки громадян, запобігання злочинам, безперешкодного переслідування осіб, підозрюваних у вчиненні злочину, або стихійного лиха та інших надзвичайних негайно повідомляти начальника господарсько-експлуатаційного відділу Миколаївської міської ради, керуючого справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради та завідувача сектору захисту інформації Миколаївської міської ради. У разі отримання дозволу на пропуск зазначених осіб, перевіряти у них посвідчення, реєструвати їх в журналі обліку відвідувачів, а в неробочий час – супроводжувати їх;

- негайно повідомляти начальника господарсько-експлуатаційного відділу Миколаївської міської ради та керуючого справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради про випадки проходження до будівлі осіб з порушенням вимог Інструкції та вжити заходів задля їх затримання;

- негайно повідомляти відповідні правоохоронні органи, начальника господарсько-експлуатаційного відділу Миколаївської міської ради та керуючого справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради про вчинення протиправних дій щодо власності, фізичних осіб та інших незаконних дій, що мають ознаки кримінального правопорушення, у місцях здійснення заходів охорони;

- не використовувати електронну перепустку для пропуску осіб через турнікет у своїх цілях;

- у разі надзвичайної ситуації в адміністративній будівлі вночі, у вихідні або у позаробочий час негайно повідомляти начальника господарсько-експлуатаційного відділу Миколаївської міської ради та керуючого справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради.

11.3. Під час здійснення своїх повноважень щодо охорони адміністративної будівлі, її режимних приміщень, допуску осіб у адміністративну будівлю працівники служби охорони керуються чинним законодавством України, договором про надання послуг з охорони та цією Інструкцією.

12. Порядок внесення/ввезення (винесення/вивезення)

матеріальних цінностей

12.1. Підставою внесення/ввезення (винесення/вивезення) матеріальних цінностей чи документів є матеріальна перепустка (додаток 9), погоджена начальником господарсько-експлуатаційного відділу Миколаївської міської ради.

12.2. Документи оформлюються тільки на ту кількість, яка може бути винесена/вивезена за один раз, та дійсні тільки у день видачі та оформлення.

12.3. Службі охорони надається право перевірки відповідності матеріальних цінностей, які вносяться/ввозяться або виносяться/вивозяться за оформленими документами. Без наявності перепустки внесення/ввезення (винесення/вивезення) товарно-матеріальних цінностей забороняється.

12.4. Контроль за службовим автотранспортом, який здійснює внесення/ввезення (винесення/вивезення) матеріальних цінностей з внутрішнього двору Миколаївської міської ради, покладається на чергового служби охорони посту № 2.

12.5. Матеріальні перепустки зберігаються службою охорони та обов’язково здаються до господарсько-експлуатаційного відділу Миколаївської міської ради в останній день місяця.

13. Визначення переліку предметів, заборонених для внесення

(ввезення) до адміністративної будівлі

13.1. Для внесення (ввезення) до адміністративної будівлі, або на її територію заборонені:

- зброя, боєприпаси, вибухові речовини та пристрої;

- валізи, господарські сумки та пакети великих розмірів (понад 60 х 40 х 20 сантиметрів), крім випадків, коли на це надано дозвіл відповідних посадових осіб;

- гучномовці та інші предмети, які можуть бути використані для створення перешкод у діяльності виконавчих органів Миколаївської міської ради;

- газові балончики, спеціальні засоби, отруйні, радіаційні, легкозаймисті речовини чи займисті тверді речовини, небезпечні для життя і здоров’я предмети.

14. Пропускний режим в умовах карантинних заходів

14.1. За наявності карантинних обмежень доступ до адміністративної будівлі Миколаївської міської ради регулюється відповідними нормативно-правовими актами та рішеннями міської комісії з питань ТЕБ і НС.

__________________________________________________________________

Додаток 1

до Інструкції з організації охорони

та забезпечення пропускного режиму

до адміністративної будівлі

Миколаївської міської ради

ЖУРНАЛ

обліку відвідувачів адміністративної будівлі

Додаток 2

до Інструкції з організації охорони

та забезпечення пропускного режиму

до адміністративної будівлі

Миколаївської міської ради

ГРАФІК

прийому керівників виконавчих органів

Миколаївської міської ради

Додаток 3

до Інструкції з організації охорони

та забезпечення пропускного режиму

до адміністративної будівлі

Миколаївської міської ради

ЖУРНАЛ ОБЛІКУ

постійних електронних перепусток

Додаток 4

до Інструкції з організації охорони

та забезпечення пропускного режиму

до адміністративної будівлі

Миколаївської міської ради

ЖУРНАЛ ОБЛІКУ

тимчасових електронних перепусток

Додаток 5

до Інструкції з організації охорони

та забезпечення пропускного режиму

до адміністративної будівлі

Миколаївської міської ради

ЖУРНАЛ ОБЛІКУ

одноразових електронних перепусток

Додаток 6

до Інструкції з організації охорони

та забезпечення пропускного режиму

до адміністративної будівлі

Миколаївської міської ради

ЖУРНАЛ

обліку транспортних засобів, що в’їжджають/виїжджають

на територію (з території) внутрішнього двору

адміністративної будівлі

Додаток 7

до Інструкції з організації охорони

та забезпечення пропускного режиму

до адміністративної будівлі

Миколаївської міської ради

ЖУРНАЛ

обліку подій

Додаток 8

до Інструкції з організації охорони

та забезпечення пропускного режиму

до адміністративної будівлі

Миколаївської міської ради

ЖУРНАЛ

здавання (приймання) під охорону, зняття (приймання) з-під охорони режимних приміщень (зон, територій), сховищ матеріальних носіїв секретної інформації та ключів від них в адмінбудівлі виконавчого комітету Миколаївської міської ради

Додаток 9

до Інструкції з організації охорони

та забезпечення пропускного режиму

до адміністративної будівлі

Миколаївської міської ради

МАТЕРІАЛЬНА ПЕРЕПУСТКА

ПЕРЕПУСТКА №_____     від  _____20_____

Виконавець_________________________________________________________

На винесення/внесення в будівлю виконавчого комітету Миколаївської міської ради за адресою: вул. Адміральська, 20 __________________________________

у кількості ___________________________________________________________

Начальник господарсько-

експлуатаційного відділу 

Миколаївської міської ради                                                               О. ПАНФІЛОВ

Опубліковано: 10 лютого 2022р