Мапа порталу

МИКОЛАЇВСЬКИЙ МІСЬКИЙ ГОЛОВА

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

 

06 квітня 2017                                                                                        № 107р

Про затвердження Порядку організації

прийомів іноземних делегацій та

окремих іноземців у виконавчих органах

Миколаївської міської ради

 

Відповідно до пунктів 713-733 Порядку організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18.12.2013 № 939, пунктів 118-136 Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 19.10.2016 №736, розпорядження міського голови від 23.03.2017 № 67р «Про затвердження Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, у Миколаївській міській раді та її виконавчих органах», керуючись п.п. 19, 20 ч. 4 ст. 42 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»:

1. Затвердити Порядок організації прийомів іноземних делегацій та окремих іноземців у виконавчих органах Миколаївської міської ради у новій редакції (додається).

2. Доручити відділу міжнародних відносин управління інформаційної політики та зовнішніх відносин департаменту міського голови Миколаївської міської ради:

- інформувати міського голову про візити іноземних делегацій та окремих іноземців на територію міста;

- надавати звіти про результати візитів з копіями укладених документів міському голові.

3. Доручити виконавчим органам Миколаївської міської ради, що братимуть участь у прийомі та роботі з іноземцями, діяти в межах наданих повноважень.

4. Розпорядження міського голови від 01.12.2014 №317р «Про затвердження Порядку організації прийомів іноземних делегацій та  окремих іноземців у виконавчих органах Миколаївської міської ради» визнати таким, що втратило чинність.

5. Контроль за виконанням цього розпорядження залишаю за собою.
 

 

Міський голова                                                                                 О.Ф. Сєнкевич

 

ЗАТВЕРДЖЕНО

розпорядження

міського голови

від 06 квітня 2017

№ 107р

                                                             

Порядок
організації прийомів іноземних делегацій  та
окремих  іноземців у виконавчих органах Миколаївської міської ради

Цей Порядок визначає основні засади та правила організації прийомів іноземних делегацій та окремих іноземців посадовими особами виконавчих органів міської ради з урахуванням загальноприйнятих міжнародних норм і правил, а також національних традицій України.

I. Організація прийомів іноземних делегацій та окремих іноземців 
міським головою, першим заступником міського голови, 
заступниками міського голови, керуючим справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради

1. До іноземних делегацій та окремих іноземців відносяться посадові особи та інші представники відповідних органів суб'єктів та адміністративно-територіальних утворень іноземних держав, дипломатичних представництв, консульських установ, акредитованих в Україні, лідери партій іноземних держав, міжнародних організацій тощо.

2. Рішення про можливість прийому іноземних делегацій та окремих іноземців  приймається міським головою на підставі звернення до міського голови керівників іноземних делегацій та окремих іноземців  (далі - іноземці).

3. Організацію прийому іноземців і роботу з ними забезпечує відділ міжнародних відносин управління інформаційної політики та зовнішніх відносин департаменту міського голови Миколаївської міської ради (далі - відділ) за дорученням міського голови, першого заступника міського голови, заступника міського голови за підпорядкуванням, керуючого справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради.

4. Відділ розробляє програму (додаток 1) прийому іноземців, яка повинна містити:

 

1) відомості про іноземців, назви їх посад, а також інформацію про підприємство, установу, організацію, яку вони представляють, період перебування;

 

2) мету прийому іноземців, перелік питань, які плануються для обговорення,  інформацію, яка може бути доведена до іноземців або                          їм передана;

 

3) список посадових осіб установи, відповідальних за прийом іноземців і виконання інших завдань, пов’язаних з перебуванням іноземців в установі                (із зазначенням змісту таких завдань);

 

4) перелік виконавчих органів міської ради та службових приміщень, які іноземцям дозволено відвідати;

 

5) перелік місць та порядок застосування іноземцями кіно-, фото-, аудіо- і відеоапаратури, інших технічних засобів;

 

6) маршрути і порядок пересування іноземців територією установи;

 

7) інші необхідні заходи.

 

5. Програма  прийому  іноземців  затверджується  міським головою або першим заступником міського голови.

Копії затвердженої програми прийому іноземців надаються сектору захисту інформації Миколаївської міської ради (далі – сектор захисту ) не пізніше ніж за два дні до очікуваного візиту.

 

6. Сектор захисту не пізніше ніж за два робочих дні  інформують  у письмовій формі органи Служби безпеки України про склад закордонної делегації із зазначенням посад, прізвищ, імен, а також про час перебування та мету відвідання підприємства, установи, організації.

Разом з письмовою інформацією надсилається копія програми прийому іноземців.

 

7. Готує проекти рамкових угод про міжрегіональне співробітництво відповідно до типового проекту, розробленого Міністерством закордонних справ України, якщо програмою передбачено їх підписання, та надає на розгляд міському голові не пізніше ніж за три дні до запланованого візиту.

8. Забезпечує проведення зустрічі керівництва міста з іноземцями та виконання програми прийому іноземців.

9. Сприяє розміщенню іноземців у готелі, організації їх трансферу та харчування.

10. Відділ за результатами прийому іноземців складає звіт про виконання програми роботи з іноземцями та надає його разом з копіями укладених документів на розгляд міського голови. У звіті  зазначаються:

- відомості щодо іноземців, зміст проведених з ними бесід;

- інформація, яка використовувалася чи була передана іноземцям, перелік відповідних матеріальних носіїв інформації (документів, науково-технічної документації, зразків виробів тощо);

- інформація, отримана від іноземців;

- пропозиції та рекомендації за результатами візиту іноземців.

11. Господарсько-експлуатаційний відділ Миколаївської міської ради за дорученням керуючого справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради:

- забезпечує членів іноземної делегації друкованою та сувенірною продукцією з державною та місцевою символікою;

- здійснює підготовку приміщень для проведення переговорів з іноземцями.

 

12. Управління з питань культури та охорони культурної спадщини Миколаївської міської ради забезпечує організацію культурної та екскурсійної програми для іноземців.

 

13. Відділ інформаційного забезпечення управління інформаційної політики та зовнішніх відносин департаменту міського голови Миколаївської міської ради забезпечує проведення прес-конференцій та висвітлення зустрічей міського голови, першого заступника міського голови, заступників міського голови, керуючого справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради з іноземцями у засобах масової інформації.

 

14. Відділ:

- надає методичну допомогу щодо організації прийомів іноземців, підготовки програм, проектів рамкових угод про міжрегіональне співробітництво;

- веде журнал обліку зустрічей з іноземними делегаціями, групами та окремими іноземцями за формою згідно з додатком 2;

- зберігає програми прийому іноземців та звіти в окремій справі, що передбачається номенклатурою справ.

 

 

             ІI. Організація охорони службової інформації

під час прийомів іноземних делегацій та окремих іноземців

 

1. У разі прийому іноземців міським головою, першим заступником міського голови та заступниками міського голови, сектор захисту інформації Миколаївської міської своєчасно інформує у письмовій формі орган Служби безпеки України про склад іноземної делегації (групи) із зазначенням прізвищ, імен і посад її членів, період перебування та мету відвідання установи. Разом із зазначеною інформацією надсилається копія програми прийому іноземців.

 

2. З метою запобігання витоку службової інформації відомості, документи та інші матеріальні носії інформації, яким надано гриф «Для службового користування» та з якими планується ознайомити іноземців або які будуть їм надані, оцінюються комісією з питань роботи із службовою інформацією до затвердження програми прийому іноземців.

Рішення комісії оформлюється актом про результати проведення експертної оцінки, що затверджується міським головою.

 

3. Акт про результати проведення експертної оцінки повинен містити:

дані щодо підстав проведення експертної оцінки;

назву, реєстраційні дані, гриф обмеження доступу до документа, номер носія інформації, яка є предметом експертної оцінки;

назву та вид носія інформації, його реєстраційні дані, сторінки, пункти, абзаци та інші дані щодо інформації, яка містить відомості, що становлять службову інформацію;

сферу життєдіяльності держави, якій може бути завдано шкоди внаслідок оприлюднення такої інформації, та обґрунтування такого висновку;

пункти переліку відомостей, що становлять службову інформацію, яким відповідають наявні в матеріальних носіях інформації відомості;

найменування органу державної влади, іншого державного органу, органу місцевого самоврядування, іншого суб’єкта, що виконує владні управлінські функції відповідно до законодавства і є розпорядником зазначеної службової інформації.

 

4. Носії інформації з грифом «Для службового користування» можуть бути надані для ознайомлення іноземцям після вилучення з них відомостей,             що становлять службову інформацію.

 

5. У разі коли комісією з питань роботи із службовою інформацією в носіях інформації не виявлено зазначеної інформації, наданий таким носіям гриф     «Для    службового   користування»    підлягає     перегляду    відповідно до пункту 82 Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання  і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, у Миколаївській міській раді та її виконавчих органах, затвердженої розпорядженням міського голови від 23.03.2017 № 67р.

 

6. Передача іноземцям службової інформації здійснюється з дозволу міського голови або його заступника, уповноваженого міським головою на прийняття такого рішення.

 

7. Миколаївською міською радою виділяються і обладнуються окремі приміщення для роботи з іноземцями.

Підготовка інших приміщень для прийому іноземців передбачає припинення в них робіт, пов’язаних з обробкою службової інформації, вилучення документів з грифом «Для службового користування», приховування або маскування виробів (стендів), наочної документації, що містять службову інформацію.

 

8.  Повноваження осіб, відповідальних за прийом іноземців і проведення роботи з ними, визначаються програмою роботи з іноземцями.

 

         9. Забороняється під час прийому і проведення роботи з іноземцями залишати їх у службових приміщеннях Миколаївської міської ради або на території виконкому міської ради без супроводу.

 

10. Акт про результати проведення експертної оцінки зберігається разом  з програмою прийому іноземців та звітом про її виконання в окремій справі, що передбачається номенклатурою справ у відділі.

 

11. У разі виникнення необхідності в одночасному забезпеченні охорони службової інформації та режиму секретності під час міжнародного співробітництва захист службової та секретної інформації провадиться відповідно до вимог Порядку організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18.12.2013 № 939.

______________________________________________

 

Додаток 1

до Порядку організації прийомів

іноземних делегацій та окремих

іноземців у виконавчих органах Миколаївської міської ради

 

ЗАТВЕРДЖУЮ

Міський голова ______________        _______________

 (підпис)          (ініціали та прізвище) 

_____    __________      20___  р. 

 

 

ПРОГРАМА

прийому іноземців 
__________________________________________________

__________________________________________________

 

Відомості про  іноземців:

1.

2.

3.

4.

 

Підстави прийому: ___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

 

 

Мета прийому: ___________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________________________

 

Строк перебування : «_____»   _____________ 20______р.

 

Місце прийому:

______________________________________________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________

 

Перелік питань, що плануються для обговорення:

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

 

 

Відповідальний за прийом: ___________________________________________________________________

                               (прізвище, ім'я,  по батькові, посада, контактний  телефон)

_______________________________________________________________________________

 

 

Перелік виконавчих органів міської ради та службових приміщень, які іноземцям дозволено відвідати

______________________________________________________________________________________________________________________________________

 

Перелік місць, де іноземцями застосовуватимуться кіно-, фото-, аудіо- і відеоапаратура, інші технічні засоби і порядок їх застосування:

___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________

 

Чи планується передавати іноземцям інформацію з обмеженим доступом:

______________________________________________________________________________________________________________________________________

 

Чи планується ознайомлення іноземців з інформацією з обмеженим доступом:

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

Робота з іноземцями:

 

Дата

 

00:00-00:00

 

 

 

 

 

Зустріч міського голови з________

 

 

Відповідальний:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

             Додаток 2

                                                                       до Порядку організації прийомів                   

                                                                       іноземних делегацій та окремих

                                                                       іноземців у виконавчих органах

                                                                       Миколаївської міської ради

                                                                     

 

 

ЖУРНАЛ

обліку зустрічей з іноземними делегаціями, групами та окремими іноземцями,

що здійснюються міським головою, першим заступником

та заступниками Миколаївської міської ради

 

Порядковий номер

Період перебування

Прізвище, ім’я,          по батькові          (за наявності) іноземця, найменування держави, установи, організації

Мета зустрічі, ініціали та прізвище відповідальних  за організацію зустрічі

Структурні підрозділи установи, з роботою яких ознайомилися іноземці

Прізвище та ініціали  працівників установи, які брали участь у зустрічі

Результати зустрічі (зазначаються відомості про виконання програми роботи з іноземцями, у разі передачі службової інформації – реквізити відповідного дозволу)

Реквізити матеріальних носіїв інформації, що передані іноземцям розписка     про отримання

1

2

3

4

5

6

7

8

 

 


знайшли помилку в тексті?
виділіть мишкою та натисніть: